door Katrien Decroos | nov 27, 2023 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen
Jaarlijks naar het medewerkersengagement peilen via een enquête is in vele bedrijven een vaste waarde. Een goede zaak, als je met deze enquête op een serieuze manier aan de slag gaat. Deze blog deelt de do’s-and-don’ts van een gedragen employee engagement survey. Waardevol leesvoer voor management, hr en iedereen die leidinggeeft.
Engagement survey? Een goed idee!
Geëngageerde en loyale medewerkers zijn de beste ambassadeurs voor elke organisatie. Niet verwonderlijk dat de engagement survey bij tal van middelgrote tot grote bedrijven ingeburgerd is. Er zijn heel wat aanbieders op de markt die het uitsturen van een engagementvragenlijst naar al jouw medewerkers vrij eenvoudig maken en die je inzichtelijke rapporten bezorgen over de resultaten.
Maar hoe ga je hierbij best te werk? Hoe haal je het maximale uit deze bevraging?
Bezint eer ge begint
Een bevraging van het personeel creëert verwachtingen. Je biedt medewerkers de gelegenheid om hun stem te laten horen, hun tevredenheid en betrokkenheid uit te drukken en eventuele zorgen of suggesties te delen. Logisch dus dat zij verwachten dat met hun input iets gedaan wordt. Denk hier vooraf over na. Een veelvoorkomende valkuil is om uitsluitend human resources aan te stellen om te bouwen aan engagement. Nochtans is engagement realiseren niet enkel het werk van hr. Betrokkenheid waarmaken is een werk van iedere dag en heeft meer slagkracht via directe leidinggevenden, mét behulp van hr.
Communicatie en maatwerk als accelerators
Een tijdige en duidelijke communicatie over de engagement survey met een goede kadering is noodzakelijk om impact te genereren. Eén mailtje, vaak centraal verstuurd, dat oproept om de survey in te vullen, zal minder respons krijgen dan wanneer de vragenlijst extra wordt gekaderd en gemotiveerd door de rechtstreekse leidinggevende, op een teammeeting bijvoorbeeld of via een extra berichtgeving.
Kan ik mijn bedenkingen anoniem delen? Wat gebeurt er met mijn antwoorden na afloop van de vorige survey. Hoe worden we op de hoogte gesteld over de resultaten? Dit zijn enkele vragen die je best beantwoordt in je begeleidende communicatie bij het uitsturen van de enquête.
De resultaten zijn beschikbaar, wat nu?
Management steekt de koppen bij elkaar en selecteert enkele weloverwogen acties. Gedreven om van resultaat naar actie te gaan, vergeet men soms goed terug te koppelen naar de medewerkers: Wat waren de voornaamste resultaten van de engagement survey? Wat hebben wij daar als management uit geleerd? Welke zijn de resultaten waar we al mee aan de slag willen gaan of de acties die we al geïdentificeerd hebben?
Wie het maximale uit zijn employee engagement survey wenst te halen, gaat nog een stap verder en betrekt de medewerkers zelf op een actieve manier bij het werken met de surveyresultaten: Ga als leidinggevende in dialoog over de resultaten van het eigen team, vraag extra duiding, laat teamleden zelf suggesties doen of stel kleine werkgroepjes samen rond bepaalde thema’s.
Say what you do, and do what you say
Naast een paar “quick fixes” die je snel kan uitvoeren en die wellicht goed zichtbaar zijn voor iedereen, wordt er ook werk gemaakt van zaken die meer tijd vragen en misschien minder zichtbaar zijn. Medewerkers vragen zich dan vaak af waar de survey toe geleid heeft en als dit voor hen niet duidelijk is, dan verdwijnt de zin om een volgende keer de
stem te laten horen. Square Circle benadrukt daarom het belang van communicatie en vervolgcommunicatie. “Say what you do, and do what you say”. Koppel terug over genomen of lopende acties, durf ook afbakenen, waar kan je niet op in gaan bijvoorbeeld? Blijf waar mogelijk medewerkers betrekken en versterk zo systematisch het engagement voor jouw bedrijf.
De senior hr- en communicatie-experten van Square Circle zijn alvast beschikbaar om je hr, communicatie en leidinggevenden te versterken binnen dit kader, en zo van je volgende editie een succes te maken.
Contacteer Square Circle >>
Luistersessies die afstand verkleinen en betrokkenheid vergroten
Square Circle verdiept je employee engagement survey met luistersessies. Vertrouwelijke groepsgesprekken met meerdere medewerkers die verschillende posities bekleden ter voorbereiding of na afloop van de enquête. Ze laten je toe om dieper in te gaan op hete hangijzers, drijfveren te ontdekken en eerste oplossingen op te werpen. Onze ervaring leert dat luistersessies meer betekenis geven aan enquêteresultaten. Dat leidt enerzijds tot een hogere bewustwording bij management, hr en leidinggevenden en anderzijds tot meer engagement door personeel. Een win-win!
door Katrien Decroos | okt 18, 2023 | Alle
Vanuit welke overtuiging bouwt Square Circle de unieke brug tussen hr en communicatie? Wat maakt ons zowel een expertisecentrum als een vertrouwde sparringspartner voor professionals? Partners Katrien Decroos en An Dewaele schuiven aan tafel voor een exclusief dubbelinterview over de onderscheidende factoren van Square Circle. Een inspirerend gesprek op maat van corporates, kmo’s en experten die hun mensen en hun communicatie (verder willen) prioriteren.
Dag Katrien, dag An! Laten we 21 jaar terug in de tijd gaan. Met welke missie werd Square Circle opgericht in 2002?
Katrien: “Square Circle werd gestart met als doel mensen te engageren om mee te groeien met de veranderende context binnen hun bedrijf. Communicatie en hr zijn daartoe de ideale hefbomen. Het is cruciaal bij veranderingen om leidinggevenden en medewerkers mee te krijgen. Stappen ze niet aan boord, dan blijft de gehoopte change of transformatie uit.Wat is het potentieel dat in de verandering schuilt? Wij helpen de vertaalslag maken van high-level plannen naar een effectieve realisatie op de werkvloer. Anno 2023 doen we in essentie hetzelfde als bij de start: onze klanten ondersteunen bij verandering.”
An: “Tijdens de kennismaking met Katrien in 2021 werd me snel duidelijk dat de missie van Square Circle uniek is en nog altijd actueel.Meer dan ooit is er vandaag nood aan aandacht voor de factor mens in de businesswereld. Het zijn niet de processen die ervoor zorgen dat de bedrijfsdoelstellingen behaald worden. Het is net omgekeerd, mensen brengen bedrijven in beweging en helpen resultaten neer te zetten. Daardoor blijft een focus op communicatie en hr onontbeerlijk.”
Drie uiteenlopende doelgroepen kunnen jullie expertise inschakelen: grote ondernemingen, kmo’s en experten. Vanwaar die keuze?
Katrien: “De onderverdeling is organisch voortgevloeid uit de bedrijven die we de voorbije + 20 jaar bediend hebben. Wat we doen, beperkt zich immers niet tot één type bedrijf. Ongeacht de grootorde loont het de moeite om change op een onderbouwde en menselijke manier te initiëren en begeleiden.”
An: “Klopt. We willen een meerwaarde bieden bij de organisaties die ons inschakelen. In grote firma’s zien we bijvoorbeeld dat er meestal wel ondersteunende structuren en processen aanwezig zijn. Ook de experten zijn vertrouwd met de materie. Toch zoeken beiden ons op voor bijkomende expertise of capaciteit en ervaring. Kmo’s daarentegen zijn vaker zoekende. Wanneer een probleem zich stelt, kunnen we er met onze ervaring reeds met kleine acties grote verschillen maken.”
Square Circle heeft een uniek sellingpoint. Kunnen jullie de kracht van communicatie én hr toelichten?
Katrien: “Elke business draait om mensen, want iedere onderneming wil resultaten boeken. Je kunt geen doelstellingen behalen zonder mensen. In die optiek heb je er alle baat bij dat je medewerkers, van manager tot uitvoerend talent, hun job op de best mogelijke manier doen. Personeel is geen machine, je hebt geen passende oplossing die voor iedereen toepasbaar is. Het vraagt tijd en aandacht om mensen gemotiveerd te maken en te houden. Wat drijft hen? Welke tools en middelen zijn geschikt om die drivers te activeren? Square Circle combineert de beide domeinen die dat verwezenlijken, namelijk communicatie en hr.”
An: “We bieden de optelsom van communicatie-expertise en hr-praktijken, voor ons een evidentie combinatie voor succes. Maar als we onze klanten en onze nieuwste expert, Helena Schalenbourg, op hun woord mogen geloven, is dit toch wel een bijzondere mix. Wanneer wij bijvoorbeeld een bedrijf begeleiden bij de aankondiging van een nieuwe bedrijfsstructuur of reorganisatie, dan zorgen wij niet enkel voor de juiste messaging, maar we bekijken het volledige proces voor de aankondiging vanuit de bril van de leidinggevenden en de medewerkers. We bereiden het leadership voor om de aankondiging op de meest optimale manier te doen en om aandacht te hebben voor de nazorg. Wanneer een team bijvoorbeeld afgeslankt wordt, is het werk niet gedaan nadat de medewerkers het bedrijf verlaten hebben. Ook de achterblijvers gaan door een veranderingsproces. Hier moet je aandacht aan besteden.”
Als jullie vandaag mochten tekenen voor de toekomst, wat wensen jullie dan voor Square Circle? Dromen mag!
Katrien: “Goh! (lacht) Dat is geen eenvoudige vraag om een antwoord op te formuleren. Of toch, ik apprecieer het enorm als klanten die we in het verleden hebben ondersteund de weg naar ons terugvinden. Ik hoop in de toekomst nog meer van die sterke samenwerkingen uit te bouwen en te onderhouden. Mijn ambitie: top of mind blijven bij organisaties en leidinggevenden die op zoek zijn naar een pragmatische aanpak rond communicatie en HR gerelateerde problematieken. Kortom, verder een expertisecentrum en een betrouwbare sparringspartner zijn voor professionals.”
An: “Ik sluit me daarbij aan, onze rode draad is altijd om ‘a house of people and communication practises’ te zijn. Bijkomend kijk ik ernaar uit de kennis die we vandaag aanreiken via begeleiding ter plaatse in tools te gieten die meteen inzetbaar zijn. Nu valt of staat het succes soms met onze aanwezigheid, terwijl we veel van onze jarenlange ervaring, sectorknowhow en mensenkennis kunnen uitbreiden naar hands-on oplossingen die iedere onderneming met diezelfde vragen kan toepassen. Zonder op dit moment al te veel te willen blootgeven, zijn we volop aan het bouwen aan een ondersteunende tool bij changetrajecten die de klant zelf zal kunnen inzetten tijdens het proces en hier zelfstandig mee aan de slag zal kunnen gaan.”
De toekomst is veelbelovend, zoveel is zeker! Bedankt voor het leerrijke gesprek, Katrien en An.
Wens je jouw organisatie soepel door een verandering te loodsen? Je teams of medewerkers te sterken via opleidingen op maat? Neem contact op en ontvang vrijblijvend extra informatie.
Contacteer Square Circle >>
Square Circle, het verhaal achter de naam
Voor onze bedrijfsnaam putten we inspiratie uit de Chinese mythologie. Daar staat een vierkant symbool voor de aarde, waar we ons bevinden, en een cirkel voor het verhevene, waar we naar streven. Het werkterrein van Square Circle is het gecompliceerde, maar boeiende krachtveld daartussen. Hoe kunnen we verbeteren? Wat is er nodig om een betere versie van onszelf, onze organisatie en onze teams te realiseren? Sommigen beschouwen het logo dan weer als een knipoog naar ‘ondernemingen die vierkant draaien’. Een vrije interpretatie die ook te verdedigen valt.
door Katrien Decroos | dec 10, 2022 | Alle, communicatie
Rudy Coenen vervoegt het team van Katrien Decroos, An Dewaele en Ludovic Goethals met een communicatie-expertise gevormd door 20 jaar ervaring in toonaangevende bedrijven in diverse sectoren zoals het bankwezen, verzekeringen, vermogensbeheer, de publieke sector, opleiding, energie en verenigingen.
Met een carrière gekenmerkt door diversiteit, heeft Rudy alle finesses van bedrijfscommunicatie kunnen omarmen. Rudy bekleedde verschillende functies die verband houden met communicatie in brede zin, tot de eindverantwoordelijkheid van een communicatieafdeling. Hij stelt zijn knowhow ten dienste van ondernemingen die een constructieve dialoog willen aangaan met al hun stakeholders.
Bij Square Circle zal Rudy zijn talenten gebruiken om bedrijven die voor veranderingen en transformaties staan te helpen bij het ontwikkelen van boeiende en menselijke communicatie met bijzondere aandacht voor uitwisseling, transparantie en relationele aspecten. Hij zal ook actief deelnemen aan de door Square Circle en door hemzelf tijdens zijn loopbaan ontwikkelde opleidingsprogrammas op het gebied van communicatie.
Rudy Coenen: “Wat mij aantrok in Square Circle, naast de solide expertise van de partners, was de geïntegreerde aanpak van Human Resources en Communicatievraagstukken. Uitgaande van een situatie, een project of een behoefte met betrekking tot de menselijke factor in het bedrijf, ontwikkelt Square Circle een complete oplossing die de typische HR- of communicatieaspecten op een volledig geïntegreerde manier omvat, in overeenstemming met de behoeften van de klant. Een dergelijke aanpak is veel doeltreffender dan de traditionele aanpak waarbij HR- of communicatiedeskundigen of consultants elk hun eigen weg gaan.”
door Katrien Decroos | nov 22, 2022 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen
Square Circle, ofwel hét huis met praktische expertise op het vlak van management, HR en communicatie, werkt al 20 jaar nauw samen met een bedrijfswereld in verandering. Van transformatieprojecten, sterk leiderschap en bedrijfscultuur, tot preventie en beheer van crisissen; telkens werken ze vanuit een geïntegreerde en praktijkgerichte aanpak mee aan het realiseren van de ambities van de bedrijven van morgen.
In de afgelopen 20 jaar stootte Square Circle bij heel wat bedrijven op dezelfde noden: medewerkers in beweging brengen en overtuigen om veranderingen op een constructieve manier aan te pakken.
“Vaak zien we dat communicatie slechts één aspect van de problematiek is. People Management en HR zijn minstens even belangrijk bij de continue veranderingen waarmee een bedrijf geconfronteerd wordt”, geeft Katrien Decroos aan. Zelf adviseert ze al meer dan 25 jaar organisaties bij het beheren hun communicatie bij bedrijfsontwikkelingen en transformatieprocessen, en dat samen met Ludo Goethals. Sinds het prille begin vormen beiden de basis van Square Circle.
Maar al te vaak heerst bij het management het idee dat communicatie simpelweg woorden zijn die je top down uit. Dat een woord een mentaal beeld creëert, wordt vaak vergeten. “Wij helpen het management bij het spreken van een taal met rationele én emotionele elementen, want net dat laatste brengt mensen in beweging. Communicatie start vanuit de beleving van mensen en dient altijd dicht bij hun leefwereld te staan”, aldus Ludo Goethals.
Square Circle kiest dan bewust voor een aanpak van partnership en coaching en streeft ernaar het bedrijf werkelijk in de praktijk bij te staan en waar nodig te ontzorgen.
Tegelijkertijd vraagt het tijd om mensen en bijgevolg hele bedrijven in beweging te brengen. Vaak is het management al langere tijd met een specifieke verandering bezig en er kan niet verwacht worden dat werknemers even snel mee zijn. “Durven aantonen dat tijd nemen écht nodig is, is één van onze uitdagingen”, zegt Katrien Decroos.
In 2021 kwam er een derde partner bij. An Dewaele maakt al 30 jaar carrière in de HR-sector. “Met An mee aan boord, beschikken we over een nog bredere basis om bedrijven te helpen vanuit een geïntegreerde expertise, waar communicatie en HR samenkomen”, geeft Ludo Goethals aan.
Bedrijven kloppen aan bij Square Circle met de vraag om het bedrijf, managers en medewerkers te begeleiden, niet alleen bij grote veranderingen of wanneer een crisis zich voordoet, maar ook bij positieve trajecten.
An Dewaele: “Het beste is om als partner mee in een project van een bedrijf te stappen. Op die manier leert en evolueert de organisatie en kunnen ze daarna zelf met deze inzichten aan de slag. In de toekomst willen we vaker sparringpartner kunnen blijven voor de CEO of het management van organisaties. Met bepaalde bedrijven hebben we die band al, maar we zijn zeker dat we onze rol daarin nog kunnen vergroten; we voelen dat daar nood aan is. Steeds meer willen we het huis zijn waar je eenvoudigweg kan binnenkomen, waar wij naar de problematiek luisteren, en daarna flexibel mee kunnen denken en werken vanuit onze expertise in HR en in communicatie. Er is een evolutie merkbaar, een nood en drang naar een meer geïntegreerde aanpak, en dat is precies wat wij met Square Circle kunnen aanbieden.”
Copyright tekst: HR Square
Voorbij het woord alleen: een blik op de toekomst bij Square Circle
door Katrien Decroos | nov 2, 2022 | Alle, communicatie, Strategie, Transformatie
Victor wil een aantal veranderingen in zijn afdeling aankondigen. Hij heeft uren besteed aan de voorbereiding van 58 slides om de doelstellingen uiteen te zetten, de nieuwe structuur uit te leggen en de beweegredenen voor de verandering scherp te stellen. Kortom, Victor is zeer tevreden over zijn presentatie en zijn baas ook.
Op de dag van de aankondiging hebben de medewerkers van Victor geluisterd. In een oorverdovende stilte.
Stilte, de eerste vorm van verzet
Victor is in de weken die volgden zijn project blijven “verdedigen”. Altijd met dezelfde woorden, dezelfde ideeën, dezelfde concepten.
Zes maanden later is het project nog steeds niet operationeel. Drie werknemers zijn vertrokken. Er zijn nog steeds gaten in de structuur. Niets gaat goed. Het moreel van de troepen is laag. En Victor denkt er ook serieus over om het bedrijf te verlaten. ‘Ze willen niet veranderen’, zei hij tegen zijn baas. ‘Ze willen het niet begrijpen’. ‘Ze verzetten zich’.
Woorden en cijfers
De presentatie van 3.400 woorden, 27 tabellen en grafieken heeft blijkbaar de medewerkers niet overtuigd. Erger nog, ze heeft twijfel gebracht bij de werknemers. Want het verhaal dat Victor vertelde ging over hem, het management en het bedrijf. Niet over zijn eigen medewerkers zelf. Ze hebben zich van meet af aan uitgesloten gevoeld.
De dag van de presentatie nam het project meteen een slechte wending. Wat volgde is de kroniek van een voorspelde mislukking.
Victor wist niet:
- Dat woorden mentale beelden creëren, geproduceerd door onze hersenen…
- Dat alleen sterke mentale beelden, die in ons resoneren, ons doen ‘bewegen’…omdat ze een beroep doen op ons verstand, maar ook op de emotie die we voelen
- Dat een door werknemers goed beleefde emotie de deur opent naar vertrouwen en betrokkenheid, een vereiste voor elke verandering
- Dat de meeste ‘management’ woorden die gewoonlijk in communicatie tijdens transformaties worden gebruikt, niet kunnen overtuigen door hun gebrek aan inhoud en menselijk gevoel: kortom, ze creëren niet de mentale beelden die effect zullen hebben.
Overtuigen is woorden laten spreken
Victor heeft zich opgegeven voor een cursus ‘overtuigende communicatie’. Hij wil leren hoe hij de woorden kan gebruiken die de juiste mentale beelden oproepen om werknemers bij veranderingen te betrekken. Kortom, hij wil leren communiceren voor hen, niet voor zichzelf.
Hij is bereid zijn klassieke manager ‘lexicon’ voor goed te verlaten omdat het niet werkt. Uitgaande van wat zijn medewerkers voelen, zal hij zich concentreren op de ‘zinvolle’ woorden, de mentale beelden die zijn team kunnen doen evolueren.
Kortom, Victor zal leren overtuigend communiceren!
Hij heeft zichzelf tot taak gesteld de volgende veranderingsmissie tot een succes te maken. Omdat hij van werkgever is veranderd. En er wacht hem een groot transformatieproject.
Als u in uw beroepsleven moet communiceren, maak dan de Victor in u wakker… u zult versteld staan van het resultaat!
door Katrien Decroos | mrt 29, 2022 | Alle, communicatie, Strategie, Transformatie
Antonissen Development Group is een dynamische vastgoedgroep die stedelijke locaties met uitzonderlijk potentieel selecteert en de voorkeur heeft om bestaande panden te transformeren in hoogwaardige, moderne gebouwen die voor iedereen toegankelijk zijn.
De onderneming wenst haar groei te ondersteunen door zich op de markt te onderscheiden met een dynamische visie op haar activiteit. Maar dat is niet alles. Antonissen wil al haar medewerkers bij deze oefening betrekken namelijk de ontwikkeling van een motiverende bestaansreden (de ‘missie’), een inspirerende visie en sterke bedrijfswaarden.
Een uitdaging?
Het betrekken van alle personeelsleden bij een dergelijk project lijkt op het eerste gezicht een utopie. Toch is de onderneming erin geslaagd dit met uitstekende resultaten te bereiken. Na twee dagen werken in kleine groepen waren alle doelstellingen bereikt.
Welke lessen kunnen uit dit proces worden getrokken?
Is het zinvol om het personeel te betrekken bij het creëren van een visie? Is dat niet de taak van het management?
Betrokkenheid van alle medewerkers is een onbetwistbare troef, zoals de ervaring telkens weer aantoont. In deze case konden we het voltalige team van 30 personeelsleden in één workshop samen aan het werk zetten. Voor grotere organisaties bevelen wij aan om ook buiten het strikte kader van het management te treden door gemengde werkgroepen te organiseren die de verschillende lagen van het bedrijf weerspiegelen. Ook hier zijn de resultaten verrassend rijk en inzichtelijk. Uiteindelijk is het natuurlijk altijd het management dat het verrichte werk valideert.
Wat moet je doen om resultaten te halen?
Zorgvuldige voorbereiding en voortdurende coaching tijdens de workshop zijn essentieel. Elke groep heeft een piloot die goed is voorbereid om de hele oefening in goede banen te leiden. Square Circle zorgt voor de gerichte aanpak en facilitatie tijdens de sessies.
Wat als voorstellen van het personeel niet worden overgenomen? Dit kan het personeel demotiveren!
De praktijk leert ons dat het resultaat van het groepswerk uiterst relevant is en rijk aan strategische inzichten en voorstellen. Het management was altijd onder de indruk en verheugd over de kwaliteit van het werk.
Wat gebeurt er als alles is gevalideerd? De verwachtingen zijn hoog!
Nu Missie, Visie en Waarden op papier staan willen we actie nemen om dit ook echt tot leven te brengen en te integreren in onze dagdagelijkse werking. Hier werd de Results Roadmap™ ingezet om op een gedecentraliseerde maar gesynchroniseerde manier concrete acties uit te voeren.
Dit alles wordt omlijst door dynamische en mobiliserende communicatie. Aangezien er een brede deelname was aan de totstandkoming van de visie, zien we in de teams nadien een grote inzet om de visie te verwezenlijken.
Mijn afdeling is aan het veranderen, kan een dergelijke oefening worden gedaan om alle werknemers opnieuw op onze doelstellingen te richten?
Wij bevelen dit ten zeerste aan. De bestaansreden van een dienst kan ongewijzigd blijven, maar de visie op zijn activiteit kan sterk evolueren. In de wetenschap dat een visie een reeks ambitieuze maar concrete doelstellingen is die in een bepaalde periode moeten worden verwezenlijkt, is het samen opbouwen ervan de beste manier om werknemers te motiveren deze visie te verwezenlijken.
