Voorbij het woord alleen: een blik op de toekomst bij Square Circle

Square Circle, ofwel hét huis met praktische expertise op het vlak van management, HR en communicatie, werkt al 20 jaar nauw samen met een bedrijfswereld in verandering. Van transformatieprojecten, sterk leiderschap en bedrijfscultuur, tot preventie en beheer van crisissen; telkens werken ze vanuit een geïntegreerde en praktijkgerichte aanpak mee aan het realiseren van de ambities van de bedrijven van morgen.

In de afgelopen 20 jaar stootte Square Circle bij heel wat bedrijven op dezelfde noden: medewerkers in beweging brengen en overtuigen om veranderingen op een constructieve manier aan te pakken.

“Vaak zien we dat communicatie slechts één aspect van de problematiek is. People Management en HR zijn minstens even belangrijk bij de continue veranderingen waarmee een bedrijf geconfronteerd wordt”, geeft Katrien Decroos aan. Zelf adviseert ze al meer dan 25 jaar organisaties bij het beheren hun communicatie bij bedrijfsontwikkelingen en transformatieprocessen, en dat samen met Ludo Goethals. Sinds het prille begin vormen beiden de basis van Square Circle.

Maar al te vaak heerst bij het management het idee dat communicatie simpelweg woorden zijn die je top down uit. Dat een woord een mentaal beeld creëert, wordt vaak vergeten. “Wij helpen het management bij het spreken van een taal met rationele én emotionele elementen, want net dat laatste brengt mensen in beweging. Communicatie start vanuit de beleving van mensen en dient altijd dicht bij hun leefwereld te staan”, aldus Ludo Goethals.

Square Circle kiest dan bewust voor een aanpak van partnership en coaching en streeft ernaar het bedrijf werkelijk in de praktijk bij te staan en waar nodig te ontzorgen.

Tegelijkertijd vraagt het tijd om mensen en bijgevolg hele bedrijven in beweging te brengen. Vaak is het management al langere tijd met een specifieke verandering bezig en er kan niet verwacht worden dat werknemers even snel mee zijn. “Durven aantonen dat tijd nemen écht nodig is, is één van onze uitdagingen”, zegt Katrien Decroos.

In 2021 kwam er een derde partner bij. An Dewaele maakt al 30 jaar carrière in de HR-sector. “Met An mee aan boord, beschikken we over een nog bredere basis om bedrijven te helpen vanuit een geïntegreerde expertise, waar communicatie en HR samenkomen”, geeft Ludo Goethals aan.
Bedrijven kloppen aan bij Square Circle met de vraag om het bedrijf, managers en medewerkers te begeleiden, niet alleen bij grote veranderingen of wanneer een crisis zich voordoet, maar ook bij positieve trajecten.

An Dewaele: “Het beste is om als partner mee in een project van een bedrijf te stappen. Op die manier leert en evolueert de organisatie en kunnen ze daarna zelf met deze inzichten aan de slag. In de toekomst willen we vaker sparringpartner kunnen blijven voor de CEO of het management van organisaties. Met bepaalde bedrijven hebben we die band al, maar we zijn zeker dat we onze rol daarin nog kunnen vergroten; we voelen dat daar nood aan is. Steeds meer willen we het huis zijn waar je eenvoudigweg kan binnenkomen, waar wij naar de problematiek luisteren, en daarna flexibel mee kunnen denken en werken vanuit onze expertise in HR en in communicatie. Er is een evolutie merkbaar, een nood en drang naar een meer geïntegreerde aanpak, en dat is precies wat wij met Square Circle kunnen aanbieden.”

Copyright tekst: HR Square

Voorbij het woord alleen: een blik op de toekomst bij Square Circle

Transformatie en communicatie: wanneer woorden projecten doen mislukken

Victor wil een aantal veranderingen in zijn afdeling aankondigen. Hij heeft uren besteed aan de voorbereiding van 58 slides om de doelstellingen uiteen te zetten, de nieuwe structuur uit te leggen en de beweegredenen voor de verandering scherp te stellen. Kortom, Victor is zeer tevreden over zijn presentatie en zijn baas ook.

Op de dag van de aankondiging hebben de medewerkers van Victor geluisterd. In een oorverdovende stilte.

Stilte,  de eerste vorm van verzet

Victor is in de weken die volgden zijn project blijven “verdedigen”. Altijd met dezelfde woorden, dezelfde ideeën, dezelfde concepten.

Zes maanden later is het project nog steeds niet operationeel. Drie werknemers zijn vertrokken. Er zijn nog steeds gaten in de structuur. Niets gaat goed. Het moreel van de troepen is laag. En Victor denkt er ook serieus over om het bedrijf te verlaten. ‘Ze willen niet veranderen’, zei hij tegen zijn baas.  ‘Ze willen het niet begrijpen’. ‘Ze verzetten zich’.

Woorden en cijfers

De presentatie van 3.400 woorden, 27 tabellen en grafieken heeft blijkbaar de medewerkers niet overtuigd. Erger nog, ze heeft twijfel gebracht bij de werknemers. Want het verhaal dat Victor vertelde ging over hem, het management en het bedrijf. Niet over zijn eigen medewerkers zelf. Ze hebben zich van meet af aan uitgesloten gevoeld.

De dag van de presentatie nam het project meteen een slechte wending. Wat volgde is de kroniek van een voorspelde mislukking.

Victor wist niet:

  • Dat woorden mentale beelden creëren, geproduceerd door onze hersenen…
  • Dat alleen sterke mentale beelden, die in ons resoneren, ons doen ‘bewegen’…omdat ze een beroep doen op ons verstand, maar ook op de emotie die we voelen
  • Dat een door werknemers goed beleefde emotie de deur opent naar vertrouwen en betrokkenheid, een vereiste voor elke verandering
  • Dat de meeste ‘management’ woorden die gewoonlijk in communicatie tijdens transformaties worden gebruikt, niet kunnen overtuigen door hun gebrek aan inhoud en menselijk gevoel: kortom, ze creëren niet de mentale beelden die effect zullen hebben.

Overtuigen is woorden laten spreken

Victor heeft zich opgegeven voor een cursus ‘overtuigende communicatie’. Hij wil leren hoe hij de woorden kan gebruiken die de juiste mentale beelden oproepen om werknemers bij veranderingen te betrekken. Kortom, hij wil leren communiceren voor hen, niet voor zichzelf.

Hij is bereid zijn klassieke manager ‘lexicon’ voor goed te verlaten omdat het niet werkt. Uitgaande van wat zijn medewerkers voelen, zal hij zich concentreren op de ‘zinvolle’ woorden, de mentale beelden die zijn team kunnen doen evolueren.

Kortom, Victor zal leren overtuigend communiceren!

Hij heeft zichzelf tot taak gesteld de volgende veranderingsmissie tot een succes te maken. Omdat hij van werkgever is veranderd. En er wacht hem een groot transformatieproject.

Als u in uw beroepsleven moet communiceren, maak dan de Victor in u wakker… u zult versteld staan van het resultaat!

Entropie en wanorde: het lot van alle menselijke ondernemingen?

Ze is daar, overal, altijd. Ze beïnvloedt je privé- en beroepsleven.

Ze is weinig bekend en weinig bestreden. Toch verbruikt ze veel energie.

Haar naam? ENTROPIE.

Entropie is een natuurlijk en onomkeerbaar fenomeen. De energie die aanvankelijk in een systeem aanwezig is, wordt getransformeerd en ‘gaat weg’.

Entropie komt tot ons vanuit de fysica, maar is ook perfect zichtbaar in het bedrijfsleven.

Om het eenvoudig te houden: wat gestructureerd is, wordt gedestructureerd, wat georganiseerd is, wordt gedesorganiseerd, wat bedacht is, wordt vergeten, voortdurend en op natuurlijke wijze.

Niemand ontsnapt hieraan.

Hoe vechten we tegen entropie? We geven een paar voorbeelden.

➡️ Wil u feedback in uw team aanmoedigen? Zet het onderwerp systematisch op de agenda van uw teamvergaderingen.

➡️ Wil u het aantal ongevallen op het werk verminderen? Vraag uw medewerkers na veiligheidstrainingen om regelmatig persoonlijk met collega’s de situatie op de vloer door te nemen.

➡️ Start u een project? Indien het lang zal duren overweeg vanaf het begin om een reserve aan “nieuw bloed” te hebben en bouw tijdig de “reserves” in het projectteam op.

Strijden tegen entropie ligt binnen ieders bereik.

1️⃣  Accepteer dat het universeel en onontkoombaar is.

2️⃣  Maak je collega’s bewust van het bestaan ervan.

3️⃣  Wees bewust van de effecten ervan op de mensen om je heen en op jezelf.

Het Square Circle team begeleidt mensen en organisaties bij groei, ontwikkeling en transformatie. Het ondersteunen van de ondernemingsdynamiek is één van onze grote passies.

Een vernieuwende aanpak: hoe de reden van bestaan, de visie en de waarden van een onderneming ontwikkelen in symbiose met het personeel?

Antonissen Development Group is een dynamische vastgoedgroep die stedelijke locaties met uitzonderlijk potentieel selecteert en de voorkeur heeft om bestaande panden te transformeren in hoogwaardige, moderne gebouwen die voor iedereen toegankelijk zijn.

De onderneming wenst haar groei te ondersteunen door zich op de markt te onderscheiden met een dynamische visie op haar activiteit. Maar dat is niet alles. Antonissen wil al haar medewerkers bij deze oefening betrekken namelijk de ontwikkeling van een motiverende bestaansreden (de ‘missie’), een inspirerende visie en sterke bedrijfswaarden.

Een uitdaging?

Het betrekken van alle personeelsleden bij een dergelijk project lijkt op het eerste gezicht een utopie. Toch is de onderneming erin geslaagd dit met uitstekende resultaten te bereiken. Na twee dagen werken in kleine groepen waren alle doelstellingen bereikt.

Welke lessen kunnen uit dit proces worden getrokken?

Is het zinvol om het personeel te betrekken bij het creëren van een visie? Is dat niet de taak van het management?

Betrokkenheid van alle medewerkers  is een onbetwistbare troef, zoals de ervaring telkens weer aantoont. In deze case konden we het voltalige team van 30 personeelsleden in één workshop samen aan het werk zetten. Voor grotere organisaties bevelen wij aan om ook buiten het strikte kader van het management te treden door gemengde werkgroepen te organiseren die de verschillende lagen van het bedrijf weerspiegelen. Ook hier zijn de resultaten verrassend rijk en inzichtelijk. Uiteindelijk is het natuurlijk altijd het management dat het verrichte werk valideert.

Wat moet je doen om resultaten te halen?

Zorgvuldige voorbereiding en voortdurende coaching tijdens de workshop zijn essentieel. Elke groep heeft een piloot die goed is voorbereid om de hele oefening in goede banen te leiden. Square Circle zorgt voor de gerichte aanpak en facilitatie tijdens de sessies.

Wat als voorstellen van het personeel niet worden overgenomen? Dit kan het personeel demotiveren!

De praktijk leert ons dat het resultaat van het groepswerk uiterst relevant is en rijk aan strategische inzichten en voorstellen. Het management was altijd onder de indruk en verheugd over de kwaliteit van het werk.

Wat gebeurt er als alles is gevalideerd? De verwachtingen zijn hoog!

Nu Missie, Visie en Waarden op papier staan willen we actie nemen om dit ook echt tot leven te brengen en te integreren in onze dagdagelijkse werking. Hier werd de Results Roadmap ingezet om op een gedecentraliseerde maar gesynchroniseerde manier  concrete acties uit te voeren.

Dit alles wordt omlijst door dynamische en mobiliserende communicatie. Aangezien er een brede deelname was aan de totstandkoming van de visie, zien we in de teams nadien een grote inzet om de visie te verwezenlijken.

Mijn afdeling is aan het veranderen, kan een dergelijke oefening worden gedaan om alle werknemers opnieuw op onze doelstellingen te richten?

Wij bevelen dit ten zeerste aan. De bestaansreden van een dienst kan ongewijzigd blijven, maar de visie op zijn activiteit kan sterk evolueren. In de wetenschap dat een visie een reeks ambitieuze maar concrete doelstellingen is die in een bepaalde periode moeten worden verwezenlijkt, is het samen opbouwen ervan de beste manier om werknemers te motiveren deze visie te verwezenlijken.

Hoe de coronacrisis uw ware bedrijfscultuur aan het licht brengt

De voorbije anderhalf jaar heeft de Covid-19-pandemie onze wereld op veel manieren zwaar getroffen. Heel wat alledaagse dingen die we vóór de pandemie vanzelfsprekend vonden, waren dat plots niet meer. Deze disruptieve periode heeft bedrijven voor enorme uitdagingen gesteld. De Covid-19-pandemie was voor velen het ‘black swan event’* dat niemand verwacht had en dat geleid heeft tot een enorme mentaliteitswijziging en verandering in de manier waarop de wereld werkt.

Wanneer je met een zware bus op de weg rijdt en er plotseling een zwarte zwaan oversteekt, is de kans groot dat je het dier niet kunt ontwijken. Als je daarentegen met een motorfiets of fiets rijdt, zul je wellicht beginnen te zigzaggen, maar er mogelijk toch in slagen om in het zadel te blijven. Hoewel veel CEO’s en managers grote inspanningen hebben geleverd om hun bedrijfsbenadering aan te passen en hun korte- en middellangetermijnstrategie bij te sturen, en onmiddellijk actie hebben ondernomen om deze nieuwe uitdagingen aan te pakken en niet tegen de vlakte te gaan, is meer dan ooit aangetoond dat de impact van de bedrijfscultuur groot is. Hoe heeft úw bedrijfscultuur u geholpen of belemmerd in deze ongeziene tijden?

De manier waarop mensen handelen en met elkaar omgaan als er geen regels zijn die hen vertellen wat ze moeten doen, dat is waar Cultuur om draait

Een bedrijfscultuur kan worden gedefinieerd als een aantal gedeelde waarden, overtuigingen, doelen en praktijken die een organisatie kenmerken. Ze verwijst naar de houding en het gedrag van een bedrijf en de mensen die er werken, en komt tot uiting in de manier waarop de mensen in de organisatie met elkaar omgaan, de waarden die ze nastreven en de beslissingen die ze nemen.

Als u zich afvraagt wat uw bedrijfscultuur inhoudt, maak dan de balans op van wat u tijdens deze crisis hebt gezien. Hoe hebben de mensen in uw bedrijf gereageerd op de veranderingen waarmee ze werden geconfronteerd? Hebben ze hun energie gestoken in een collectieve zoektocht naar de beste manier om ermee om te gaan of heeft elke afdeling, elk team of zelfs elke individuele medewerker zijn eigen problemen opgelost, zo goed en zo kwaad als het kon? Legden ze de nodige creativiteit en ruimdenkendheid aan de dag of treurden ze vooral om wat niet meer op de gebruikelijke manier kon? Hebben uw leiders manieren gevonden om hun teams gemotiveerd en betrokken te houden toen de bedrijfsresultaten bergaf gingen en/of ze geconfronteerd werden met nog meer werk en druk? Heerste er een klimaat van vertrouwen en betrokkenheid of kregen leiders door al het verplichte telewerk vooral het gevoel dat ze de controle kwijt waren?

Ik heb fantastische voorbeelden gezien van bedrijfswaarden die nog sterker dan voorheen tot leven kwamen:

  • Vastbesloten om hun klanten te helpen, installeerden verkoopmedewerkers demo-apparatuur in hun eigen garage en hielden ze van thuis uit virtuele demovergaderingen met klanten
  • Productie-operatoren wendden samen met Health & Safety-instructeurs al hun creativiteit aan om de productie op een veilige manier draaiende en de medewerkers gezond te houden
  • IT-teams namen hun verantwoordelijkheid en gingen tot het uiterste om iedereen in de organisatie uit te rusten voor telewerk
  • Managers empowerden hun teamleden en zochten samen naar de beste manier om problemen op te lossen, samen te werken en als team met elkaar verbonden te blijven
  • Organisaties vonden hun trainingsbenadering opnieuw uit en voerden een nieuwe leercultuur in, toegankelijk voor alle medewerkers

Anderzijds heb ik ook voorbeelden gezien waar bedrijfswaarden zoals verantwoordelijkheid of vertrouwen dode letter bleven of diep ingewortelde praktijken de overhand namen op de gewenste culturele waarden.

In tijden van crisis komt de ware cultuur van een bedrijf aan de oppervlakte. Deze heeft een enorme impact op de manier waarop de organisatie op de situatie reageert. Het is de moeite waard om hier enkele lessen uit te trekken. 

Maak van deze ervaring gebruik om samen met uw teams terug te blikken. Wat kunt u eruit leren? Welke bedrijfswaarden die u op uw website vernoemt en op elk intern evenement promoot, hebben de afgelopen maanden op alle niveaus in uw organisatie hun ware gelaat getoond? Welke gedragingen en houdingen hebben u het meest geholpen om de spreekwoordelijke zwarte zwaan op de weg te ontwijken? Met welke praktijken moet u in de toekomst komaf maken om sterke prestaties te blijven neerzetten?

Black swan events zijn zó zeldzaam dat ze bijna nooit voorkomen. Misschien is het tijd om deze definitie opnieuw te bekijken. Kijk vooruit en vraag u af welke nieuwe problemen u kunt tegenkomen en een verstorend effect kunnen hebben, zoals de reeds groeiende bevoorradingsproblemen, toenemend ziekteverzuim en personeelsverloop, extreme weersomstandigheden of andere natuurrampen. Vandaag is een goed moment om uw bedrijfspraktijken en -cultuur verder te ontwikkelen, zodat u opgewassen bent tegen toenemende bedreigingen. En vraag uzelf af: hoe comfortabel ben ik met oncomfortabel zijn?

*Hoewel de auteur van ‘The Black Swan’, Nassim Nicholas Taleb, stelt dat epidemiologen al vele jaren waarschuwen voor een pandemie en de uitbraak van Covid-19 bijgevolg geen black swan event is, erkent hij dat wat voor sommigen een zwarte zwaan is, dat voor anderen misschien niet is.

Waarom overtuigen zo moeilijk is

In een bedrijf is overtuigen iets wat je dagelijks moet doen. Werkwijzen aanpassen, nieuwe ideeën lanceren, transformatieprojecten tot een goed einde brengen, de kwaliteit verbeteren, de veiligheid op het werk garanderen, nieuwe producten verkopen aan klanten, succesvol onderhandelen, … Het zijn stuk voor stuk activiteiten die veel energie vragen, maar niet altijd het verwachte resultaat opleveren. De reden daarvoor is dat we geen gebruik maken van de ‘overtuigingsmachine’ van onze drie breinen.

De drie breinen die bepalen wat we doen
Wist je dat ons overtuigingsproces een beroep doet op de drie breinen waarover elke mens beschikt? Helaas gebruiken we om te overtuigen meestal argumenten die maar een klein deel van ons eerste brein aanspreken. Het is dan ook niet verwonderlijk dat onze communicatie vaak niet de gewenste impact heeft!

Ons eerste brein is het brein dat iedereen kent. Het bevat 100 miljard neuronen en bestaat uit twee hemisferen of hersenhelften. Eenvoudig gesteld is de linkerhersenhelft in wezen rationeel. Deze helft wil alles begrijpen, alles analyseren en stap voor stap alle informatie die hij binnenkrijgt in detail beoordelen. De linkerhelft schuwt alle risico. Het is daar dat de weerstand tegen verandering die van nature bij de mens aanwezig is, zijn oorsprong vindt.

We hebben ook allemaal een rechterhersenhelft die een rol speelt bij ons ruimtelijk inzicht, onze creativiteit en alles wat relaties aangaat. De rechterhelft anticipeert voortdurend, neemt risico’s zonder al te veel berekening en werkt met mentale beelden. Concepten, ideeën en projecten zijn allemaal (soms complexe) mentale beelden die ons brein moet ontcijferen.

Een heilzame interactie
Er is lang aangenomen dat de ene hersenhelft de andere helft qua functie domineerde – nu eens overwegend rationeel, dan weer vooral emotioneel. Sinds kort weten we echter dat dit helemaal niet zo is. De twee hemisferen zijn voortdurend met elkaar in interactie. Door te communiceren creëer je een echte ‘strijd’ tussen beide helften in de hoop dat de uitkomst gunstig zal zijn.

Je moet er dus voor zorgen dat je communicatie de linkerhersenhelft van je doelgroep geruststelt over de relevantie van je argumenten om de analytische fase van de redenering goed te beheersen. Daarbij moet je communicatie ook de ‘mentale beelden’ overbrengen om de rechterhersenhelft mee te krijgen en tot actie te bewegen.

Als je een publiek echt wil overtuigen, denk er dan aan om – in tegenstelling tot 99% van de managers – meer dan alleen rationele argumenten te gebruiken.

Het rationele heeft vaak moeite om te overtuigen
Ons tweede brein bestaat uit ons hart en ons spijsverteringsstelsel. Het bestaat uit 540 miljoen neuronen. Dit tweede brein is het centrum van onze emoties. De belangrijkste beslissingen die we in ons leven nemen, gaan eerst via de twee hersenhelften van ons eerste brein. Maar de uiteindelijke beslissing om iets al dan niet te doen, nemen we vaak met ons ‘buikgevoel’, omdat we ‘voelen’ dat het de juiste beslissing is.

In je communicatie moet je dus ook emotionele argumenten (‘what’s in it for me?’) en actieargumenten integreren om ‘mensen in beweging te krijgen’. Door op die manier het tweede brein en de emotionele aspecten ervan aan te spreken, verdubbel je je overtuigingskracht.

Een nog onbekend brein
Maar er is nog een derde brein. Dat bestaat uit 300 miljard ‘gliacellen’ (glia is Grieks voor ‘lijm’) die ons eerste brein omringen. Deze cellen zijn gespecialiseerd in verschillende taken. Ze ondersteunen en voeden bijvoorbeeld neuronen en versnellen de zenuwstromen. We zijn nu pas het volledige potentieel van dit derde brein aan het ontdekken.

Wat al duidelijk is, is dat de energie die de gliacellen verspreiden mettertijd afneemt. Een verstandige manager zal belangrijke vergaderingen dus veeleer aan het begin van de week en het begin van de dag laten plaatsvinden in plaats van aan het einde van de week of het einde van de namiddag. De meeste hersenen hebben immers moeite om zich te concentreren naarmate de energie uitgeput geraakt.

Als je op zoek bent naar zoveel mogelijk energie en interactie om een vruchtbare discussie te voeren, plan je vergaderingen dan met deze gliacellen in gedachten!

Overtuigen door te communiceren
Iedereen kan overtuigen door te communiceren. Niets staat je in de weg om je overtuigingskracht verder te vergroten door je voortaan te richten op de drie breinen van je doelpubliek. Wil je weten hoe? Klik dan hier.