par Katrien Decroos | Fév 14, 2023 | Communication, Dialogue Social, Risque et Crise, Transformation
Réussir une restructuration requiert beaucoup de connaissances et de compétences. Est-ce pour cela qu’il est-il utile de faire appel à des experts externes ? Katrien Decroos, Senior Communciation Expert Square Circle, a posé cette question à Jo De Cock, qui travaille actuellement comme Head of HR Western Europe chez H.Essers. Dans deux autres entreprises par le passé, Jo a coordonné une réorganisation avec les conseils de Square Circle.
Katrien : Pourquoi avez-vous jugé nécessaire de collaborer avec Square Circle ?
Jo : « Ces dernières années, j’ai vécu deux réorganisations : une fermeture avec un licenciement collectif où la loi Renault s’appliquait, et un autre cas où plusieurs personnes ont été licenciées pour des raisons économiques mais où il n’y a pas eu de licenciement collectif au sens juridique du terme. Dans les deux cas, nous avons réalisé que nous avions besoin d’une aide extérieure en termes de communication, d’identification de toutes les parties prenantes et pour définir les actions qu’il fallait entreprendre à leur égard. En tant qu’équipe, vous y travaillez en coulisses depuis un certain temps et certaines choses semblent évidentes, alors que pour les employés ou le monde extérieur, elles ne le sont peut-être pas. Vous avez alors besoin de quelqu’un qui vous tent un miroir et vous aide à prendre un peu de recul et à revoir votre histoire. C’est comme cela que je me suis tournée vers Square Circle. »
Quel a été le plus grand défi ?
« La principale question était la suivante : comment formuler tout cela au mieux, en tenant compte des sentiments de chaque personne concernée ? Aussi, comment approcher la presse avec une histoire qui fait sens, dans laquelle vous trouvez l’équilibre entre le côté ‘business’ et le côté humain de l’histoire ? Après tout, votre histoire doit être cohérent à tous niveaux. Car que lisent les gens dans le journal ? Un nombre X d’emplois disparait, rien de plus. Dans les médias, la partie humaine de l’histoire est souvent sous-exposée. Il est important que cette histoire soit coécrite par quelqu’un qui n’a pas tout l’historique et qui l’appréhende avec une nouvelle perspective.
Dans le dernier dossier, Square Circle a également contribué à rédiger de manière appropriée une lettre à l’attention de tous les collaborateurs : pour expliquer, d’une part, pourquoi nous prenions une telle décision en tant qu’entreprise et, d’autre part, pour déclarer que nous sommes conscients que cette situation est difficile pour les collaborateurs concernés et leurs familles.
En outre, le plan et la feuille de route que Square Circle prépare sont également incroyablement précieux, en plus de la formation compacte mais très éclairante pour les cadres. »
Comment ce roadmap vous a-t-elle aidés ?
« Cela permet de structurer tout le processus. L’équipe de Square Circle est composée de professionnels de la communication et, en même temps, ils connaissent bien la législation et les mesures à prendre.
L’existence d’une telle feuille de route qui indique au jour le jour, et parfois même d’heure en heure, les actions à entreprendre pour chaque partie prenante, vous donne un point d’appui lorsque vous êtes au milieu de la frénésie d’une annonce difficile et des semaines qui suivent. Square Circle a accomapgné de nombreux trajets de crise.
Il y a des actions auxquelles nous n’avions pas pensé, mais que Square Circle avait identifées grâce à sa longue expérience. La communication et le processus juridique sont très structurés à partir de la feuille de route… »
Pouvez-vous nous dire à quel point une réorganisation peut être stressante ?
« Une intention de fermeture et de licenciement collectif n’est jamais annoncée à la légère. La période qui la précède est donc assez intense. Le jour de l’annonce elle-même est certainement source de stress : pour la première fois, vous confrontez les collaborateurs à une intention qui aura des conséquences potentiellement désastreuses pour eux si elle se confirme. La prise de conscience du fait que beaucoup de collaborateurs risquent de perdre leur emploi survient alors brutalement. Vous devez tout faire en respectant les gens, même dans ces circonstances difficiles. Square Circle nous a également aidés dans ce domaine en veillant à ce que l’ensemble du processus se déroule avec l’empathie nécessaire. Il faut être capable de se concentrer sur les gens, ce qui n’est pas toujours évident quand on est au milieu d’un processus qui comporte aussi des règles juridiques très strictes. »
Le rôle de la presse peut être problématique dans les réorganisations. Comment ça s’est passé pour vous ?
« Les RH et quelques membres de la direction ont été formés par Square Circle pour appréhender la presse de la meilleure manière. Cela vous aide à rester dans votre propre histoire et à ne pas vous laisser entraîner par leurs questions. Je recommanderais cette formation à tout le monde. Vous êtes alors bien mieux préparés à faire valoir votre point de vue dans le très court laps de temps qu’un journaliste vous accorde et à montrer le côté humain de votre histoire. »
Comment le département RH a-t-il vécu la collaboration avec Square Circle ?
« En tant que département RH, lorsqu’il y a un licenciement collectif, vous vous concentrez sur les syndicats, la procédure d’information et de consultation et ensuite sur la négociation d’un plan social. Bien entendu, l’annonce d’une intention de procéder à un licenciement collectif concerne tous les collaborateurs d’une entreprise. Les cadres sont souvent aussi surpris que les employés. Leurs collègues se tournent alors vers eux et cherchent à être rassurés et à obtenir des éclaircissements. La formation de Square Circle « Communiquer en des temps incertains » leur a fourni un très bon cadre pour le faire. Cela leur a permis de comprendre comment les gens réagissent à de telles nouvelles et comment y faire face en tant que manager. J’ai eu des retours très positifs sur cette formation. Il est précieux que les responsables sur le terrain aient également quelqu’un en dehors des RH pour les prendre par la main pendant un moment et leur dire : « Regardez, voici comment vous pouvez rendre les choses un peu plus faciles pour vos collaborateurs. »
Vous souhaitez en savoir plus? Inscrivez-vous ici à notre webinaire du 7 mars 2023 : “De do’s en don’ts voor een geslaagde communicatie”. Vous pouvez également vous abonnez à notre Newsletter. Dans les deux cas, vous recevrez bientôt le Square Circle E-Book « Les 7 règles d’or d’une restructuration réussie »
par Katrien Decroos | Déc 10, 2022 | All - Tout, Communication
Rudy Coenen vient enrichir l’équipe constituée de Katrien Decroos, An Dewaele et Ludovic Goethals avec une expertise en communication forgée par 20 ans d’expérience au sein d’entreprises de premier rang dans différents secteurs comme la banque, l’assurance, la gestion d’actifs, le secteur public, la formation, l’énergie et l’associatif.
Fort d’une carrière marquée par la diversité, Rudy a pu embrasser toutes les finesses des métiers liés à la communication d’entreprise. Il a occupé plusieurs fonctions liées à la communication dans un sens large, jusqu’à endosser la responsabilité finale d’un département Communication. Il met son savoir-faire au service des entreprises qui souhaitent engager un dialogue constructif avec toutes leurs parties prenantes.
Au sein de Square Circle, Rudy mettra ses talents à contribution pour aider les entreprises confrontées à des changements et des transformations, à développer une communication engageante et humaine avec un focus particulier sur l’échange, la transparence et les aspects relationnels. Il participera également activement au programme de formations en communication développées par Square Circle et par lui-même au cours de sa carrière.
Rudy Coenen : « Ce qui m’a attiré chez Square Circle, outre la solide expertise des partenaires, c’est l’approche intégrée des problématiques de Ressources Humaines et de Communication. Au départ d’une situation, d’un projet ou d’un besoin lié au facteur humain dans l’entreprise, Square Circle va développer une solution complète qui englobera les aspects typiquement RH ou communicationnels de manière totalement intégrée en phase avec les besoins du client. Une telle approche est beaucoup plus performante que l’approche classique ou les experts ou consultants RH ou communication font leur trajet chacun de leur côté ».
par Katrien Decroos | Nov 22, 2022 | All - Tout, Communication, HR & People Solutions
Square Circle, la maison aux expertises pratiques en management, RH et communication, accompagne depuis 20 ans un monde des affaires en pleine mutation. Des projets de transformation, de leadership fort et de culture d’entreprise, à la prévention et à la gestion de crises. Concrètement, l’équipe travaille à partir d’une approche intégrée et axée sur la pratique pour réaliser les ambitions des entreprises de demain.
Au cours des 20 dernières années, Square Circle a rencontré les mêmes besoins dans de nombreuses entreprises : motiver les collaborateurs et les convaincre d’aborder le changement de manière constructive.
«Nous constatons souvent que la communication n’est qu’un aspect de la problématique. Le People Management et les RH sont au moins aussi importants dans la poursuite du développement d’une entreprise », précise Katrien Decroos. Elle-même conseille les organisations depuis plus de 25 ans et gère leur communication dans les processus de développement et de transformation , aux côtés de Ludo Goethals. Depuis le tout début, le duo est à la base de Square Circle.
Trop souvent, la direction a communiqué via des mots de manière top-down. Le fait qu’un mot crée une image mentale est souvent oublié. « Nous aidons la direction à parler un langage avec des éléments rationnels mais aussi émotionnels, car ce sont ces derniers qui sont capables de faire bouger les gens. La communication part de l’expérience des personnes et doit toujours être proche de leur environnement », déclare Ludo Goethals.
Square Circle opte consciemment pour une approche de partenariat et de coaching et s’efforce d’accompagner réellement l’entreprise dans la pratique, en étant à ses côtés pour la soulager dans certains cas, si nécessaire.
En plus, il faut du temps pour faire bouger les gens et donc des entreprises entières. Souvent, la direction travaille sur un changement spécifique depuis des années et on ne peut pas s’attendre à ce que les collaborateurs l’assimilent rapidement. « Oser démontrer que prendre le temps est vraiment nécessaire est aussi l’un de nos challenges », confie Katrien Decroos.
Une troisième partenaire s’est rajoutée en 2021. An Dewaele fait carrière dans le secteur des RH depuis 30 ans et aborde les problèmes de communication dans le même esprit. “Avec An à bord, nous avons un socle de connaissances encore plus large pour aider les entreprises à partir d’une expertise intégrée, où la communication et les RH se rejoignent”, déclare Ludo Goethals.
De plus en plus souvent, les entreprises viennent vers Square Circle avec une demande de guider, d’assister et de soulager les managers et les employés lors de moments difficiles. Et cela non seulement en cas de changements majeurs ou en cas de crise, mais aussi dans des processus de changement positifs et sous forme de coaching ou de partenariat.
An Dewaele : « Il est préférable d’aborder une entreprise en étant le partenaire d’un projet. De cette façon, l’organisation apprend, évolue et peut ensuite utiliser elle-même les compétences que nous transmettons. A l’avenir, nous voulons accroître notre rôle de sparring-partner pour le PDG ou la direction des organisations. Nous entretenons déjà cette relation avec certaines entreprises, mais nous sommes sûrs que nous pouvons encore étendre notre rôle à cet égard ; le besoin existe !. Nous voulons de plus en plus être une ‘maison’, un lieu accueillant où vous pouvez simplement entrer, où nous écoutons vos problèmes, pour ensuite réfléchir et travailler de manière flexible sur base de notre expertise en RH et en communication. Nous sentons cette évolution ce besoin et cette envie d’une approche plus intégrée auprès de nos clients. C’est exactement ce que nous voulons offrir avec Square Circle. »
Copyright texte: HR Square
Square Circle regarde vers demain
par Katrien Decroos | Nov 6, 2022 | All - Tout, Communication, Transformation
Victor doit annoncer quelques changements dans son département. Il a passé des heures à confectionner 58 slides pour cadrer les objectifs poursuivis, expliquer la nouvelle structure, le rationnel du changement. Bref Victor est très satisfait de sa présentation et son boss aussi. Le jour J ses collaborateurs ont écouté Victor. Dans un silence assourdissant.
Le silence est la première forme de résistance
Durant les semaines qui ont suivi Victor a continué à ‘défendre ‘ son projet. Toujours avec les mêmes mots, les mêmes idées, les mêmes concepts.
Six mois plus tard, le projet n’est toujours pas opérationnel. Trois collaborateurs sont partis. La structure comporte encore des vides. Rien ne va plus. Le moral des troupes est proche de zéro. Et Victor pense sérieusement à quitter l’entreprise, lui aussi. ‘Ils ne veulent pas changer’ avait-il dit à son boss. ’Ils ne veulent pas comprendre’. ’Ils font de la résistance’.
Des mots et des chiffres
Les 3400 mots, les 27 tableaux et graphiques de la présentation n’ont pas convaincu. Pire, ils ont plutôt semé le doute dans la tête des collaborateurs. Car l’histoire racontée par Victor le concernait lui, la direction et l’entreprise. Pas eux. Ils se sont sentis exclus du projet dès son début.
Le jour même de la présentation le projet a pris du plomb dans l’aile. La suite s’apparente à la chronique d’un échec annoncé.
Victor ne savait pas :
- Que les mots créent des images mentales, produites par notre cerveau
- Que seules des images mentales fortes, qui résonnent en nous, font que nous ‘bougeons’
car elles s’adressent à notre raison mais également à l’émotion que nous ressentons
- Qu’une émotion bien vécue par les collaborateurs ouvre la porte à la confiance et à l’engagement, un requis dans tout changement
- Que la majorité des mots ‘managériaux’ utilisés couramment dans la communication lors de transformations ne réussissent pas à convaincre de par leur pauvreté en contenu et ressenti humain : en bref elles ne créent pas les images mentales qui auront de l’impact.
Convaincre, c’est faire parler les mots
Victor s’est inscrit à une formation ‘convaincre en communicant’. Il veut apprendre comment utiliser les mots qui créeront les images mentales adéquates pour engager les collaborateurs dans le changement. En clair, il veut apprendre à communiquer pour eux et non plus pour lui. Il est prêt à abandonner son lexique managérial classique qui ne fonctionne pas, car il est vide de sens pour la plupart des gens. Partant du ressenti par les collaborateurs, Il va s’attacher aux mots ‘vrais’, aux images mentales qui parlent et qui feront évoluer son équipe.
Bref, Victor va apprendre à convaincre en communiquant !
Il s’est donné pour mission de réussir la prochaine mission de changement. Car il a changé d’employeur. Et on lui a confié un important projet de…transformation.
Si vous devez communiquer dans votre vie professionnelle, réveillez le Victor qui sommeille en vous…vous serez surpris du résultat !
par Katrien Decroos | Juil 19, 2022 | Communication, HR & People Solutions, Stratégie, Transformation
Elle est là, partout, à tout moment. Elle affecte votre vie privée et professionnelle.
Elle est peu connue et peu contestée. Pourtant, elle consomme beaucoup d’énergie.
Son nom ? ENTROPIE.
L’entropie est un phénomène naturel et irréversible. L’énergie initialement présente dans un système se transforme et « disparaît ».
L’entropie nous vient de la physique mais elle est aussi parfaitement visible dans les entreprises.
Pour faire simple : ce qui est structuré se déstructure, ce qui est organisé se désorganise, ce qui est conçu s’oublie, de manière continue et naturelle.
Personne n’y échappe.
Comment lutter contre l’entropie ? Quelques exemples.
➡️ Vous souhaitez encourager le retour d’expérience dans votre équipe ? Mettez systématiquement le sujet à l’ordre du jour de vos réunions d’équipe.
➡️ Vous voulez réduire le nombre d’accidents au travail ? Après les formations sur la sécurité, demandez à vos collaborateurs de faire régulièrement le point sur la situation ‘in situ’ avec leurs collègues.
➡️ Vous démarrez un projet ? Envisagez du « sang neuf » dès le début si le projet est appelé à durer et constituez les « réserves » de l’équipe de projet à temps.
Lutter contre l’entropie est à la portée de tous.
1️⃣ Acceptez qu’elle est universelle et inéluctable.
2️⃣ Sensibilisez vos collègues à son existence.
3️⃣ Restez attentif à ses effets sur votre entourage et sur vous-même.
L’équipe de Square Circle guide les personnes et les organisations dans leur croissance, leur développement et leur transformation. Accompagner la dynamique des entreprises est l’une de nos grandes passions.
par Katrien Decroos | Sep 15, 2021 | Communication, HR & People Solutions
Voilà un an et demi maintenant que notre monde subi l’impact du Covid 19. Beaucoup de choses que nous prenions pour acquises et qui font partie de notre mode de fonctionnement habituel sont subitement devenues moins évidentes. Pour les entreprises, cet événement disruptif a entraîné d’énormes défis. La pandémie a pour beaucoup constitué un événement dit du « cygne noir », un événement auquel personne ne s’attendait, causant un changement de mentalité radical et de nombreuses évolutions dans la manière dont le monde fonctionne.
Si vous roulez sur une route avec un grand bus et qu’un cygne noir traverse subitement la route, il y aura peu de chances que vous soyez capable de l’éviter. Si vous roulez sur la même route avec une moto ou un vélo, vous commencerez probablement à zigzaguer tout en essayant de rester sur la selle. Alors que de nombreux CEO et managers ont fourni de gros efforts pour adapter leur approche et revoir leur stratégie à court et moyen termes en prenant immédiatement des mesures pour rester sur la selle face aux nouveaux défis, l’impact sur la culture d’entreprise en place a plus que jamais montré toute son importance. En quoi votre culture d’entreprise vous a-t-elle aidé ou gêné en cette période sans précédent ?
La culture réside dans la manière dont les gens agissent et interagissent lorsqu’il n’y a pas de règles pour leur dire ce qu’ils doivent faire.
La culture d’entreprise peut être définie comme un ensemble de valeurs, de convictions, d’objectifs et de pratiques partagés qui caractérisent une organisation. La culture d’entreprise renvoie aux attitudes et comportements d’une entreprise et de ses collaborateurs. On peut la reconnaître dans la manière dont les personnes au sein de l’organisation interagissent, dans les valeurs auxquelles elles tiennent et dans les décisions qu’elles prennent.
Si vous vous demandez ce qu’est votre culture d’entreprise, pensez à ce que vous avez vu pendant la crise : comment les collaborateurs ont-ils réagi aux changements auxquels ils étaient confrontés ? Ont-ils mis leur énergie dans la recherche collective de la meilleure manière d’y faire face ou est-ce que chaque département, équipe ou même collaborateur individuel a travaillé sur ses propres problèmes, pour le meilleur ou pour le pire ? Les gens se sont-ils montrés créatifs et ouverts, ou se sont-ils pour la plupart plaints de ce qu’il n’était plus possible de faire comme avant ? Vos managers ont-ils trouvé les moyens de maintenir la motivation et l’engagement de leurs équipes quand les résultats devenaient moins bons et/ou quand la charge de travail et la pression pesaient sur l’équipe ? Y a-t-il eu un climat de confiance et d’engagement ou est-ce que le télétravail obligatoire a au contraire donné le sentiment aux managers de ne plus contrôler la situation ?
J’ai vu émerger des exemples fantastiques de valeurs de société encore plus fortes qu’avant :
- Déterminés à aider leurs clients, des sales engineers ont créé du matériel de démonstration dans leur propre garage et organisé des réunions de démonstration virtuelles avec les clients, au départ de chez eux
- Des opérateurs de production et des instructeurs Santé & Sécurité ont utilisé toute leur créativité pour trouver des moyens sûrs de maintenir la production et prendre soin de la santé du personnel
- Des équipes IT ont pris l’initiative et se sont démenées pour équiper l’organisation et son personnel pour travailler de la maison tous les jours
- Des managers ont donné des responsabilités aux membres de leur équipe et cherché ensemble le meilleur moyen de résoudre des problèmes, coopérer et rester connectés en tant qu’équipe
- Des organisations ont réinventé leur approche de la formation et instauré une nouvelle culture d’apprentissage accessible à tout le personnel
Et bien sûr, j’ai aussi vu d’autres exemples où des valeurs comme la responsabilité ou la confiance sont restées des mots vides de sens et où les pratiques instaurées ont gommé les valeurs culturelles souhaitées.
C’est en période de crise que la vraie culture au sein de l’entreprise apparaît et a un impact considérable sur la manière dont votre organisation réagit à la situation. Il est important de se pencher sur certaines leçons apprises lors de la crise.
Utilisez cette expérience pour dresser un bilan avec vos équipes. Que pouvez-vous en retirer ? Parmi les valeurs que vous avez reprises sur votre site internet et dont vous avez fait la promotion à chaque événement avec le personnel, quelles sont celles qui ont montré leur vrai visage au cours des derniers mois à tous les niveaux de l’organisation ? Quels sont les comportements et attitudes qui ont été les plus utiles face au Cygne noir sur la route ? Quelles sont les pratiques dont vous devriez vous défaire à l’avenir pour rester performant ?
Les événements du type ‘ Cygne noir’ sont extrêmement rares. Il est peut-être temps de revoir cette définition. Pensez à long terme et imaginez de nouveaux problèmes sur votre route, des disrupteurs comme les problèmes d’approvisionnement que nous connaissons déjà, l’augmentation de l’absentéisme et de la rotation du personnel, les catastrophes climatiques ou d’autres désastres naturels. C’est le bon moment pour faire évoluer les pratiques de votre entreprise et rendre la culture de votre entreprise flexible face aux menaces croissantes. Et posez-vous aussi la question suivante : suis-je à l’aise face à la difficulté ?
* Même si l’auteur de « Le Cygne Noir », Nassim Nicholas Taleb, déclare que les épidémiologistes mettent en garde contre le risque de pandémie depuis de nombreuses années et que la pandémie de Covid 19 n’est donc pas un Cygne noir, il reconnaît aussi que ce qui est un Cygne noir pour certains peut ne pas l’être pour d’autres.
