door Katrien Decroos | mrt 19, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Strategie, Transformatie
Door economische omstandigheden en strategische motieven moest het Belgische e-commercebedrijf Unigro zijn activiteiten staken. CEO Yves Moens stond voor de uitdagende verantwoordelijkheid om stakeholders en medewerkers te informeren over de reorganisatie. Voor ondersteuning in hun crisiscommunicatie namen ze contact op met Square Circle.
Waarom besloot Unigro contact op te nemen met Square Circle?
“Om verschillende redenen moest Unigro zijn activiteiten stopzetten, wat resulteerde in een collectief ontslag van al onze medewerkers”, zegt Yves Moens. “In een eerste fase moesten we dit communiceren naar onze ondernemingsraad, onze werknemers en al onze andere stakeholders: klanten, arbeidsadministratie, partners, leveranciers en de media. Gezien onze onervarenheid met dit soort communicatie, de delicate aard ervan en het belang van timing, besloten we een beroep te doen op een externe expert.”
Hoe Square Circle ondersteuning bood bij crisiscommunicatie
Roadmap
Crisiscommunicatie gaat over het overbrengen van een verhaal, afgestemd op de zorgen en behoeften van de doelgroep. Daarom organiseerde Square Circle eerst een workshop om de stakeholders in kaart te brengen, te bepalen wat er aan elk van hen gecommuniceerd moest worden, welke kanalen gebruikt zouden worden en wie verantwoordelijk zou zijn voor de communicatie.
Crisiscommunicatie
Vervolgens ontwikkelden we het verhaal verder zodat het kon worden voorgelegd aan de ondernemingsraad in België. Na goedkeuring door het groepsmanagement en de arbeidsjurist, begonnen we met het creëren van de nodige communicatie-materialen, informatietools en documenten die het managementteam kon gebruiken om te anticiperen op vragen van belanghebbenden.
“Het was ongelooflijk belangrijk om het lokale managementteam bij het proces te betrekken”, zegt Katrien Decroos, crisiscommunicatie-expert bij Square Circle, “Als zij het verhaal begrijpen, kunnen ze het gemakkelijker doorgeven aan werknemers en anderen. Dat zou vertrouwen wekken. En vertrouwen was nodig, aangezien werknemers nog maanden na de aankondiging van het ontslag bij Unigro zouden moeten blijven werken.”
Mediatraining
Eens het verhaal van Unigro duidelijk was gedefinieerd, gaf Square Circle het managementteam van mediatraining, waarbij ze leerden hoe ze hun boodschap konden aanpassen aan de stakeholders en communicatiekanalen, en hoe ze de medewerkers in onzekere tijden dagelijks konden aansturen. Tot slot was Katrien Decroos op de dag van de aankondiging aanwezig op het hoofdkantoor van Unigro om de pers te ontvangen en toe te spreken. “We waren dankbaar dat we een partner in ons gebouw hadden die de pers kon ontvangen, begeleiden en hun vragen beantwoorden”, zegt Yves Moens. “Dat was heel gunstig voor het imago van ons bedrijf.”
Vond Unigro de communicatie geslaagd?
“We waren erg tevreden met het eindresultaat”, merkt Yves Moens op. “Onze boodschap was mooi op maat van elke stakeholder en dankzij een zeer gedetailleerd stappenplan was alles tot op de minuut gepland bij de aankondiging. Bovendien konden we met de begeleiding van Square Circle het vertrouwen van onze medewerkers behouden door effectieve communicatie, en de jarenlange reputatie van Otto Group, ons moederbedrijf, hoog houden.”
Zou Unigro de samenwerking met Square Circle aanbevelen?
“Absoluut”, zegt Yves Moens. “Hun aanpak was heel pragmatisch en dat vonden we geweldig. Ze beschikten over tools en templates die ze konden aanpassen aan ons project en bedrijf. Het bood houvast voor dit moeilijke proces. Voeg daarbij hun flexibiliteit en reactiesnelheid, hun bereidheid om alle vragen die we hadden direct te beantwoorden. Dat is zeer waardevol tijdens een communicatiecrisis waar timing alles is. Zonder Square Circle hadden we niet zo accuraat en professioneel kunnen communiceren.”
Welk advies zou Unigo andere bedrijven geven die een herstructureringsproces ondergaan?
“Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent”, suggereert Yves Moens. “Dat betekent jezelf omringen met de juiste partners om een communicatiestrategie en stappenplan te bepalen, zodat je de aankondiging van het ontslag adequaat kunt overbrengen aan de betrokken stakeholders. Dit soort voorbereiding kost natuurlijk tijd. In veel gevallen wil het hoofdkantoor dat de communicatie snel volgt, maar je kunt deze gevoelige boodschap maar één keer overbrengen. Gelukkig gaf de Otto Groep ons genoeg tijd om ons voor te bereiden. Haast je dus niet. Een genuanceerde boodschap kost tijd om op te stellen.”
Heb je ondersteuning nodig bij crisiscommunicatie? Square Circle heeft meer dan 25 jaar ervaring bij het voorbereiden, ontwikkeling en implementatie van een crisiscommunicatiestrategie bij herstructurering, reorganisatie en sluitingen. Square Circle geeft mediatraining aan de woordvoerders en traint de interne communicatoren in communicatie in onzekere tijden. Neem met ons contact op voor meer informatie.
door Katrien Decroos | feb 28, 2024 | Alle, communicatie, Strategie
Hoe zou je de persoonlijkheid van je bedrijf in een paar woorden omschrijven? En hoe zouden uw collega’s het omschrijven? Een bedrijf met een identiteit verbindt uw medewerkers en brengt hen op één lijn met uw algemene missie en visie. Square Circle biedt u interessante inzichten om te helpen bij het definiëren en implementeren van uw waarden.
Betrek je team bij het proces
Waarden moet je dragen als een pak, niet bewaren in een koffer die je alleen opent als je ze nodig hebt. Je omarmt waarden omdat ze persoonlijk betekenisvol zijn en omdat ze iets toevoegen aan de manier waarop je als team werkt. Ze moeten door iedereen in je bedrijf worden gedeeld om effectief te zijn. Daarom kunnen waarden niet top-down worden bepaald en moeten werknemers worden betrokken bij het creëren van waarden die werken.
Duidelijke en beperkte waarden creëren
Waarden geven vorm aan je bedrijfscultuur, hoe werknemers zich gedragen, hoe strategieën worden bepaald en hoe successen worden gevierd. Waarden moeten geleefd worden door je werknemers en tot uiting komen in hun dagelijkse interacties. Daarom is het belangrijk dat uw waarden duidelijk verwoorden wat er van uw werknemers wordt verwacht. Aarzel niet om uw waarden fundamenteel te herzien en betrek uw werknemers bij het proces om ze te (her)formuleren en deze verwachtingen te verduidelijken. U zult zien hoe stimulerend dit is!
Beperk het aantal waarden tot drie of vier. Een hoger aantal is moeilijk te vertalen naar specifiek gedrag, waardoor de kans groter is dat je werknemers er niet naar zullen leven. Heb je vijf of meer waarden? Bekijk ze kritisch, misschien overschat je de capaciteiten van je team.
Geef het goede voorbeeld en stimuleer het juiste gedrag
Waarden moeten top-down worden gepromoot, door er regelmatig over te praten tijdens teamvergaderingen. Door ze te gebruiken als kompas bij het evalueren van het gedrag van medewerkers. Door gepast gedrag te benadrukken en diegenen aan te spreken die je waarden niet in de praktijk brengen.
Het management speelt een sleutelrol bij het implementeren van de waarden van een bedrijf. Als leider moet je er dagelijks over nadenken en er regelmatig over praten. Als de waarden worden nageleefd, zijn werknemers gemotiveerder, meer betrokken en meer verbonden met het management, wat weer ten goede komt aan uw klanten, partners en stakeholders.
Hulp nodig bij het herzien of definiëren van uw bedrijfswaarden? Square Circle helpt medewerkers na te denken over waarden door middel van interactieve workshops. Door bottom-up te werken helpen we bij het definiëren van waarden en bijbehorend gedrag, waarbij we er altijd voor zorgen dat deze ook door het hoger management worden gedragen. Samen komen we tot duidelijke afspraken. Nieuwsgierig naar meer? Neem contact op.
door Katrien Decroos | feb 26, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Strategie, Transformatie
In een wereld vol ideeën en ambities ligt de basis van elke succesvolle onderneming in een duidelijk doel, samengevat in de drie-eenheid van missie, visie en waarden. Maar wat is een sterke visie en missie en hoe definieer je die? Square Circle biedt strategisch advies om je op weg te helpen met een winnende strategie.
Laat ‘missies’ over aan het leger en James Bond
Een goede raad: vervang de term ‘missie’ door ‘reden van bestaan’. Vraag je receptioniste wat de reden van bestaan is van haar job en ze zal het kunnen beantwoorden. Vraag naar haar missie en ze zal je waarschijnlijk verbijsterd aanstaren. Hetzelfde geldt voor je werknemers. Een reden van bestaan geeft betekenis aan hun werk. Het is de reden waarom je activiteit is gecreëerd en je organisatie bestaat. Zonder wortels weten we niet waar we vandaan komen en nog minder waar we naartoe kunnen.
Een reden van bestaan hoeft niet uniek te zijn. Mensen voeden is het kerndoel van veel voedingsbedrijven. Het jouwe kan zijn om mensen gezond en duurzaam te voeden. Wat jou echter uniek maakt, is hoe je dit kerndoel vertaalt in een krachtige visie: wat voor bedrijf wil je worden? Zonder kerndoel kan er geen visie zijn.
Bereid je voor op de toekomst met een sterke visie
Een sterke visie kan een saaie strategie veranderen in een scorende strategie. Het beschrijft hoe je bedrijf reageert op technische, technologische of maatschappelijke evoluties – denk aan uitdagingen zoals klimaatverandering of de opkomst van AI – en welke kansen ze je bedrijf bieden.
Pijlers identificeren
De eerste stap is het bepalen van de pijlers van je visie: welke gebieden bepalen de evolutie van je activiteiten? Voor een bouwbedrijf kunnen dit ontwikkelingen zijn op het gebied van civiele techniek, de mogelijkheid om complexere constructies te bouwen of om de veiligheid te waarborgen.
Doelen definiëren
Vervolgens moeten voor elk van de pijlers sterke en ambitieuze doelen worden gedefinieerd, het soort waar je kippenvel van krijgt, dat je enthousiast maakt en motiveert. Deze doelen kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Om je een voorbeeld te geven, het volgende is een doel geformuleerd door een Amerikaanse fabrikant van beton:
“Over 10 jaar produceren we bouwkundige en civieltechnische constructies die 2 keer zo sterk en 2 keer zo duurzaam zijn en de helft zo duur – zowel qua bouw als qua onderhoud – als die van vandaag. We zullen ze ook twee keer zo snel bouwen.”
Vertrouw op je team
Pijlers kunnen worden gedefinieerd door je management. Voor specifieke doelen raden we aan om te vertrouwen op de kennis en creativiteit van je team. Verdeel je medewerkers in kleine werkgroepen en laat ze deze pijlers bespreken en analyseren en doelen definiëren voor een periode van 3 jaar, 10 jaar of meer, afhankelijk van je type markt. Je zult versteld staan van wat ze kunnen bedenken.
Een visie ontwikkelen is fascinerend werk. Het dwingt je om je bedrijf in de toekomst voor te stellen, om in te spelen op de huidige ontwikkelingen in de wereld en om met gedurfde ideeën te komen. Er ontbreekt echter één belangrijk ingrediënt om je visie te implementeren: je bedrijfswaarden.
door Katrien Decroos | jan 25, 2024 | Alle, Risico - Crisis, Strategie
Aanmodderen in 2024 … en verder?
Het ‘aanmodderen’ in bedrijven is het resultaat van een lauw menselijk beleid. Bij de medewerkers is het een verdedigingsmechanisme. Van mensen die aan den lijve ondervinden dat ze niet echt meetellen in het verhaal.
Het aanmodderen zorgt ervoor dat bedrijven doodgewoon worden. Dood en gewoon.
Dood: niet dat er geen producten worden gemaakt of geen diensten worden verleend. Het gaat hier eerder over het feit dat interne problemen en uitdagingen op een voorspelbare manier niet of onvoldoende aangepakt worden.
Medewerkers en leiding ondergaan hun werk met een collectief onvermogen om zichzelf en hun structurele problemen te overstijgen. Dit wordt dikwijls geuit via de uitdrukking ‘bij ons is dat altijd zo’.
Gewoon: in gewone bedrijven zoeken de medewerkers hun inspiratie, verwondering en levensprikkels hoofdzakelijk buiten hun organisatie. Hun energie, creativiteit en ‘drive’ zijn dan ook eerder voor de buitenwereld bestemd.
Dit wordt elke maandag geuit via alle toffe weekend-momenten die collega’s aan elkaar vertellen, waarbij al gelonkt wordt naar de volgende vrijdagnamiddag.
Doodgewone bedrijven zijn niet allemaal grijze muizen.
Ook hedendaagse ‘hippe’ organisaties kunnen doodgewoon worden. Ze worden plots niet meer relevant voor de talentvolle medewerkers. En als ze irrelevant worden voor de medewerkers, worden ze ook irrelevant voor de klanten en de aandeelhouders.
Daartegenover staan actievere en meer inventieve bedrijven. Ze hebben dezelfde problematieken als andere bedrijven maar ze doen er iets aan. Elke dag. Samen aan de slag.
Misschien is het tijd om even zelf uit te maken hoe jij dit ervaart in jouw organisatie? En wat je er aan kan doen? Hier volgen alvast een aantal ingrediënten die bijdragen tot een geslaagd actiever en inventiever leven voor jouw organisatie.
Verwondering: Hoe vaak ben je in 2023 naar huis gegaan met een verwonderde blik over wat jouw bedrijf, jouw team of jouw collega’s hebben verwezenlijkt?
Gevoel: als je even het voorbije jaar overloopt voor jezelf, welk gevoel (welke gevoelens) komt (komen) er in jou op?
Inspiratie : hoeveel medewerkers of collega’s hebben jou het voorbije jaar gezegd dat je hun geïnspireerd hebt in hun job? En hoeveel mensen hebben jou geïnspireerd?
Actie: acties zijn er om problemen op te lossen, om vooruit te gaan als bedrijf, om als een ‘levend organisme’ evoluties op de markt aan te kunnen gaan. Hoe scoort jouw organisatie (op 10) in het succesvol realiseren van acties, wat ze ook mogen zijn?
Durf: hoeveel keer in 2023 heb je echt durf moeten tonen om iets te bekomen of te realiseren? Zou je akkoord gaan met de stelling dat ‘durven’ in jouw organisatie loont?
Helderheid: hoe scoort de helderheid van de visie en de strategie op 10? Kan je verschillende momenten benoemen waar je verhelderend bent geweest voor jouw collega’s/team in 2023?
Openheid: hoe open of kritisch mag je zijn tegenover de leiding en collega’s in jouw organisatie? Altijd? Af en toe? Zelden of nooit?
Inbreng: verwacht je van jouw team dat ze zelf met initiatieven komen? En komen die er wel?
Erkenning: wat wordt er binnen jouw organisatie specifiek en voldoende erkend bij de medewerkers?
Fierheid: zou je bereid zijn om de hele volgende zomer rond te lopen met (hippe) T-shirts waarop het logo van jouw organisatie prominent aanwezig is?
De neiging om aan te modderen is een sluipend gif. Door er attent voor te zijn kan je er iets aan doen. Beginnend aan de top. Hou de organisatie relevant voor de leiding en de medewerkers. Ze zullen hun organisatie relevant maken voor de klanten en de aandeelhouders.
door Katrien Decroos | nov 2, 2022 | Alle, communicatie, Strategie, Transformatie
Victor wil een aantal veranderingen in zijn afdeling aankondigen. Hij heeft uren besteed aan de voorbereiding van 58 slides om de doelstellingen uiteen te zetten, de nieuwe structuur uit te leggen en de beweegredenen voor de verandering scherp te stellen. Kortom, Victor is zeer tevreden over zijn presentatie en zijn baas ook.
Op de dag van de aankondiging hebben de medewerkers van Victor geluisterd. In een oorverdovende stilte.
Stilte, de eerste vorm van verzet
Victor is in de weken die volgden zijn project blijven “verdedigen”. Altijd met dezelfde woorden, dezelfde ideeën, dezelfde concepten.
Zes maanden later is het project nog steeds niet operationeel. Drie werknemers zijn vertrokken. Er zijn nog steeds gaten in de structuur. Niets gaat goed. Het moreel van de troepen is laag. En Victor denkt er ook serieus over om het bedrijf te verlaten. ‘Ze willen niet veranderen’, zei hij tegen zijn baas. ‘Ze willen het niet begrijpen’. ‘Ze verzetten zich’.
Woorden en cijfers
De presentatie van 3.400 woorden, 27 tabellen en grafieken heeft blijkbaar de medewerkers niet overtuigd. Erger nog, ze heeft twijfel gebracht bij de werknemers. Want het verhaal dat Victor vertelde ging over hem, het management en het bedrijf. Niet over zijn eigen medewerkers zelf. Ze hebben zich van meet af aan uitgesloten gevoeld.
De dag van de presentatie nam het project meteen een slechte wending. Wat volgde is de kroniek van een voorspelde mislukking.
Victor wist niet:
- Dat woorden mentale beelden creëren, geproduceerd door onze hersenen…
- Dat alleen sterke mentale beelden, die in ons resoneren, ons doen ‘bewegen’…omdat ze een beroep doen op ons verstand, maar ook op de emotie die we voelen
- Dat een door werknemers goed beleefde emotie de deur opent naar vertrouwen en betrokkenheid, een vereiste voor elke verandering
- Dat de meeste ‘management’ woorden die gewoonlijk in communicatie tijdens transformaties worden gebruikt, niet kunnen overtuigen door hun gebrek aan inhoud en menselijk gevoel: kortom, ze creëren niet de mentale beelden die effect zullen hebben.
Overtuigen is woorden laten spreken
Victor heeft zich opgegeven voor een cursus ‘overtuigende communicatie’. Hij wil leren hoe hij de woorden kan gebruiken die de juiste mentale beelden oproepen om werknemers bij veranderingen te betrekken. Kortom, hij wil leren communiceren voor hen, niet voor zichzelf.
Hij is bereid zijn klassieke manager ‘lexicon’ voor goed te verlaten omdat het niet werkt. Uitgaande van wat zijn medewerkers voelen, zal hij zich concentreren op de ‘zinvolle’ woorden, de mentale beelden die zijn team kunnen doen evolueren.
Kortom, Victor zal leren overtuigend communiceren!
Hij heeft zichzelf tot taak gesteld de volgende veranderingsmissie tot een succes te maken. Omdat hij van werkgever is veranderd. En er wacht hem een groot transformatieproject.
Als u in uw beroepsleven moet communiceren, maak dan de Victor in u wakker… u zult versteld staan van het resultaat!
door Katrien Decroos | jul 19, 2022 | communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Strategie, Transformatie
Ze is daar, overal, altijd. Ze beïnvloedt je privé- en beroepsleven.
Ze is weinig bekend en weinig bestreden. Toch verbruikt ze veel energie.
Haar naam? ENTROPIE.
Entropie is een natuurlijk en onomkeerbaar fenomeen. De energie die aanvankelijk in een systeem aanwezig is, wordt getransformeerd en ‘gaat weg’.
Entropie komt tot ons vanuit de fysica, maar is ook perfect zichtbaar in het bedrijfsleven.
Om het eenvoudig te houden: wat gestructureerd is, wordt gedestructureerd, wat georganiseerd is, wordt gedesorganiseerd, wat bedacht is, wordt vergeten, voortdurend en op natuurlijke wijze.
Niemand ontsnapt hieraan.
Hoe vechten we tegen entropie? We geven een paar voorbeelden.
➡️ Wil u feedback in uw team aanmoedigen? Zet het onderwerp systematisch op de agenda van uw teamvergaderingen.
➡️ Wil u het aantal ongevallen op het werk verminderen? Vraag uw medewerkers na veiligheidstrainingen om regelmatig persoonlijk met collega’s de situatie op de vloer door te nemen.
➡️ Start u een project? Indien het lang zal duren overweeg vanaf het begin om een reserve aan “nieuw bloed” te hebben en bouw tijdig de “reserves” in het projectteam op.
Strijden tegen entropie ligt binnen ieders bereik.
1️⃣ Accepteer dat het universeel en onontkoombaar is.
2️⃣ Maak je collega’s bewust van het bestaan ervan.
3️⃣ Wees bewust van de effecten ervan op de mensen om je heen en op jezelf.
Het Square Circle team begeleidt mensen en organisaties bij groei, ontwikkeling en transformatie. Het ondersteunen van de ondernemingsdynamiek is één van onze grote passies.
