Dans notre blog précédent sur les sessions d’écoute, nous avons souligné à quel point il est crucial d’écouter sincèrement les collaborateurs. Qu’il s’agisse d’explorer les sujets soulevés dans l’enquête auprès des collaborateurs ou d’explorer un courant sous-jacent d’insatisfaction et de résistance au changement, les sessions d’écoute constituent une étape importante. Mais ce n’est qu’une fois ces séances terminées que le véritable travail commence. En effet, l’écoute seule ne suffit pas. La question est de savoir ce que l’on fait des connaissances acquises au cours de ces conversations. Et surtout, comment transformer ces informations en plans d’action concrets qui entraînent un véritable changement ?
Identifier les problèmes
Le point de départ consiste à identifier les questions essentielles. Chez Square Circle, nous utilisons un certain nombre de « leviers » cruciaux que nous incluons dans notre analyse en tant que norme. Ces leviers constituent les éléments de base pour l’élaboration de plans d’action efficaces. D’après notre expérience, voici les trois plus importants :
1. Structure organisationnelle : comment l’organisation est-elle structurée? Par exemple, une structure matricielle complexe peut entraîner des problèmes de communication et un manque de transparence entre les différents niveaux de gestion.
2. La communication : Comment se déroule la communication au sein de l’organisation? Les collaborateurs peuvent-ils trouver et partager facilement des informations? Existe-t-il une culture d’ouverture et d’écoute véritable? Un système de communication inefficace et un manque de communication connectée peuvent entraîner la frustration et la démotivation des collaborateurs.
3. Stratégie : les objectifs stratégiques de l’organisation sont-ils clairement communiqués? L’organisation offre-t-elle suffisamment d’opportunités de développement personnel et professionnel aux collaborateurs?
Leviers de reporting
L’étape suivante consiste à signaler les leviers à l’équipe de direction. Mais comment transmettre les préoccupations des travailleurs ? L’expérience nous apprend qu’il est préférable de le faire non seulement dans le langage de la direction, mais aussi dans le langage littéral des collaborateurs eux-mêmes. Des phrases telles que « Personne n’ose poser de question parce que, de toute façon, il n’y aura jamais de réponse » sont beaucoup plus percutantes que des descriptions générales et ont donc plus d’impact. Bien entendu, la vie privée des collaborateurs doit être garantie par l’anonymisation de toutes les données.
Les pièges de l’analyse des sessions d’écoute
Il est important de reconnaître que l’analyse des sessions d’écoute peut comporter des pièges. En tant que responsable (RH), vous pouvez avoir une vision étroite, ce qui est compréhensible si vous travaillez dans votre propre organisation. Des réactions telles que la défensive et l’incrédulité sont également courantes. C’est pourquoi il est utile de travailler avec un partenaire externe et neutre tel que Square Circle. L’impartialité est importante pour aller au cœur du problème (ou des problèmes), car elle permet aux collaborateurs de s’exprimer librement. Mais il est également préférable que le retour d’information soit aussi neutre que possible.
Élaborer un plan d’action
Les sessions d’écoute et les rapports fournissent une base solide pour l’élaboration de plans d’action concrets et la mise en œuvre des changements souhaités. Les points d’action peuvent concerner la communication, le développement personnel des personnes, les choix stratégiques, etc. Chez Square Circle, nous aidons les organisations à chaque étape de ce processus, de l’analyse du problème à la mise en œuvre du plan d’action. La communication sur mesure est toujours le fil conducteur. Nous verrons comment le faire correctement dans le prochain blog sur la messagerie.
Si votre organisation est consciente de l’existence d’angles morts sur le lieu de travail, mais qu’elle ne sait pas vraiment comment les découvrir et ce qu’il faut faire ensuite, contactez-nous. Nous sommes prêts à vous aider à mieux communiquer et à donner à vos collaborateurs les moyens de se développer.