door Katrien Decroos | mei 29, 2024 | Alle
In onze vorige blog over luistersessies hebben we benadrukt hoe cruciaal het is om oprecht te luisteren naar medewerkers. Of het nu gaat om het verkennen van topics die naar boven zijn gekomen in de medewerkersenquête of het onderzoeken van een onderstroom van ontevredenheid en weerstand tegen verandering, luistersessies vormen een belangrijke stap. Maar zodra deze sessies zijn afgerond, begint pas het echte werk. Luisteren alleen is immers niet genoeg. De vraag is: wat doe je met de inzichten die uit deze gesprekken zijn voortgekomen? En nog belangrijker, hoe zet je deze inzichten om in concrete actieplannen die echte verandering teweegbrengen?
Problemen identificeren
Het startpunt is het identificeren van de kernproblemen. Bij Square Circle hanteren we een aantal cruciale “hefbomen” die we standaard meenemen in onze analyse. Deze hefbomen vormen de bouwstenen voor het ontwikkelen van doeltreffende actieplannen. In onze ervaring zijn dit de drie belangrijkste:
1. Organisatiestructuur: Hoe is de organisatie gestructureerd? Een complexe matrixstructuur kan bijvoorbeeld leiden tot communicatieproblemen en een gebrek aan transparantie tussen managementlagen.
2. Communicatie: Hoe verloopt de communicatie binnen de organisatie? Zijn medewerkers in staat om gemakkelijk informatie te vinden en te delen? Is er een cultuur van openheid en oprechte luisterbereidheid? Een inefficiënt communicatiesysteem en een gebrek aan verbondenheid in communicatie kunnen frustratie en demotivatie onder medewerkers veroorzaken.
3. Strategie: Zijn de strategische doelen van de organisatie duidelijk gecommuniceerd? Biedt de organisatie voldoende mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers?
Hefbomen rapporteren
De volgende stap is het rapporteren van de hefbomen aan het managementteam. Maar hoe breng je de zorgen van de medewerkers over? De ervaring leert ons dat dit best niet alleen in managementtaal gebeurt, maar ook met de letterlijke bewoording van de medewerkers zelf. Zinnen zoals “Niemand durft een vraag te stellen, want er komt toch nooit een antwoord” komen veel sterker binnen dan algemene beschrijvingen en hebben hierdoor een grotere impact. Uiteraard dient de privacy van medewerkers gegarandeerd te worden door alle data te anonimiseren.
Valkuilen bij de analyse van luistersessies
Het is belangrijk om te erkennen dat er valkuilen kunnen zijn bij de analyse van luistersessies. Als (HR) manager kan je een tunnelvisie hebben, wat begrijpelijk is als je werkzaam bent in de eigen organisatie. Ook reacties zoals defensiviteit en ongeloof komen vaak voor. Daarom is het nuttig om met een externe, neutrale partner zoals Square Circle samen te werken. Het onpartijdige karakter is belangrijk om tot de kern van het probleem (of problemen) te komen, omdat medewerkers dan vrijuit kunnen spreken. Maar ook de terugkoppeling kan het best zo neutraal mogelijk gebeuren.
Actieplan maken
De luistersessies en de rapportage geven een gefundeerde basis om concrete actieplannen op te maken en de gewenste veranderingen te realiseren. De actiepunten kunnen te maken hebben met communicatie, persoonlijke ontwikkeling van mensen, strategische keuzes, … Bij Square Circle helpen we organisaties bij elke stap van dit proces, van probleemanalyse tot implementatie van het actieplan. Op maat van mensen communiceren is telkens de rode draad. Hoe je dit goed aanpakt, bespreken we in de volgende blog over messaging.
Als jouw organisatie zich ervan bewust is dat er blinde vlekken kunnen zijn op de werkplek en niet echt weet hoe deze te ontdekken en wat vervolgens te doen, neem dan contact met ons op. We staan klaar om je te helpen beter te communiceren en je werknemers te versterken in hun groei.
door Katrien Decroos | apr 30, 2024 | Alle, communicatie
In een tijd van snelle communicatie en hoge werkdruk is echt goed luisteren naar medewerkers vaak een uitdaging voor organisaties. Dit kan leiden tot stress, demotivatie en het verlies van waardevolle krachten. Gelukkig bieden luistersessies een krachtige oplossing om deze communicatiekloof te overbruggen en een omgeving te creëren waarin werknemers zich gehoord en gewaardeerd voelen. Want wie gehoord wordt, krijgt vleugels.
Stressfactor: gebrek aan feedback
Een recent onderzoek van Page Personnel onthult dat, tegen de verwachtingen in, gebrek aan erkenning de grootste stressfactor op de werkvloer blijkt te zijn, gevolgd door de hoeveelheid werk. Een opvallende constatering is dat ruim de helft van de werknemers overweegt hun baan te verlaten vanwege stress, waarvan 20% dit daadwerkelijk doet. Voor werkzoekenden blijkt vooral een gebrek aan feedback een bron van stress te zijn, nog meer dan afgewezen worden.
Luisteren is geen rocket science
Deze bevindingen benadrukken het belang van een ondersteunende en communicatieve werkomgeving. Veel werkgevers richten zich vooral op het aantrekken van nieuw talent, maar bij Square Circle geloven we dat het actief inzetten op het behouden en betrokken houden van medewerkers even belangrijk is. Luistersessies zijn een effectieve manier om inzicht te krijgen in wat er speelt en het gebrek aan erkenning aan te pakken.
Luistersessies: meer engagement
Luistersessies zijn vertrouwelijke één op één gesprekken en/of groepsgesprekken met meerdere medewerkers die verschillende posities bekleden. Ze laten je toe om dieper in te gaan op hete hangijzers, drijfveren te ontdekken en eerste oplossingen op te werpen. Dat leidt enerzijds tot een hogere bewustwording bij management, HR en leidinggevenden en anderzijds tot meer engagement bij personeel. Een win-win!
Strategische communicatie
Door luistersessies te organiseren, krijg je als organisatie cruciale strategische inzichten over communicatie: “Weten we wat er leeft onder de mensen? Wat doen we om onze medewerkers te engageren? Hebben we de messaging voldoende voorbereid voordat we de communicatie uitrollen? Zijn de leidinggevenden klaar om de boodschap te communiceren?” Het is echter niet eenvoudig om deze vragen te beantwoorden als je er middenin zit. Daarom bieden we bij Square Circle praktische en strategische ondersteuning aan, met behoud van een helikopterview.
Ervaringen met luistersessies
Sinds meer dan 15 jaar luistersessies doen we luistersessie bij klanten vanuit telkens een andere invalshoek, zoals een peiling naar de naar weerstand bij strategische verandering of een verdieping van een medewerkersbevraging waar enkele belangrijke aandachtspunten uit voortkwamen. Een veel voorkomende reactie van de deelnemers is “Er wordt zodanig gefocust op de business dat er weinig tijd is voor een goed gesprek. Deze luistersessie is een zeer goed initiatief”. Luistersessies zijn inderdaad een eerste belangrijke stap in het creëren van een open en vertrouwelijke omgeving waarin werknemers hun stem kunnen laten horen en impact kunnen hebben op de organisatiecultuur.
Als jouw organisatie zich ervan bewust is dat er blinde vlekken kunnen zijn op de werkplek en niet echt weet hoe deze te ontdekken en wat vervolgens te doen, neem dan contact met ons op. We staan klaar om je te helpen beter te communiceren en je werknemers te versterken in hun groei.
door Katrien Decroos | mrt 19, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Strategie, Transformatie
Door economische omstandigheden en strategische motieven moest het Belgische e-commercebedrijf Unigro zijn activiteiten staken. CEO Yves Moens stond voor de uitdagende verantwoordelijkheid om stakeholders en medewerkers te informeren over de reorganisatie. Voor ondersteuning in hun crisiscommunicatie namen ze contact op met Square Circle.
Waarom besloot Unigro contact op te nemen met Square Circle?
“Om verschillende redenen moest Unigro zijn activiteiten stopzetten, wat resulteerde in een collectief ontslag van al onze medewerkers”, zegt Yves Moens. “In een eerste fase moesten we dit communiceren naar onze ondernemingsraad, onze werknemers en al onze andere stakeholders: klanten, arbeidsadministratie, partners, leveranciers en de media. Gezien onze onervarenheid met dit soort communicatie, de delicate aard ervan en het belang van timing, besloten we een beroep te doen op een externe expert.”
Hoe Square Circle ondersteuning bood bij crisiscommunicatie
Roadmap
Crisiscommunicatie gaat over het overbrengen van een verhaal, afgestemd op de zorgen en behoeften van de doelgroep. Daarom organiseerde Square Circle eerst een workshop om de stakeholders in kaart te brengen, te bepalen wat er aan elk van hen gecommuniceerd moest worden, welke kanalen gebruikt zouden worden en wie verantwoordelijk zou zijn voor de communicatie.
Crisiscommunicatie
Vervolgens ontwikkelden we het verhaal verder zodat het kon worden voorgelegd aan de ondernemingsraad in België. Na goedkeuring door het groepsmanagement en de arbeidsjurist, begonnen we met het creëren van de nodige communicatie-materialen, informatietools en documenten die het managementteam kon gebruiken om te anticiperen op vragen van belanghebbenden.
“Het was ongelooflijk belangrijk om het lokale managementteam bij het proces te betrekken”, zegt Katrien Decroos, crisiscommunicatie-expert bij Square Circle, “Als zij het verhaal begrijpen, kunnen ze het gemakkelijker doorgeven aan werknemers en anderen. Dat zou vertrouwen wekken. En vertrouwen was nodig, aangezien werknemers nog maanden na de aankondiging van het ontslag bij Unigro zouden moeten blijven werken.”
Mediatraining
Eens het verhaal van Unigro duidelijk was gedefinieerd, gaf Square Circle het managementteam van mediatraining, waarbij ze leerden hoe ze hun boodschap konden aanpassen aan de stakeholders en communicatiekanalen, en hoe ze de medewerkers in onzekere tijden dagelijks konden aansturen. Tot slot was Katrien Decroos op de dag van de aankondiging aanwezig op het hoofdkantoor van Unigro om de pers te ontvangen en toe te spreken. “We waren dankbaar dat we een partner in ons gebouw hadden die de pers kon ontvangen, begeleiden en hun vragen beantwoorden”, zegt Yves Moens. “Dat was heel gunstig voor het imago van ons bedrijf.”
Vond Unigro de communicatie geslaagd?
“We waren erg tevreden met het eindresultaat”, merkt Yves Moens op. “Onze boodschap was mooi op maat van elke stakeholder en dankzij een zeer gedetailleerd stappenplan was alles tot op de minuut gepland bij de aankondiging. Bovendien konden we met de begeleiding van Square Circle het vertrouwen van onze medewerkers behouden door effectieve communicatie, en de jarenlange reputatie van Otto Group, ons moederbedrijf, hoog houden.”
Zou Unigro de samenwerking met Square Circle aanbevelen?
“Absoluut”, zegt Yves Moens. “Hun aanpak was heel pragmatisch en dat vonden we geweldig. Ze beschikten over tools en templates die ze konden aanpassen aan ons project en bedrijf. Het bood houvast voor dit moeilijke proces. Voeg daarbij hun flexibiliteit en reactiesnelheid, hun bereidheid om alle vragen die we hadden direct te beantwoorden. Dat is zeer waardevol tijdens een communicatiecrisis waar timing alles is. Zonder Square Circle hadden we niet zo accuraat en professioneel kunnen communiceren.”
Welk advies zou Unigo andere bedrijven geven die een herstructureringsproces ondergaan?
“Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent”, suggereert Yves Moens. “Dat betekent jezelf omringen met de juiste partners om een communicatiestrategie en stappenplan te bepalen, zodat je de aankondiging van het ontslag adequaat kunt overbrengen aan de betrokken stakeholders. Dit soort voorbereiding kost natuurlijk tijd. In veel gevallen wil het hoofdkantoor dat de communicatie snel volgt, maar je kunt deze gevoelige boodschap maar één keer overbrengen. Gelukkig gaf de Otto Groep ons genoeg tijd om ons voor te bereiden. Haast je dus niet. Een genuanceerde boodschap kost tijd om op te stellen.”
Heb je ondersteuning nodig bij crisiscommunicatie? Square Circle heeft meer dan 25 jaar ervaring bij het voorbereiden, ontwikkeling en implementatie van een crisiscommunicatiestrategie bij herstructurering, reorganisatie en sluitingen. Square Circle geeft mediatraining aan de woordvoerders en traint de interne communicatoren in communicatie in onzekere tijden. Neem met ons contact op voor meer informatie.
door Katrien Decroos | feb 28, 2024 | Alle, communicatie, Strategie
Hoe zou je de persoonlijkheid van je bedrijf in een paar woorden omschrijven? En hoe zouden uw collega’s het omschrijven? Een bedrijf met een identiteit verbindt uw medewerkers en brengt hen op één lijn met uw algemene missie en visie. Square Circle biedt u interessante inzichten om te helpen bij het definiëren en implementeren van uw waarden.
Betrek je team bij het proces
Waarden moet je dragen als een pak, niet bewaren in een koffer die je alleen opent als je ze nodig hebt. Je omarmt waarden omdat ze persoonlijk betekenisvol zijn en omdat ze iets toevoegen aan de manier waarop je als team werkt. Ze moeten door iedereen in je bedrijf worden gedeeld om effectief te zijn. Daarom kunnen waarden niet top-down worden bepaald en moeten werknemers worden betrokken bij het creëren van waarden die werken.
Duidelijke en beperkte waarden creëren
Waarden geven vorm aan je bedrijfscultuur, hoe werknemers zich gedragen, hoe strategieën worden bepaald en hoe successen worden gevierd. Waarden moeten geleefd worden door je werknemers en tot uiting komen in hun dagelijkse interacties. Daarom is het belangrijk dat uw waarden duidelijk verwoorden wat er van uw werknemers wordt verwacht. Aarzel niet om uw waarden fundamenteel te herzien en betrek uw werknemers bij het proces om ze te (her)formuleren en deze verwachtingen te verduidelijken. U zult zien hoe stimulerend dit is!
Beperk het aantal waarden tot drie of vier. Een hoger aantal is moeilijk te vertalen naar specifiek gedrag, waardoor de kans groter is dat je werknemers er niet naar zullen leven. Heb je vijf of meer waarden? Bekijk ze kritisch, misschien overschat je de capaciteiten van je team.
Geef het goede voorbeeld en stimuleer het juiste gedrag
Waarden moeten top-down worden gepromoot, door er regelmatig over te praten tijdens teamvergaderingen. Door ze te gebruiken als kompas bij het evalueren van het gedrag van medewerkers. Door gepast gedrag te benadrukken en diegenen aan te spreken die je waarden niet in de praktijk brengen.
Het management speelt een sleutelrol bij het implementeren van de waarden van een bedrijf. Als leider moet je er dagelijks over nadenken en er regelmatig over praten. Als de waarden worden nageleefd, zijn werknemers gemotiveerder, meer betrokken en meer verbonden met het management, wat weer ten goede komt aan uw klanten, partners en stakeholders.
Hulp nodig bij het herzien of definiëren van uw bedrijfswaarden? Square Circle helpt medewerkers na te denken over waarden door middel van interactieve workshops. Door bottom-up te werken helpen we bij het definiëren van waarden en bijbehorend gedrag, waarbij we er altijd voor zorgen dat deze ook door het hoger management worden gedragen. Samen komen we tot duidelijke afspraken. Nieuwsgierig naar meer? Neem contact op.
door Katrien Decroos | feb 26, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Strategie, Transformatie
In een wereld vol ideeën en ambities ligt de basis van elke succesvolle onderneming in een duidelijk doel, samengevat in de drie-eenheid van missie, visie en waarden. Maar wat is een sterke visie en missie en hoe definieer je die? Square Circle biedt strategisch advies om je op weg te helpen met een winnende strategie.
Laat ‘missies’ over aan het leger en James Bond
Een goede raad: vervang de term ‘missie’ door ‘reden van bestaan’. Vraag je receptioniste wat de reden van bestaan is van haar job en ze zal het kunnen beantwoorden. Vraag naar haar missie en ze zal je waarschijnlijk verbijsterd aanstaren. Hetzelfde geldt voor je werknemers. Een reden van bestaan geeft betekenis aan hun werk. Het is de reden waarom je activiteit is gecreëerd en je organisatie bestaat. Zonder wortels weten we niet waar we vandaan komen en nog minder waar we naartoe kunnen.
Een reden van bestaan hoeft niet uniek te zijn. Mensen voeden is het kerndoel van veel voedingsbedrijven. Het jouwe kan zijn om mensen gezond en duurzaam te voeden. Wat jou echter uniek maakt, is hoe je dit kerndoel vertaalt in een krachtige visie: wat voor bedrijf wil je worden? Zonder kerndoel kan er geen visie zijn.
Bereid je voor op de toekomst met een sterke visie
Een sterke visie kan een saaie strategie veranderen in een scorende strategie. Het beschrijft hoe je bedrijf reageert op technische, technologische of maatschappelijke evoluties – denk aan uitdagingen zoals klimaatverandering of de opkomst van AI – en welke kansen ze je bedrijf bieden.
Pijlers identificeren
De eerste stap is het bepalen van de pijlers van je visie: welke gebieden bepalen de evolutie van je activiteiten? Voor een bouwbedrijf kunnen dit ontwikkelingen zijn op het gebied van civiele techniek, de mogelijkheid om complexere constructies te bouwen of om de veiligheid te waarborgen.
Doelen definiëren
Vervolgens moeten voor elk van de pijlers sterke en ambitieuze doelen worden gedefinieerd, het soort waar je kippenvel van krijgt, dat je enthousiast maakt en motiveert. Deze doelen kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Om je een voorbeeld te geven, het volgende is een doel geformuleerd door een Amerikaanse fabrikant van beton:
“Over 10 jaar produceren we bouwkundige en civieltechnische constructies die 2 keer zo sterk en 2 keer zo duurzaam zijn en de helft zo duur – zowel qua bouw als qua onderhoud – als die van vandaag. We zullen ze ook twee keer zo snel bouwen.”
Vertrouw op je team
Pijlers kunnen worden gedefinieerd door je management. Voor specifieke doelen raden we aan om te vertrouwen op de kennis en creativiteit van je team. Verdeel je medewerkers in kleine werkgroepen en laat ze deze pijlers bespreken en analyseren en doelen definiëren voor een periode van 3 jaar, 10 jaar of meer, afhankelijk van je type markt. Je zult versteld staan van wat ze kunnen bedenken.
Een visie ontwikkelen is fascinerend werk. Het dwingt je om je bedrijf in de toekomst voor te stellen, om in te spelen op de huidige ontwikkelingen in de wereld en om met gedurfde ideeën te komen. Er ontbreekt echter één belangrijk ingrediënt om je visie te implementeren: je bedrijfswaarden.
door Katrien Decroos | jan 25, 2024 | Alle, Risico - Crisis, Strategie
Aanmodderen in 2024 … en verder?
Het ‘aanmodderen’ in bedrijven is het resultaat van een lauw menselijk beleid. Bij de medewerkers is het een verdedigingsmechanisme. Van mensen die aan den lijve ondervinden dat ze niet echt meetellen in het verhaal.
Het aanmodderen zorgt ervoor dat bedrijven doodgewoon worden. Dood en gewoon.
Dood: niet dat er geen producten worden gemaakt of geen diensten worden verleend. Het gaat hier eerder over het feit dat interne problemen en uitdagingen op een voorspelbare manier niet of onvoldoende aangepakt worden.
Medewerkers en leiding ondergaan hun werk met een collectief onvermogen om zichzelf en hun structurele problemen te overstijgen. Dit wordt dikwijls geuit via de uitdrukking ‘bij ons is dat altijd zo’.
Gewoon: in gewone bedrijven zoeken de medewerkers hun inspiratie, verwondering en levensprikkels hoofdzakelijk buiten hun organisatie. Hun energie, creativiteit en ‘drive’ zijn dan ook eerder voor de buitenwereld bestemd.
Dit wordt elke maandag geuit via alle toffe weekend-momenten die collega’s aan elkaar vertellen, waarbij al gelonkt wordt naar de volgende vrijdagnamiddag.
Doodgewone bedrijven zijn niet allemaal grijze muizen.
Ook hedendaagse ‘hippe’ organisaties kunnen doodgewoon worden. Ze worden plots niet meer relevant voor de talentvolle medewerkers. En als ze irrelevant worden voor de medewerkers, worden ze ook irrelevant voor de klanten en de aandeelhouders.
Daartegenover staan actievere en meer inventieve bedrijven. Ze hebben dezelfde problematieken als andere bedrijven maar ze doen er iets aan. Elke dag. Samen aan de slag.
Misschien is het tijd om even zelf uit te maken hoe jij dit ervaart in jouw organisatie? En wat je er aan kan doen? Hier volgen alvast een aantal ingrediënten die bijdragen tot een geslaagd actiever en inventiever leven voor jouw organisatie.
Verwondering: Hoe vaak ben je in 2023 naar huis gegaan met een verwonderde blik over wat jouw bedrijf, jouw team of jouw collega’s hebben verwezenlijkt?
Gevoel: als je even het voorbije jaar overloopt voor jezelf, welk gevoel (welke gevoelens) komt (komen) er in jou op?
Inspiratie : hoeveel medewerkers of collega’s hebben jou het voorbije jaar gezegd dat je hun geïnspireerd hebt in hun job? En hoeveel mensen hebben jou geïnspireerd?
Actie: acties zijn er om problemen op te lossen, om vooruit te gaan als bedrijf, om als een ‘levend organisme’ evoluties op de markt aan te kunnen gaan. Hoe scoort jouw organisatie (op 10) in het succesvol realiseren van acties, wat ze ook mogen zijn?
Durf: hoeveel keer in 2023 heb je echt durf moeten tonen om iets te bekomen of te realiseren? Zou je akkoord gaan met de stelling dat ‘durven’ in jouw organisatie loont?
Helderheid: hoe scoort de helderheid van de visie en de strategie op 10? Kan je verschillende momenten benoemen waar je verhelderend bent geweest voor jouw collega’s/team in 2023?
Openheid: hoe open of kritisch mag je zijn tegenover de leiding en collega’s in jouw organisatie? Altijd? Af en toe? Zelden of nooit?
Inbreng: verwacht je van jouw team dat ze zelf met initiatieven komen? En komen die er wel?
Erkenning: wat wordt er binnen jouw organisatie specifiek en voldoende erkend bij de medewerkers?
Fierheid: zou je bereid zijn om de hele volgende zomer rond te lopen met (hippe) T-shirts waarop het logo van jouw organisatie prominent aanwezig is?
De neiging om aan te modderen is een sluipend gif. Door er attent voor te zijn kan je er iets aan doen. Beginnend aan de top. Hou de organisatie relevant voor de leiding en de medewerkers. Ze zullen hun organisatie relevant maken voor de klanten en de aandeelhouders.
