door Katrien Decroos | jun 8, 2023 | communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Transformatie
Iedereen die ooit een fuif organiseerde, kent Sabam als de Belgische vereniging van auteurs, componisten en uitgevers die auteursrechten komt innen voor de muziek die je afspeelt. Maar Sabam is zoveel meer dan een administratieve collector. Aan de vooravond van haar 100ste verjaardag – in januari 2022 – presenteerde nieuwe CEO Steven De Keyser haar toekomst: een solide, transparante en betrouwbare partner zijn voor auteurs en gebruikers. Die visie mee helpen omzetten in de praktijk is een dagdagelijkse taak voor Head of HR Sofie Vlaeminck en haar team. Zij riepen de hulp in van Square Circle om deze transitie mee te ondersteunen. We vroegen Sofie om haar ervaringen met ons te delen.
Square Circle: Wij helpen bedrijven om hun teams en individuen te versterken, hoe hebben we bij Sabam daartoe bijgedragen?
Sofie: “Sabam zit in een grote transformatie, we hebben een nieuwe CEO die een andere organisatiestructuur heeft geïmplementeerd met een aantal grote verschuivingen voor de medewerkers, waarbij ook een aantal medewerkers vanuit een expertrol naar een leidinggevende rol zijn gegaan. Dus we hebben in de eerste plaats beroep gedaan op jullie ondersteuning om die mensen te coachen in hun leadership. Voor hen hebben jullie ook een New Leader Assimilation workshop georganiseerd om de verbinding tussen de leidinggevende en het team te versterken. Daarnaast hebben jullie ook het sales team begeleid om een meer commercieel gerichte manier van werken te introduceren en een customer journey van onze klanten uitgestippeld.”
Waarom hebben jullie onze hulp ingeschakeld?
“De transformatie is van die omvang dat we vanuit ons kleine HR departement snel gevoeld hebben dat we hiervoor wel wat ondersteuning konden gebruiken. Zo zijn we bijvoorbeeld ook verhuisd naar een nieuw, kleiner gebouw waar waar slechts een 100-tal mensen tegelijkertijd kunnen werken. We hebben dus een nieuwe, hybride manier van werken geïntroduceerd Daarnaast hebben we ook een jaar met sociale onderhandelingen over de loonkosten achter de rug. Kortom, we hebben heel snel begrepen dat we ondersteuning nodig hadden om die change te begeleiden.
“De transformatie is van die omvang dat we vanuit ons kleine HR departement snel gevoeld hebben dat we hiervoor wel wat ondersteuning konden gebruiken.”
Hoe zijn de trajecten verlopen? Wat is de feedback van de coachees?
“Heel positief. Weet je, een aantal van onze leidinggevenden zijn mensen die vooral vanuit hun expertise gewoon op een bepaald moment de kans gekregen hebben om een leidinggevende rol op zich te nemen. Maar zij zijn het niet gewoon om aan peoplemanagement te doen, Mede dankzij jullie coaching merken we nu verandering. Bijvoorbeeld een peoplemanager die moeite had om moeilijke gesprekken te houden en tot voor kort hiervoor altijd onze hulp inriep, doet dat nu alleen. Ook zijn er leidinggevenden die van nature wat onzeker zijn, maar die na de coaching bepaalde dingen durven aankaarten terwijl dat voorheen altijd via ons verliep. De rode draad in alle trajecten is dat onze medewerkers autonomer worden, dat wij veel minder gesolliciteerd worden om in bepaalde zaken te gaan ondersteunen.”
“De rode draad in alle trajecten is dat onze medewerkers autonomer worden, dat wij veel minder gesolliciteerd worden om in bepaalde zaken te gaan ondersteunen.”
Wat betekent de hulp van Square Circle voor jullie als HR team?
“Tot voor kort was HR de typische payroll HR dienst. Maar human resources en het wérken met de mensen, daar was onvoldoende aandacht voor. Die omslag proberen wij nu te maken. Dat betekent vooral inzetten op de ontwikkeling van de mensen, en ervoor zorgen dat je een werkomgeving schept die aangenaam is en waarin ze alle kansen krijgen om zichzelf te ontwikkelen. En dat kunnen we niet allemaal alleen doen. Zodra we voelen bij een medewerker dat er meer ondersteuning nodig is dan we zelf kunnen aanbieden, dan schakelen we hulp in. Het is eigenlijk ook een job apart, dat coachen, dus waarom zou je dan niet beroep doen op expertise – die weliswaar extern zit – maar met mensen die echt de ervaring hebben om iemand concreet verder te helpen? Een coach die echt dag in dag uit met mensen werkt, en die dit in andere organisaties ook doet, gaat veel meer vanuit eigen ervaring ondersteuning kunnen bieden.”
“Het is eigenlijk ook een job apart, dat coachen, dus waarom zou je dan niet beroep doen op expertise – die weliswaar extern zit – maar met mensen die echt die ervaring hebben om iemand concreet verder te helpen?”
Hoe verliep de samenwerking met Square Circle? Was er iets opvallends wat je graag wil delen?
“We zijn altijd begonnen met een intake gesprek. En we voelden meteen – dat er tijd genomen werd om vragen te stellen vanuit verschillende invalshoeken zodat we tot de kern van het probleem kwamen. Wat wij ook wel tof vinden is dat jullie verschillende profielen kunnen aanbieden als coaches. Naargelang de problematiek kunnen we dan gericht kiezen voor een coach met wie de beste match is. We brengen jullie dan in contact met de coachee, en als dat klikt, dan zijn jullie vertrokken. We moeten er niet zo dicht op blijven zitten omdat we weten dat het goed verloopt en als er iets zou zijn, dan signaleren jullie dat. En het belangrijkste: wij zien ook resultaat bij de mensen.”
“We moeten er niet zo dicht op blijven zitten omdat we weten dat het goed verloopt en als er iets zou zijn, dan signaleren jullie dat.”
Zou je deze trajecten aanraden aan HR collega’s?
“Ja zeker. De meerwaarde is dat jullie een heel breed spectrum hebben van gebieden waarop jullie kunnen begeleiden. En dat jullie betrouwbaar zijn: de afspraken die worden gemaakt worden echt nageleefd. Jullie zijn ook open en transparant, dus als er al eens iets minder goed loopt, of als wij met bepaalde vragen komen, dan nemen jullie de tijd om dit op te lossen.”
Ben jij net zoals Sofie Vlaeminck op zoek naar professionele ondersteuning in een transitie binnen jouw bedrijf of team? Wij geven je toegang tot meer dan 25 jaar
praktijkervaring in HR en Communicatie. Eens kennismaken om te kijken wat we voor jou kunnen betekenen? Dit doen wij met inachtneming van de meest strikte vertrouwelijkheid. Boek meteen een vrijblijvend mini adviesgesprek of neem contact op via onze website.
door Katrien Decroos | feb 14, 2023 | communicatie, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Transformatie
Een herstructurering goed aanpakken vergt heel wat kennis en kunde. Waarom precies is het nuttig beroep te doen op externe expertise? Katrien Decroos, Senior Communication Expert Square Circle, vroeg het aan Jo De Cock, momenteel aan de slag als Head of HR Western Europe bij H.Essers. In twee andere bedrijven coördineerde zij een reorganisatie met de begeleiding van Square Circle.
Katrien: Waarom vond je het nodig om Square Circle in te schakelen?
Jo: “Ik heb de laatste jaren twee reorganisaties meegemaakt: een sluiting met collectief ontslag waar de wet Renault van toepassing was, en een ander dossier waarbij meerdere mensen om economische redenen ontslagen werden maar er geen collectief ontslag was in de juridische zin van het woord. In beide gevallen beseften we dat we externe hulp nodig hadden op het vlak van communicatie en het in kaart brengen van alle stakeholders en de acties die je naar hen toe neemt. Als team ben je er achter de schermen al even mee bezig en dan lijken een aantal zaken evident, terwijl dat voor de medewerkers of de buitenwereld misschien niet zo is. Dan heb je iemand nodig die je een spiegel voorhoudt en die je helpt om een paar stappen terug te zetten en je verhaal opnieuw te bekijken. En zo kwam ik bij Square Circle terecht.”
Wat was de grootste uitdaging?
“De belangrijkste vraag was: hoe verwoorden we dit nu best, rekening houdend met de gevoelens van iedere betrokkene? En ook: ‘hoe breng je een steekhoudend verhaal naar de pers waarin je het evenwicht vindt tussen de business- en de menselijke kant van het verhaal’? Je verhaal moet namelijk langs alle kanten kloppen. Want wat lezen de mensen in de krant? Er verdwijnen x aantal jobs, meer niet. In de media wordt het menselijke stuk van het verhaal vaak onderbelicht. Het is belangrijk dat je dat verhaal mee laat schrijven door iemand die de voorgeschiedenis niet heeft meegemaakt en er met een nieuwe blik naar kijkt.
In het laatste dossier heeft Square Circle ook geholpen om een brief naar alle medewerkers gepast te verwoorden: enerzijds uitleggen waarom je als bedrijf zo’n beslissing neemt en anderzijds aangeven dat je oprecht beseft dat dit zwaar is voor de betrokken werknemers en hun familie.
Daarnaast zijn ook het praktische draaiboek en de roadmap die Square Circle voorbereidt ontzettend waardevol, naast de compacte maar heel verhelderende opleiding voor leidinggevenden.”
Hoe heeft deze roadmap jullie geholpen?
“Het helpt om structuur te brengen in het proces. Het Square Circle team zijn communicatie professionals en weten tegelijk goed hoe de wetgeving in elkaar zit en welke stappen je moet nemen.
Het bestaan van zo’n roadmap dat van dag tot dag en soms zelfs van uur tot uur aangeeft welke acties je neemt naar elke stakeholder geeft houvast als je in midden in de hectiek zit van een moeilijke aankondiging en de weken die erop volgen. Square Circle heeft dergelijke crisissituaties al heel vaak begeleid.
Er waren acties waar wij niet aan dachten, maar die jullie vanuit jullie ervaring wel konden aangeven. Het communicatie- en juridisch proces wordt vanuit de roadmap heel gestructureerd..”
Kan je schetsen hoe stressvol zo’n reorganisatie kan zijn?
“Een intentie tot sluiting en collectief ontslag wordt nooit lichtzinnig aangekondigd. De periode die hieraan voorafgaat is dan ook best wel intens. De dag van de aankondiging zelf geeft zeker stress: voor het eerst confronteer je de medewerkers met een voornemen dat zware gevolgen voor hen heeft, indien de intentie wordt bevestigd. Het besef dat een heleboel medewerkers hun werk kunnen verliezen komt dan scherp binnen. Je moet alles doen met respect voor de mensen, zelfs in die moeilijke omstandigheden. Daar heeft Square Circle ons ook in geholpen: ervoor te zorgen dat het hele proces met de nodige empathie verloopt. De focus moet op de mens kunnen liggen, wat niet altijd evident is als je midden in proces zit dat ook zeer strikte juridische regels heeft.
De rol van de pers is vaak problematisch bij reorganisaties. Hoe ging dat bij jou?
“Zowel HR als een paar top management leden hebben een opleiding van Square Circle gehad over hoe om te gaan met de pers. Dat helpt je om in je eigen verhaal te blijven en niet in hun vragen verstrikt te raken. Zo’n opleiding zou ik aan iedereen aanraden. Je bent dan veel beter voorbereid om in de zeer korte tijd die een journalist je gunt je eigen punt te maken en ook de menselijke kant van het verhaal te tonen.
Hoe heeft de HR afdeling de hulp van Square Circle ervaren?
“Als HR afdeling ben je bij een collectief ontslag erg druk bezig met de vakbonden, de informatie- en consultatieprocedure en nadien de onderhandelingen over een sociaal plan. Uiteraard raakt een aankondiging dat er een intentie is tot collectief ontslag alle medewerkers in een bedrijf. Leidinggevenden zijn vaak even verrast als de medewerkers. Hun medewerkers kijken dan naar hen voor steun en zoeken zekerheid en duiding. De Square Circle opleiding ‘Communication in Uncertain Times’ heeft hen daartoe een heel mooi kader gegeven. Het gaf hen inzicht in hoe mensen reageren op zo’n nieuws en hoe je daar als leidinggevende mee omgaat. Ik heb heel positieve feedback gehad op die opleiding. Het is waardevol dat de leidinggevenden op de vloer ook buiten HR iemand hebben die hen even bij de hand neemt en zegt: kijk, dat is hoe jullie het voor jullie mensen iets gemakkelijker kunnen maken.”
Meer informatie? Registreer hier op onze webinar “The do’s en don’ts voor een geslaagde communicatie” op dinsdag 7 maart 2023 of schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang ontvang binnenkort het Square Circle E-Book over dit thema.
door Katrien Decroos | dec 10, 2022 | Alle, communicatie
Rudy Coenen vervoegt het team van Katrien Decroos, An Dewaele en Ludovic Goethals met een communicatie-expertise gevormd door 20 jaar ervaring in toonaangevende bedrijven in diverse sectoren zoals het bankwezen, verzekeringen, vermogensbeheer, de publieke sector, opleiding, energie en verenigingen.
Met een carrière gekenmerkt door diversiteit, heeft Rudy alle finesses van bedrijfscommunicatie kunnen omarmen. Rudy bekleedde verschillende functies die verband houden met communicatie in brede zin, tot de eindverantwoordelijkheid van een communicatieafdeling. Hij stelt zijn knowhow ten dienste van ondernemingen die een constructieve dialoog willen aangaan met al hun stakeholders.
Bij Square Circle zal Rudy zijn talenten gebruiken om bedrijven die voor veranderingen en transformaties staan te helpen bij het ontwikkelen van boeiende en menselijke communicatie met bijzondere aandacht voor uitwisseling, transparantie en relationele aspecten. Hij zal ook actief deelnemen aan de door Square Circle en door hemzelf tijdens zijn loopbaan ontwikkelde opleidingsprogrammas op het gebied van communicatie.
Rudy Coenen: “Wat mij aantrok in Square Circle, naast de solide expertise van de partners, was de geïntegreerde aanpak van Human Resources en Communicatievraagstukken. Uitgaande van een situatie, een project of een behoefte met betrekking tot de menselijke factor in het bedrijf, ontwikkelt Square Circle een complete oplossing die de typische HR- of communicatieaspecten op een volledig geïntegreerde manier omvat, in overeenstemming met de behoeften van de klant. Een dergelijke aanpak is veel doeltreffender dan de traditionele aanpak waarbij HR- of communicatiedeskundigen of consultants elk hun eigen weg gaan.”
door Katrien Decroos | nov 22, 2022 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen
Square Circle, ofwel hét huis met praktische expertise op het vlak van management, HR en communicatie, werkt al 20 jaar nauw samen met een bedrijfswereld in verandering. Van transformatieprojecten, sterk leiderschap en bedrijfscultuur, tot preventie en beheer van crisissen; telkens werken ze vanuit een geïntegreerde en praktijkgerichte aanpak mee aan het realiseren van de ambities van de bedrijven van morgen.
In de afgelopen 20 jaar stootte Square Circle bij heel wat bedrijven op dezelfde noden: medewerkers in beweging brengen en overtuigen om veranderingen op een constructieve manier aan te pakken.
“Vaak zien we dat communicatie slechts één aspect van de problematiek is. People Management en HR zijn minstens even belangrijk bij de continue veranderingen waarmee een bedrijf geconfronteerd wordt”, geeft Katrien Decroos aan. Zelf adviseert ze al meer dan 25 jaar organisaties bij het beheren hun communicatie bij bedrijfsontwikkelingen en transformatieprocessen, en dat samen met Ludo Goethals. Sinds het prille begin vormen beiden de basis van Square Circle.
Maar al te vaak heerst bij het management het idee dat communicatie simpelweg woorden zijn die je top down uit. Dat een woord een mentaal beeld creëert, wordt vaak vergeten. “Wij helpen het management bij het spreken van een taal met rationele én emotionele elementen, want net dat laatste brengt mensen in beweging. Communicatie start vanuit de beleving van mensen en dient altijd dicht bij hun leefwereld te staan”, aldus Ludo Goethals.
Square Circle kiest dan bewust voor een aanpak van partnership en coaching en streeft ernaar het bedrijf werkelijk in de praktijk bij te staan en waar nodig te ontzorgen.
Tegelijkertijd vraagt het tijd om mensen en bijgevolg hele bedrijven in beweging te brengen. Vaak is het management al langere tijd met een specifieke verandering bezig en er kan niet verwacht worden dat werknemers even snel mee zijn. “Durven aantonen dat tijd nemen écht nodig is, is één van onze uitdagingen”, zegt Katrien Decroos.
In 2021 kwam er een derde partner bij. An Dewaele maakt al 30 jaar carrière in de HR-sector. “Met An mee aan boord, beschikken we over een nog bredere basis om bedrijven te helpen vanuit een geïntegreerde expertise, waar communicatie en HR samenkomen”, geeft Ludo Goethals aan.
Bedrijven kloppen aan bij Square Circle met de vraag om het bedrijf, managers en medewerkers te begeleiden, niet alleen bij grote veranderingen of wanneer een crisis zich voordoet, maar ook bij positieve trajecten.
An Dewaele: “Het beste is om als partner mee in een project van een bedrijf te stappen. Op die manier leert en evolueert de organisatie en kunnen ze daarna zelf met deze inzichten aan de slag. In de toekomst willen we vaker sparringpartner kunnen blijven voor de CEO of het management van organisaties. Met bepaalde bedrijven hebben we die band al, maar we zijn zeker dat we onze rol daarin nog kunnen vergroten; we voelen dat daar nood aan is. Steeds meer willen we het huis zijn waar je eenvoudigweg kan binnenkomen, waar wij naar de problematiek luisteren, en daarna flexibel mee kunnen denken en werken vanuit onze expertise in HR en in communicatie. Er is een evolutie merkbaar, een nood en drang naar een meer geïntegreerde aanpak, en dat is precies wat wij met Square Circle kunnen aanbieden.”
Copyright tekst: HR Square
Voorbij het woord alleen: een blik op de toekomst bij Square Circle
door Katrien Decroos | nov 2, 2022 | Alle, communicatie, Strategie, Transformatie
Victor wil een aantal veranderingen in zijn afdeling aankondigen. Hij heeft uren besteed aan de voorbereiding van 58 slides om de doelstellingen uiteen te zetten, de nieuwe structuur uit te leggen en de beweegredenen voor de verandering scherp te stellen. Kortom, Victor is zeer tevreden over zijn presentatie en zijn baas ook.
Op de dag van de aankondiging hebben de medewerkers van Victor geluisterd. In een oorverdovende stilte.
Stilte, de eerste vorm van verzet
Victor is in de weken die volgden zijn project blijven “verdedigen”. Altijd met dezelfde woorden, dezelfde ideeën, dezelfde concepten.
Zes maanden later is het project nog steeds niet operationeel. Drie werknemers zijn vertrokken. Er zijn nog steeds gaten in de structuur. Niets gaat goed. Het moreel van de troepen is laag. En Victor denkt er ook serieus over om het bedrijf te verlaten. ‘Ze willen niet veranderen’, zei hij tegen zijn baas. ‘Ze willen het niet begrijpen’. ‘Ze verzetten zich’.
Woorden en cijfers
De presentatie van 3.400 woorden, 27 tabellen en grafieken heeft blijkbaar de medewerkers niet overtuigd. Erger nog, ze heeft twijfel gebracht bij de werknemers. Want het verhaal dat Victor vertelde ging over hem, het management en het bedrijf. Niet over zijn eigen medewerkers zelf. Ze hebben zich van meet af aan uitgesloten gevoeld.
De dag van de presentatie nam het project meteen een slechte wending. Wat volgde is de kroniek van een voorspelde mislukking.
Victor wist niet:
- Dat woorden mentale beelden creëren, geproduceerd door onze hersenen…
- Dat alleen sterke mentale beelden, die in ons resoneren, ons doen ‘bewegen’…omdat ze een beroep doen op ons verstand, maar ook op de emotie die we voelen
- Dat een door werknemers goed beleefde emotie de deur opent naar vertrouwen en betrokkenheid, een vereiste voor elke verandering
- Dat de meeste ‘management’ woorden die gewoonlijk in communicatie tijdens transformaties worden gebruikt, niet kunnen overtuigen door hun gebrek aan inhoud en menselijk gevoel: kortom, ze creëren niet de mentale beelden die effect zullen hebben.
Overtuigen is woorden laten spreken
Victor heeft zich opgegeven voor een cursus ‘overtuigende communicatie’. Hij wil leren hoe hij de woorden kan gebruiken die de juiste mentale beelden oproepen om werknemers bij veranderingen te betrekken. Kortom, hij wil leren communiceren voor hen, niet voor zichzelf.
Hij is bereid zijn klassieke manager ‘lexicon’ voor goed te verlaten omdat het niet werkt. Uitgaande van wat zijn medewerkers voelen, zal hij zich concentreren op de ‘zinvolle’ woorden, de mentale beelden die zijn team kunnen doen evolueren.
Kortom, Victor zal leren overtuigend communiceren!
Hij heeft zichzelf tot taak gesteld de volgende veranderingsmissie tot een succes te maken. Omdat hij van werkgever is veranderd. En er wacht hem een groot transformatieproject.
Als u in uw beroepsleven moet communiceren, maak dan de Victor in u wakker… u zult versteld staan van het resultaat!
door Katrien Decroos | jul 19, 2022 | communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Strategie, Transformatie
Ze is daar, overal, altijd. Ze beïnvloedt je privé- en beroepsleven.
Ze is weinig bekend en weinig bestreden. Toch verbruikt ze veel energie.
Haar naam? ENTROPIE.
Entropie is een natuurlijk en onomkeerbaar fenomeen. De energie die aanvankelijk in een systeem aanwezig is, wordt getransformeerd en ‘gaat weg’.
Entropie komt tot ons vanuit de fysica, maar is ook perfect zichtbaar in het bedrijfsleven.
Om het eenvoudig te houden: wat gestructureerd is, wordt gedestructureerd, wat georganiseerd is, wordt gedesorganiseerd, wat bedacht is, wordt vergeten, voortdurend en op natuurlijke wijze.
Niemand ontsnapt hieraan.
Hoe vechten we tegen entropie? We geven een paar voorbeelden.
➡️ Wil u feedback in uw team aanmoedigen? Zet het onderwerp systematisch op de agenda van uw teamvergaderingen.
➡️ Wil u het aantal ongevallen op het werk verminderen? Vraag uw medewerkers na veiligheidstrainingen om regelmatig persoonlijk met collega’s de situatie op de vloer door te nemen.
➡️ Start u een project? Indien het lang zal duren overweeg vanaf het begin om een reserve aan “nieuw bloed” te hebben en bouw tijdig de “reserves” in het projectteam op.
Strijden tegen entropie ligt binnen ieders bereik.
1️⃣ Accepteer dat het universeel en onontkoombaar is.
2️⃣ Maak je collega’s bewust van het bestaan ervan.
3️⃣ Wees bewust van de effecten ervan op de mensen om je heen en op jezelf.
Het Square Circle team begeleidt mensen en organisaties bij groei, ontwikkeling en transformatie. Het ondersteunen van de ondernemingsdynamiek is één van onze grote passies.
