door Katrien Decroos | aug 19, 2024 | Risico - Crisis
Messaging is het proces van het effectief overbrengen van informatie binnen en buiten de organisatie. Bedrijven moeten communiceren om begrip en verbinding te behouden. Dit geldt zowel intern, binnen teams en afdelingen, als extern, richting klanten en de bredere gemeenschap maar zeker ook de media.
Interne communicatie
Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is het vertalen van strategische doelstellingen naar concrete, begrijpelijke boodschappen voor alle niveaus van de organisatie. De juiste messaging helpt om deze doelstellingen herhaaldelijk te koppelen aan de dagelijkse werkzaamheden en doelen van de medewerkers. Het zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie weet waarom bepaalde beslissingen worden genomen en hoe hun rol bijdraagt aan het grotere geheel.
De mythe van de cascade
Veel organisaties vertrouwen op een cascadesysteem om informatie van de top naar de rest van de organisatie te verspreiden. Dit systeem houdt in dat boodschappen van de directie doorgegeven worden via verschillende managementlagen. Helaas werkt dit vaak niet zoals bedoeld. Boodschappen worden simpelweg doorgestuurd, zonder context of uitleg, wat leidt tot disconnectie en misverstanden.
Concretiseren van de boodschap
Een groot deel van effectieve messaging is het vertalen van high level doelen naar concrete acties.
Wat betekent een strategische beslissing voor de dagelijkse praktijk van een salesmedewerker of een technicus? Neem het voorbeeld van een bedrijf dat werkt aan duurzaamheidstransitie. Voor technici kan dit betekenen dat zij nog steeds onderhoudscontracten moeten verkopen, maar met de nadruk op hoe deze bijdragen aan energie-efficiëntie. Deze subtiele verandering van focus duidelijk maken is belangrijk.
Het is normaal dat de directie de details niet kan concretiseren – dit is de taak van de leidinggevenden in co-creatie met hun teams. Zij moeten de strategische ambities vertalen naar praktische, begrijpelijke acties.
Authentieke boodschappen
Boodschappen moeten niet alleen duidelijk zijn, maar ook authentiek en inspirerend. Een leider bouwt zijn boodschap het best uit op basis van drie elementen: ratio (hoofd), emotie (hart) en actie (handen).
Meestal beperkt men zich tot de ratio, maar als je wil overtuigen met authentieke boodschappen, dan heb je de andere elementen ook nodig. Communicatieprofessionals kunnen leidinggevenden ondersteunen in de ontwikkeling hiervan met praktijkgerichte tools.
Samenvatting: waarom messaging zo belangrijk is
Messaging is een essentieel onderdeel van effectieve communicatie binnen organisaties. Het gaat niet alleen om het doorgeven van informatie, maar om het begeleiden van medewerkers en het concretiseren van strategische doelen naar praktische acties.
Door te focussen op authentieke, duidelijke en actiegerichte boodschappen, kunnen organisaties beter communiceren en hun doelstellingen bereiken.
Graag inspiratie over hoe je dit concreet kan aanpakken? Bij Square Circle staan we klaar om je te helpen!
door Katrien Decroos | mrt 19, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Strategie, Transformatie
Door economische omstandigheden en strategische motieven moest het Belgische e-commercebedrijf Unigro zijn activiteiten staken. CEO Yves Moens stond voor de uitdagende verantwoordelijkheid om stakeholders en medewerkers te informeren over de reorganisatie. Voor ondersteuning in hun crisiscommunicatie namen ze contact op met Square Circle.
Waarom besloot Unigro contact op te nemen met Square Circle?
“Om verschillende redenen moest Unigro zijn activiteiten stopzetten, wat resulteerde in een collectief ontslag van al onze medewerkers”, zegt Yves Moens. “In een eerste fase moesten we dit communiceren naar onze ondernemingsraad, onze werknemers en al onze andere stakeholders: klanten, arbeidsadministratie, partners, leveranciers en de media. Gezien onze onervarenheid met dit soort communicatie, de delicate aard ervan en het belang van timing, besloten we een beroep te doen op een externe expert.”
Hoe Square Circle ondersteuning bood bij crisiscommunicatie
Roadmap
Crisiscommunicatie gaat over het overbrengen van een verhaal, afgestemd op de zorgen en behoeften van de doelgroep. Daarom organiseerde Square Circle eerst een workshop om de stakeholders in kaart te brengen, te bepalen wat er aan elk van hen gecommuniceerd moest worden, welke kanalen gebruikt zouden worden en wie verantwoordelijk zou zijn voor de communicatie.
Crisiscommunicatie
Vervolgens ontwikkelden we het verhaal verder zodat het kon worden voorgelegd aan de ondernemingsraad in België. Na goedkeuring door het groepsmanagement en de arbeidsjurist, begonnen we met het creëren van de nodige communicatie-materialen, informatietools en documenten die het managementteam kon gebruiken om te anticiperen op vragen van belanghebbenden.
“Het was ongelooflijk belangrijk om het lokale managementteam bij het proces te betrekken”, zegt Katrien Decroos, crisiscommunicatie-expert bij Square Circle, “Als zij het verhaal begrijpen, kunnen ze het gemakkelijker doorgeven aan werknemers en anderen. Dat zou vertrouwen wekken. En vertrouwen was nodig, aangezien werknemers nog maanden na de aankondiging van het ontslag bij Unigro zouden moeten blijven werken.”
Mediatraining
Eens het verhaal van Unigro duidelijk was gedefinieerd, gaf Square Circle het managementteam van mediatraining, waarbij ze leerden hoe ze hun boodschap konden aanpassen aan de stakeholders en communicatiekanalen, en hoe ze de medewerkers in onzekere tijden dagelijks konden aansturen. Tot slot was Katrien Decroos op de dag van de aankondiging aanwezig op het hoofdkantoor van Unigro om de pers te ontvangen en toe te spreken. “We waren dankbaar dat we een partner in ons gebouw hadden die de pers kon ontvangen, begeleiden en hun vragen beantwoorden”, zegt Yves Moens. “Dat was heel gunstig voor het imago van ons bedrijf.”
Vond Unigro de communicatie geslaagd?
“We waren erg tevreden met het eindresultaat”, merkt Yves Moens op. “Onze boodschap was mooi op maat van elke stakeholder en dankzij een zeer gedetailleerd stappenplan was alles tot op de minuut gepland bij de aankondiging. Bovendien konden we met de begeleiding van Square Circle het vertrouwen van onze medewerkers behouden door effectieve communicatie, en de jarenlange reputatie van Otto Group, ons moederbedrijf, hoog houden.”
Zou Unigro de samenwerking met Square Circle aanbevelen?
“Absoluut”, zegt Yves Moens. “Hun aanpak was heel pragmatisch en dat vonden we geweldig. Ze beschikten over tools en templates die ze konden aanpassen aan ons project en bedrijf. Het bood houvast voor dit moeilijke proces. Voeg daarbij hun flexibiliteit en reactiesnelheid, hun bereidheid om alle vragen die we hadden direct te beantwoorden. Dat is zeer waardevol tijdens een communicatiecrisis waar timing alles is. Zonder Square Circle hadden we niet zo accuraat en professioneel kunnen communiceren.”
Welk advies zou Unigo andere bedrijven geven die een herstructureringsproces ondergaan?
“Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent”, suggereert Yves Moens. “Dat betekent jezelf omringen met de juiste partners om een communicatiestrategie en stappenplan te bepalen, zodat je de aankondiging van het ontslag adequaat kunt overbrengen aan de betrokken stakeholders. Dit soort voorbereiding kost natuurlijk tijd. In veel gevallen wil het hoofdkantoor dat de communicatie snel volgt, maar je kunt deze gevoelige boodschap maar één keer overbrengen. Gelukkig gaf de Otto Groep ons genoeg tijd om ons voor te bereiden. Haast je dus niet. Een genuanceerde boodschap kost tijd om op te stellen.”
Heb je ondersteuning nodig bij crisiscommunicatie? Square Circle heeft meer dan 25 jaar ervaring bij het voorbereiden, ontwikkeling en implementatie van een crisiscommunicatiestrategie bij herstructurering, reorganisatie en sluitingen. Square Circle geeft mediatraining aan de woordvoerders en traint de interne communicatoren in communicatie in onzekere tijden. Neem met ons contact op voor meer informatie.
door Katrien Decroos | jan 25, 2024 | Alle, Risico - Crisis, Strategie
Aanmodderen in 2024 … en verder?
Het ‘aanmodderen’ in bedrijven is het resultaat van een lauw menselijk beleid. Bij de medewerkers is het een verdedigingsmechanisme. Van mensen die aan den lijve ondervinden dat ze niet echt meetellen in het verhaal.
Het aanmodderen zorgt ervoor dat bedrijven doodgewoon worden. Dood en gewoon.
Dood: niet dat er geen producten worden gemaakt of geen diensten worden verleend. Het gaat hier eerder over het feit dat interne problemen en uitdagingen op een voorspelbare manier niet of onvoldoende aangepakt worden.
Medewerkers en leiding ondergaan hun werk met een collectief onvermogen om zichzelf en hun structurele problemen te overstijgen. Dit wordt dikwijls geuit via de uitdrukking ‘bij ons is dat altijd zo’.
Gewoon: in gewone bedrijven zoeken de medewerkers hun inspiratie, verwondering en levensprikkels hoofdzakelijk buiten hun organisatie. Hun energie, creativiteit en ‘drive’ zijn dan ook eerder voor de buitenwereld bestemd.
Dit wordt elke maandag geuit via alle toffe weekend-momenten die collega’s aan elkaar vertellen, waarbij al gelonkt wordt naar de volgende vrijdagnamiddag.
Doodgewone bedrijven zijn niet allemaal grijze muizen.
Ook hedendaagse ‘hippe’ organisaties kunnen doodgewoon worden. Ze worden plots niet meer relevant voor de talentvolle medewerkers. En als ze irrelevant worden voor de medewerkers, worden ze ook irrelevant voor de klanten en de aandeelhouders.
Daartegenover staan actievere en meer inventieve bedrijven. Ze hebben dezelfde problematieken als andere bedrijven maar ze doen er iets aan. Elke dag. Samen aan de slag.
Misschien is het tijd om even zelf uit te maken hoe jij dit ervaart in jouw organisatie? En wat je er aan kan doen? Hier volgen alvast een aantal ingrediënten die bijdragen tot een geslaagd actiever en inventiever leven voor jouw organisatie.
Verwondering: Hoe vaak ben je in 2023 naar huis gegaan met een verwonderde blik over wat jouw bedrijf, jouw team of jouw collega’s hebben verwezenlijkt?
Gevoel: als je even het voorbije jaar overloopt voor jezelf, welk gevoel (welke gevoelens) komt (komen) er in jou op?
Inspiratie : hoeveel medewerkers of collega’s hebben jou het voorbije jaar gezegd dat je hun geïnspireerd hebt in hun job? En hoeveel mensen hebben jou geïnspireerd?
Actie: acties zijn er om problemen op te lossen, om vooruit te gaan als bedrijf, om als een ‘levend organisme’ evoluties op de markt aan te kunnen gaan. Hoe scoort jouw organisatie (op 10) in het succesvol realiseren van acties, wat ze ook mogen zijn?
Durf: hoeveel keer in 2023 heb je echt durf moeten tonen om iets te bekomen of te realiseren? Zou je akkoord gaan met de stelling dat ‘durven’ in jouw organisatie loont?
Helderheid: hoe scoort de helderheid van de visie en de strategie op 10? Kan je verschillende momenten benoemen waar je verhelderend bent geweest voor jouw collega’s/team in 2023?
Openheid: hoe open of kritisch mag je zijn tegenover de leiding en collega’s in jouw organisatie? Altijd? Af en toe? Zelden of nooit?
Inbreng: verwacht je van jouw team dat ze zelf met initiatieven komen? En komen die er wel?
Erkenning: wat wordt er binnen jouw organisatie specifiek en voldoende erkend bij de medewerkers?
Fierheid: zou je bereid zijn om de hele volgende zomer rond te lopen met (hippe) T-shirts waarop het logo van jouw organisatie prominent aanwezig is?
De neiging om aan te modderen is een sluipend gif. Door er attent voor te zijn kan je er iets aan doen. Beginnend aan de top. Hou de organisatie relevant voor de leiding en de medewerkers. Ze zullen hun organisatie relevant maken voor de klanten en de aandeelhouders.
door Katrien Decroos | feb 14, 2023 | communicatie, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Transformatie
Een herstructurering goed aanpakken vergt heel wat kennis en kunde. Waarom precies is het nuttig beroep te doen op externe expertise? Katrien Decroos, Senior Communication Expert Square Circle, vroeg het aan Jo De Cock, momenteel aan de slag als Head of HR Western Europe bij H.Essers. In twee andere bedrijven coördineerde zij een reorganisatie met de begeleiding van Square Circle.
Katrien: Waarom vond je het nodig om Square Circle in te schakelen?
Jo: “Ik heb de laatste jaren twee reorganisaties meegemaakt: een sluiting met collectief ontslag waar de wet Renault van toepassing was, en een ander dossier waarbij meerdere mensen om economische redenen ontslagen werden maar er geen collectief ontslag was in de juridische zin van het woord. In beide gevallen beseften we dat we externe hulp nodig hadden op het vlak van communicatie en het in kaart brengen van alle stakeholders en de acties die je naar hen toe neemt. Als team ben je er achter de schermen al even mee bezig en dan lijken een aantal zaken evident, terwijl dat voor de medewerkers of de buitenwereld misschien niet zo is. Dan heb je iemand nodig die je een spiegel voorhoudt en die je helpt om een paar stappen terug te zetten en je verhaal opnieuw te bekijken. En zo kwam ik bij Square Circle terecht.”
Wat was de grootste uitdaging?
“De belangrijkste vraag was: hoe verwoorden we dit nu best, rekening houdend met de gevoelens van iedere betrokkene? En ook: ‘hoe breng je een steekhoudend verhaal naar de pers waarin je het evenwicht vindt tussen de business- en de menselijke kant van het verhaal’? Je verhaal moet namelijk langs alle kanten kloppen. Want wat lezen de mensen in de krant? Er verdwijnen x aantal jobs, meer niet. In de media wordt het menselijke stuk van het verhaal vaak onderbelicht. Het is belangrijk dat je dat verhaal mee laat schrijven door iemand die de voorgeschiedenis niet heeft meegemaakt en er met een nieuwe blik naar kijkt.
In het laatste dossier heeft Square Circle ook geholpen om een brief naar alle medewerkers gepast te verwoorden: enerzijds uitleggen waarom je als bedrijf zo’n beslissing neemt en anderzijds aangeven dat je oprecht beseft dat dit zwaar is voor de betrokken werknemers en hun familie.
Daarnaast zijn ook het praktische draaiboek en de roadmap die Square Circle voorbereidt ontzettend waardevol, naast de compacte maar heel verhelderende opleiding voor leidinggevenden.”
Hoe heeft deze roadmap jullie geholpen?
“Het helpt om structuur te brengen in het proces. Het Square Circle team zijn communicatie professionals en weten tegelijk goed hoe de wetgeving in elkaar zit en welke stappen je moet nemen.
Het bestaan van zo’n roadmap dat van dag tot dag en soms zelfs van uur tot uur aangeeft welke acties je neemt naar elke stakeholder geeft houvast als je in midden in de hectiek zit van een moeilijke aankondiging en de weken die erop volgen. Square Circle heeft dergelijke crisissituaties al heel vaak begeleid.
Er waren acties waar wij niet aan dachten, maar die jullie vanuit jullie ervaring wel konden aangeven. Het communicatie- en juridisch proces wordt vanuit de roadmap heel gestructureerd..”
Kan je schetsen hoe stressvol zo’n reorganisatie kan zijn?
“Een intentie tot sluiting en collectief ontslag wordt nooit lichtzinnig aangekondigd. De periode die hieraan voorafgaat is dan ook best wel intens. De dag van de aankondiging zelf geeft zeker stress: voor het eerst confronteer je de medewerkers met een voornemen dat zware gevolgen voor hen heeft, indien de intentie wordt bevestigd. Het besef dat een heleboel medewerkers hun werk kunnen verliezen komt dan scherp binnen. Je moet alles doen met respect voor de mensen, zelfs in die moeilijke omstandigheden. Daar heeft Square Circle ons ook in geholpen: ervoor te zorgen dat het hele proces met de nodige empathie verloopt. De focus moet op de mens kunnen liggen, wat niet altijd evident is als je midden in proces zit dat ook zeer strikte juridische regels heeft.
De rol van de pers is vaak problematisch bij reorganisaties. Hoe ging dat bij jou?
“Zowel HR als een paar top management leden hebben een opleiding van Square Circle gehad over hoe om te gaan met de pers. Dat helpt je om in je eigen verhaal te blijven en niet in hun vragen verstrikt te raken. Zo’n opleiding zou ik aan iedereen aanraden. Je bent dan veel beter voorbereid om in de zeer korte tijd die een journalist je gunt je eigen punt te maken en ook de menselijke kant van het verhaal te tonen.
Hoe heeft de HR afdeling de hulp van Square Circle ervaren?
“Als HR afdeling ben je bij een collectief ontslag erg druk bezig met de vakbonden, de informatie- en consultatieprocedure en nadien de onderhandelingen over een sociaal plan. Uiteraard raakt een aankondiging dat er een intentie is tot collectief ontslag alle medewerkers in een bedrijf. Leidinggevenden zijn vaak even verrast als de medewerkers. Hun medewerkers kijken dan naar hen voor steun en zoeken zekerheid en duiding. De Square Circle opleiding ‘Communication in Uncertain Times’ heeft hen daartoe een heel mooi kader gegeven. Het gaf hen inzicht in hoe mensen reageren op zo’n nieuws en hoe je daar als leidinggevende mee omgaat. Ik heb heel positieve feedback gehad op die opleiding. Het is waardevol dat de leidinggevenden op de vloer ook buiten HR iemand hebben die hen even bij de hand neemt en zegt: kijk, dat is hoe jullie het voor jullie mensen iets gemakkelijker kunnen maken.”
Meer informatie? Registreer hier op onze webinar “The do’s en don’ts voor een geslaagde communicatie” op dinsdag 7 maart 2023 of schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang ontvang binnenkort het Square Circle E-Book over dit thema.
door Katrien Decroos | jan 24, 2023 | Risico - Crisis
Eind 2022 trad Rudy Coenen toe als nieuwe partner van Square Circle. Zijn expertise in communicatie is een perfecte aanvulling voor ons team.
We spraken met Rudy over zijn professioneel verleden, zijn visie op bedrijfscommunicatie en de toekomstplannen van Square Circle.
Je hebt 20 jaar ervaring als communicatie-expert. Hoe is je interesse in dit vakgebied gegroeid?
Rudy: “Ik heb communicatiewetenschappen gestudeerd, dus die interesse zat er al van jonge leeftijd in. Mijn eerste job was als commercieel copywriter, maar ik wilde snel meer. Ik leer ontzettend graag bij en zoek altijd een nieuwe uitdaging. Om die reden ben ik vaak van job veranderd: van commerciële naar interne communicatie in allerlei sectoren. Iedere rol heeft me belangrijke lessen geleerd. En nu is mijn volgende uitdaging bij Square Circle”
Waarom heb je voor een partnerschap met Square Circle gekozen?
Rudy: “Ik geloof in de combinatie van HR en communicatie, want te vaak worden die twee als aparte expertises behandeld, is er bijvoorbeeld weinig tot geen interactie tussen de HR en communicatie consultant of manager binnen een bedrijf. In die wisselwerking wil ik me verder verdiepen. Daarnaast kijk ernaar uit om deel uit te maken van het Square Circle avontuur. Er is enerzijds ruimte om te leren, en anderzijds kan ik een bijdrage leveren vanuit mijn kennis en ervaring.”
Welke inzichten rond communicatie neem je mee uit je professionele carrière?
Rudy: “Ik breng een andere kijk op onze opdrachten, want het is nog niet zo lang geleden dat ik zelf medewerker was in de bedrijfswereld. Ik heb bijvoorbeeld veel ervaring met change, want ik heb verschillende herstructureringen meegemaakt, als medewerker, maar ook als communicatieverantwoordelijke. Ik kan dezelfde taal spreken als onze klanten en dat is een enorme meerwaarde.”
Ben je benieuwd hoe Rudy, samen met zijn Square Circle partners, een strategisch communicatie en HR beleid voor jouw bedrijf kan uitwerken? Contacteer ons dan voor een vrijblijvend mini adviesgesprek!
door Katrien Decroos | aug 22, 2022 | Risico - Crisis
Een crisis is altijd de ultieme test om de ware ziel van een bedrijf bloot te leggen.
Salmonellabesmettingen komen veelvuldig voor in België maar de meerderheid haalt nooit het nieuws. Heel af en toe komt er een bericht in de krant om een terugroep actie aan te kondigen. Niet zo bij Ferrero.
De kern van crisis-communicatie: WAARDEN!
De belangrijkste component van elke crisis-communicatie bestaat er in om de attitude van het bedrijf te tonen tegenover een maatschappelijke waarde die door de crisis in het gedrang komt. In dit geval, de gezondheid van de consumenten en meer bepaald van de kinderen die het slachtoffer zijn geweest van de besmetting door Salmonella.
In onze crisis masterclass en media training leren onze klanten om hun communicatie vanaf de eerste minuut op deze waarden te richten.
Veiligheid en gezondheid zijn algemene waarden die voor alle menselijke activiteiten gelden. De bescherming van families als hoeksteen van de maatschappij staat eveneens aan de top evenals ethisch handelen en de bescherming van het milieu. Deze waarden zijn als het ware universeel.
Verdere waarden zijn het recht van de consumenten om degelijke producten en diensten te krijgen alsook correcte informatie er over. Ook de bescherming van de zwakkeren en het recht op werk maken deel uit van de reeks. Dit is bijvoorbeeld heel actueel binnen het immigratiethema.
Kwaliteit van leven is de laatste jaren sterk toegenomen als waarde, Onder meer het zoeken naar evenwicht tussen het privé- en professioneel leven. Ook cultuur is een waarde, en dan specifiek de lokale cultuur. Plaatselijke normen en gewoontes die bepalend zijn voor de manier waarop gemeenschappen met elkaar omgaan.
De wet van Murphy
Een paar weken na Ferrero sloeg de salmonella crisis ook bij chocoladeproducent Barry Callebaut toe. Het bedrijf reageerde kordaat, en liet met een duidelijke communicatie geen twijfel over haar aanpak om de consument te beschermen.
Een bedrijf kan positief uit een crisis komen indien zij om deze maatschappelijke waarden geeft en er ook naar handelt. In het geval van Ferrero hebben wij alleen maar het oorverdovend lawaai van stilte gehoord. De perfecte storm die vermeden had kunnen worden.
