In onze vorige blog over luistersessies hebben we benadrukt hoe cruciaal het is om oprecht te luisteren naar medewerkers. Of het nu gaat om het verkennen van topics die naar boven zijn gekomen in de medewerkersenquête of het onderzoeken van een onderstroom van ontevredenheid en weerstand tegen verandering, luistersessies vormen een belangrijke stap. Maar zodra deze sessies zijn afgerond, begint pas het echte werk. Luisteren alleen is immers niet genoeg. De vraag is: wat doe je met de inzichten die uit deze gesprekken zijn voortgekomen? En nog belangrijker, hoe zet je deze inzichten om in concrete actieplannen die echte verandering teweegbrengen?
Problemen identificeren
Het startpunt is het identificeren van de kernproblemen. Bij Square Circle hanteren we een aantal cruciale “hefbomen” die we standaard meenemen in onze analyse. Deze hefbomen vormen de bouwstenen voor het ontwikkelen van doeltreffende actieplannen. In onze ervaring zijn dit de drie belangrijkste:
1. Organisatiestructuur: Hoe is de organisatie gestructureerd? Een complexe matrixstructuur kan bijvoorbeeld leiden tot communicatieproblemen en een gebrek aan transparantie tussen managementlagen.
2. Communicatie: Hoe verloopt de communicatie binnen de organisatie? Zijn medewerkers in staat om gemakkelijk informatie te vinden en te delen? Is er een cultuur van openheid en oprechte luisterbereidheid? Een inefficiënt communicatiesysteem en een gebrek aan verbondenheid in communicatie kunnen frustratie en demotivatie onder medewerkers veroorzaken.
3. Strategie: Zijn de strategische doelen van de organisatie duidelijk gecommuniceerd? Biedt de organisatie voldoende mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers?
Hefbomen rapporteren
De volgende stap is het rapporteren van de hefbomen aan het managementteam. Maar hoe breng je de zorgen van de medewerkers over? De ervaring leert ons dat dit best niet alleen in managementtaal gebeurt, maar ook met de letterlijke bewoording van de medewerkers zelf. Zinnen zoals “Niemand durft een vraag te stellen, want er komt toch nooit een antwoord” komen veel sterker binnen dan algemene beschrijvingen en hebben hierdoor een grotere impact. Uiteraard dient de privacy van medewerkers gegarandeerd te worden door alle data te anonimiseren.
Valkuilen bij de analyse van luistersessies
Het is belangrijk om te erkennen dat er valkuilen kunnen zijn bij de analyse van luistersessies. Als (HR) manager kan je een tunnelvisie hebben, wat begrijpelijk is als je werkzaam bent in de eigen organisatie. Ook reacties zoals defensiviteit en ongeloof komen vaak voor. Daarom is het nuttig om met een externe, neutrale partner zoals Square Circle samen te werken. Het onpartijdige karakter is belangrijk om tot de kern van het probleem (of problemen) te komen, omdat medewerkers dan vrijuit kunnen spreken. Maar ook de terugkoppeling kan het best zo neutraal mogelijk gebeuren.
Actieplan maken
De luistersessies en de rapportage geven een gefundeerde basis om concrete actieplannen op te maken en de gewenste veranderingen te realiseren. De actiepunten kunnen te maken hebben met communicatie, persoonlijke ontwikkeling van mensen, strategische keuzes, … Bij Square Circle helpen we organisaties bij elke stap van dit proces, van probleemanalyse tot implementatie van het actieplan. Op maat van mensen communiceren is telkens de rode draad. Hoe je dit goed aanpakt, bespreken we in de volgende blog over messaging.
Als jouw organisatie zich ervan bewust is dat er blinde vlekken kunnen zijn op de werkplek en niet echt weet hoe deze te ontdekken en wat vervolgens te doen, neem dan contact met ons op. We staan klaar om je te helpen beter te communiceren en je werknemers te versterken in hun groei.