Een herstructurering goed aanpakken vergt heel wat kennis en kunde. Waarom precies is het nuttig beroep te doen op externe expertise? Katrien Decroos, Senior Communication Expert Square Circle, vroeg het aan Jo De Cock, momenteel aan de slag als Head of HR Western Europe bij H.Essers. In twee andere bedrijven coördineerde zij een reorganisatie met de begeleiding van Square Circle.
Katrien: Waarom vond je het nodig om Square Circle in te schakelen?
Jo: “Ik heb de laatste jaren twee reorganisaties meegemaakt: een sluiting met collectief ontslag waar de wet Renault van toepassing was, en een ander dossier waarbij meerdere mensen om economische redenen ontslagen werden maar er geen collectief ontslag was in de juridische zin van het woord. In beide gevallen beseften we dat we externe hulp nodig hadden op het vlak van communicatie en het in kaart brengen van alle stakeholders en de acties die je naar hen toe neemt. Als team ben je er achter de schermen al even mee bezig en dan lijken een aantal zaken evident, terwijl dat voor de medewerkers of de buitenwereld misschien niet zo is. Dan heb je iemand nodig die je een spiegel voorhoudt en die je helpt om een paar stappen terug te zetten en je verhaal opnieuw te bekijken. En zo kwam ik bij Square Circle terecht.”
Wat was de grootste uitdaging?
“De belangrijkste vraag was: hoe verwoorden we dit nu best, rekening houdend met de gevoelens van iedere betrokkene? En ook: ‘hoe breng je een steekhoudend verhaal naar de pers waarin je het evenwicht vindt tussen de business- en de menselijke kant van het verhaal’? Je verhaal moet namelijk langs alle kanten kloppen. Want wat lezen de mensen in de krant? Er verdwijnen x aantal jobs, meer niet. In de media wordt het menselijke stuk van het verhaal vaak onderbelicht. Het is belangrijk dat je dat verhaal mee laat schrijven door iemand die de voorgeschiedenis niet heeft meegemaakt en er met een nieuwe blik naar kijkt.
In het laatste dossier heeft Square Circle ook geholpen om een brief naar alle medewerkers gepast te verwoorden: enerzijds uitleggen waarom je als bedrijf zo’n beslissing neemt en anderzijds aangeven dat je oprecht beseft dat dit zwaar is voor de betrokken werknemers en hun familie.
Daarnaast zijn ook het praktische draaiboek en de roadmap die Square Circle voorbereidt ontzettend waardevol, naast de compacte maar heel verhelderende opleiding voor leidinggevenden.”
Hoe heeft deze roadmap jullie geholpen?
“Het helpt om structuur te brengen in het proces. Het Square Circle team zijn communicatie professionals en weten tegelijk goed hoe de wetgeving in elkaar zit en welke stappen je moet nemen.
Het bestaan van zo’n roadmap dat van dag tot dag en soms zelfs van uur tot uur aangeeft welke acties je neemt naar elke stakeholder geeft houvast als je in midden in de hectiek zit van een moeilijke aankondiging en de weken die erop volgen. Square Circle heeft dergelijke crisissituaties al heel vaak begeleid.
Er waren acties waar wij niet aan dachten, maar die jullie vanuit jullie ervaring wel konden aangeven. Het communicatie- en juridisch proces wordt vanuit de roadmap heel gestructureerd..”
Kan je schetsen hoe stressvol zo’n reorganisatie kan zijn?
“Een intentie tot sluiting en collectief ontslag wordt nooit lichtzinnig aangekondigd. De periode die hieraan voorafgaat is dan ook best wel intens. De dag van de aankondiging zelf geeft zeker stress: voor het eerst confronteer je de medewerkers met een voornemen dat zware gevolgen voor hen heeft, indien de intentie wordt bevestigd. Het besef dat een heleboel medewerkers hun werk kunnen verliezen komt dan scherp binnen. Je moet alles doen met respect voor de mensen, zelfs in die moeilijke omstandigheden. Daar heeft Square Circle ons ook in geholpen: ervoor te zorgen dat het hele proces met de nodige empathie verloopt. De focus moet op de mens kunnen liggen, wat niet altijd evident is als je midden in proces zit dat ook zeer strikte juridische regels heeft.
De rol van de pers is vaak problematisch bij reorganisaties. Hoe ging dat bij jou?
“Zowel HR als een paar top management leden hebben een opleiding van Square Circle gehad over hoe om te gaan met de pers. Dat helpt je om in je eigen verhaal te blijven en niet in hun vragen verstrikt te raken. Zo’n opleiding zou ik aan iedereen aanraden. Je bent dan veel beter voorbereid om in de zeer korte tijd die een journalist je gunt je eigen punt te maken en ook de menselijke kant van het verhaal te tonen.
Hoe heeft de HR afdeling de hulp van Square Circle ervaren?
“Als HR afdeling ben je bij een collectief ontslag erg druk bezig met de vakbonden, de informatie- en consultatieprocedure en nadien de onderhandelingen over een sociaal plan. Uiteraard raakt een aankondiging dat er een intentie is tot collectief ontslag alle medewerkers in een bedrijf. Leidinggevenden zijn vaak even verrast als de medewerkers. Hun medewerkers kijken dan naar hen voor steun en zoeken zekerheid en duiding. De Square Circle opleiding ‘Communication in Uncertain Times’ heeft hen daartoe een heel mooi kader gegeven. Het gaf hen inzicht in hoe mensen reageren op zo’n nieuws en hoe je daar als leidinggevende mee omgaat. Ik heb heel positieve feedback gehad op die opleiding. Het is waardevol dat de leidinggevenden op de vloer ook buiten HR iemand hebben die hen even bij de hand neemt en zegt: kijk, dat is hoe jullie het voor jullie mensen iets gemakkelijker kunnen maken.”
Meer informatie? Registreer hier op onze webinar “The do’s en don’ts voor een geslaagde communicatie” op dinsdag 7 maart 2023 of schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang ontvang binnenkort het Square Circle E-Book over dit thema.