par Katrien Decroos | Juin 6, 2020 | All - Tout, Communication
La communication inadéquate figure toujours dans le top 3 des frustrations et des problèmes découlant des enquêtes auprès des collaborateurs, des études d’engagement et des audits de communication. Cela n’est pas surprenant lorsque l’on sait que dans de nombreuses entreprises, la communication interne est encore considérée comme la tâche et la responsabilité du service de communication, s’il existe, ou des RH, et qu’elle est gérée de manière centralisée.
Toutefois, dans un monde en évolution rapide où les structures organisationnelles flexibles et les projets de changement continu deviennent une constante, un modèle de communication interne centralisé n’est pas suffisant pour conduire l’évolution et construire la culture d’entreprise.
Pourquoi en est-il ainsi ?
Le niveau de performance d’une organisation dépend de la capacité de la direction à établir une collaboration durable avec ses collaborateurs grâce à des relations productives, efficaces et efficientes. Ces relations s’effilochent inévitablement avec le temps et doivent être reconstruites encore et encore. C’est donc la tâche essentielle de la direction de comprendre les interactions au sein de son équipe et de les gérer au quotidien pour que chaque collaborateur puisse tirer le meilleur parti de lui-même.
La communication interne devient ainsi une compétence indissociable du leadership et de la gestion.
Les compétences en matière de communication ne sont pas innées.
À part quelques talents innés, nous constatons que les managers ne sont pas ou peu capables d’utiliser efficacement leur communication. Non pas qu’ils ne le veuillent pas, mais plutôt parce qu’ils agissent à partir de leur instinct, ce qui est rarement durable. Bien que cela semble facile, la communication est le plus grand défi pour la plupart des cadres.
Exemples de gestion par instinct :
- Supposer que les collaborateurs comprennent et adoptent la stratégie parce qu’il n’y a pas beaucoup de questions durant la présentation.
- Croire que tout le monde comprend le(s) message(s) parce qu’il n’y a pas de réactions
- Les conversations individuelles avec les collaborateurs, en dehors des évaluations (semi-) annuelles des performances, sont considérées comme une perte de temps.
- Vendreun projet de changement comme une mission de la direction à laquelle on ne peut échapper dans l’espoir que les collaborateurs l’acceptent et le réalisent comme une évidence
- Considérer l’absentéisme et la forte rotation du personnel dans son propre service comme un problème à résoudre par les RH
- Penser que les slides peuvent remplacer la communication interpersonnelle
- Eviter de répondre à des questions difficiles en arguant que c’’est aux niveaux supérieurs de le faire parce que ce sont eux les véritables responsables.
La gestion des interactions, la tâche principale de chaque responsable.
La qualité de la communication interne dépend de l’intensité avec laquelle on gère au quotidien les interactions entre les personnes, entre les personnes et les structures et entre les personnes et les idées
Exemples de gestion efficace des interactions :
- Des réunions individuelles régulières sont prévues avec chaque collaborateur, au cours desquelles 80 % du temps est consacré à la façon dont le collaborateur vit son travail.
- Les discussions avec les collaborateurs font l’objet d’annotations et d’un suivi détaillé. De cette façon, un manager sait parfaitement ce que quelqu’un a dit il y a des mois.
- Le manager connaît bien ses collaborateurs et leur parle lorsqu’il soupçonne un problème.
- L’introduction de nouvelles technologies est adaptée aux besoins de chaque collaborateur.
- Les nouveaux projets sont finalisés avec l’équipe avant d’être mis en œuvre, en tenant compte de la contribution de l’équipe Certains peuvent avoir besoin de plus d’encadrement et de formation que d’autres.
- .Les missions de la direction sont considérées comme une occasion de prouver ce que leur propre équipe peut faire.
Les méthodes, canaux et outils de communication interne traditionnels ne permettent pas du tout d’atteindre cet objectif.
« Occupez-vous de vos gens ».
Notre expérience montre que les cadres peuvent parfaitement remplir leur rôle de communication s’ils reçoivent une formation sur mesure en matière de gestion humaine et de communication. Ici, nous ne parlons pas seulement de techniques de communication, mais surtout de la manière dont un manager comprend et dirige les interactions au sein de son équipe. Notre devise est claire : prenez soin de vos collaborateurs, ils prendront soin des machines, des produits, des services et des clients.
La communication interne a-t-elle encore un rôle à jouer ?
À l’avenir, la communication interne devra aider encore plus la direction à créer et à gérer les interactions. En outre, 20 % de la communication sera générée de manière centralisée, afin de créer une cohérence dans l’organisation. Les 80 % restants de la communication interne seront intégrés dans la gestion quotidienne par la hiérarchie, en se focalisant sur les interactions qui mènent à des résultats concrets.
par Katrien Decroos | Avr 6, 2020 | All - Tout, Transformation
Recherche de potentiel caché dans votre entreprise
Les pertes d’énergie, chaque entreprise en a et en sous-estime l’impact car elles ne sont pas reflétées dans les rapports financiers. Qui calcule en fait les pertes d’énergie liées, par exemple, à la réglementation des accords mal faits, à une synchronisaion insuffisante entre les équipes entraînant une duplication du travail, à une communication médiocre ou inexistante.
Que sont les pertes d’énergie ?
Nous appelons les pertes d’énergie des coûts cachés, un facteur inhibiteur pour les entreprises auquel on accorde trop peu d’attention. Pourquoi ?
Les coûts cachés sont généralement le résultat d’une mauvaise interaction humaine, d’une structure organisationnelle inappropriée, de processus défaillants, d’une communication peu claire.
.Lorsque la direction et les employés doivent évoluer avec une réalité changeante, la pression s’accroît pour atteindre les objectifs. On oublie souvent qu’il existe des résistances qui rendent le changement lent ou non initié.
Exploiter le potentiel caché
Plus de 40 ans de recherche scientifique (ISEOR, Lyon) montrent que si vous pouvez identifier ces résistances avec les bons outils d’analyse et les aborder avec la direction et les employés, un grand potentiel d’énergie émergera. Les recherches et le travail de terrain indiquent qu’il existe un potentiel caché variant entre 20 000 et 60 000 euros par employé.
Les entreprises qui peuvent transformer les coûts cachés en énergie positive sont capables d’en faire plus et d’évoluer plus rapidement.
Un appel chaleureux
Un appel chaleureux à la direction. Portez un regard différent sur votre entreprise, votre service ou votre équipe. Y a-t-il aujourd’hui des éléments qui provoquent un gaspillage d’énergie, des employés frustrés par des situations déséquilibrées ? Faites avec eux l’analyse de l’impact sur leur travail quotidien, leur bien-être. Cela se traduira très probablement par un temps supplémentaire nécessaire pour tout faire. Dans certains cas, cela conduira à la démotivation, à l’indifférence et même à l’absence.
Les coûts cachés peuvent être recyclés jusqu’à 50% avec la bonne approche. Une source d’énergie qui peut être un véritable facteur de changement pour votre organisation.
par Ludo Goethals | Avr 1, 2020 | All - Tout, Communication, Transformation
Une fusion ou une acquisition nécessite souvent une intégration complète des services, y compris entre différents pays.
Une fusion ou une acquisition nécessite souvent une intégration complète des services, y compris entre différents pays. L’intégration européenne de deux entreprises se déroule sans heurts grâce à l’accent mis sur la préparation et le renforcement du management Cela signifiait le déménagement du siège européen dans un autre pays européen et la restructuration de six services de support. Le briefing définit que 12 pays étaient impliqués. Il était donc crucial d’avoir une communication claire en respectant strictement les différentes obligations légales dans chacun des pays concernés.
En tant qu’expert en restructuration Square Circle s’est mis au travail pour superviser ce processus d’intégration européenne et élaborer un plan d’action pour la communication, les relations sociales, les collaborateurs, le changement et la gestion de crise.
Dans cette étude de cas, nous présenterons brièvement notre approche.
Étape 1 : Communication – De l’international au multi-local
Le défi consiste à mettre sur la même longueur d’onde la direction responsable du projet ET les directions locales. Après tout, l’intégration peut être l’objectif de l’équipe de projet, mais chaque direction locale est le moteur de la mise en œuvre des changements avec les collaborateurs tout en préservant les relations sociales existantes.
Un certain nombre de séances de travail avec l’équipe d’intégration axé sur les messages stratégiques, ont fourni une foule d’informations, sur la base desquelles la plate-forme de communication a été développée. Il ne s’agissait pas seulement de faire une analyse de rentabilité pure et simple, mais aussi de donner aux parties prenantes une image claire de ce que l’intégration entraîne dans chaque pays.
Ensuite, un certain nombre de séances de travail avec les différents responsables locaux ont permis de tester pleinement le concept de la fusion par rapport à la réalité locale sur le terrain. L’implication des responsables des ressources humaines des différents pays est essentielle pour que la communication soit aussi claire que possible pour les collaborateurs locaux et les partenaires sociaux.
Étape 2 : Feuille de route principale – Tous sur la même longueur d’onde.
Il est évident qu’une bonne feuille de route est un élément crucial de la préparation et du suivi une fois l’intégration annoncée. Une feuille de route directrice détaillée a été établie sur la base des informations recueillies lors des séances de travail et des entretiens avec les chefs de projet et les spécialistes juridiques. Le ‘road map’ développé par Square Circle intègre 20 ans d’expérience dans plus de 200 restructurations et donne un aperçu de tous les aspects de l’annonce de l’intégration comme : définir les responsabilités, déterminer les outils de communication en fonction des groupes cibles, identifier les communicateurs, la formation des cadres, les principales échéances, les obligations légales et, surtout, ce que l’on attend de qui et quand.
Nous impliquons ensuite les responsables RH locaux et les guidons dans la préparation d’une feuille de route locale basée sur la feuille de route principale. Celle-ci comprend les étapes juridiques dans les différents pays afin de permettre une synchronisation en termes de calendrier (également pendant les négociations) et une approche commune.
En décrivant l’ensemble du processus aussi concrètement que possible avec les responsables locaux, on les intègre dans le projet et ils peuvent ainsi mieux se préparer à ce que l’on attendra d’eux. Ils deviendront en fin de compte un maillon important dans la réussite du processus d’intégration. Dans la feuille de route, rien n’est laissé au hasard.
Étape 3 : Séances de formation management – Gérer l’incertitude et le changement
Au cours des différentes séances de travail, nous constatons souvent qu’il est nécessaire que nous préparions également la direction à ce changement. Après tout, beaucoup de directions n’ont jamais vécu un tel processus. Dans ce cas-ci, nous avons organisé 20 formations dans toute l’Europe sur la manière de gérer le changement en période difficile. Ces formations portent sur la manière d’assumer le rôle de communicateur dans des temps incertains, comment convaincre en communiquant, comment gérer les médias, comment respecter les règles légales en matière de communication. Une Master Class sur la gestion de crises sociales a été organisée dans 3 pays potentiellement critiques, dans le but de préparer un certain nombre de scénarios sociaux difficiles.
Résultat : Une gestion optimisée de l’intégration Le processus préliminaire approfondi avec l’équipe d’intégration et les directions locales a mis tout le monde en position de force pour l’annonce de l’intégration.
Le processus préliminaire approfondi avec l’équipe d’intégration et les directions locales a mis tout le monde en position de force pour l’annonce de l’intégration. Celle-ci a été parfaitement mise en œuvre dans les 12 pays, conformément au plan. Les relations sociales n’ont pas été mises à mal car les directions ont mis l’accent sur la transparence et la confiance. L’information et les consultations avec les partenaires sociaux se sont déroulées sans heurts dans tous les pays où ces procédures étaient requises. Par conséquent, l’incertitude des collaborateurs a également été réduite au minimum.
L’intégration s’est déroulée comme prévu avec une direction qui est sortie plus forte du processus qu’auparavant.
par Ludo Goethals | Nov 1, 2019 | All - Tout, Communication, Transformation
Organiser une réunion parfaite, c’est comme commettre un crime parfait. C’est une question de préparation. Il suffit d’appliquer les règles suivantes et vous profiterez à jamais de chaque minute de votre vie en réunion !
La réunion parfaite
Les réunions sont une activité que l’humanité a inventée pour traduire directement la théorie de la relativité d’Einstein en avantages pratiques pour tout gestionnaire, dans toute entreprise. Le temps étant relatif, le principal avantage des réunions est d’aider les managers à survivre à de longues journées de travail tout en essayant occasionnellement de résoudre des problèmes. Mais ce dernier point n’est absolument pas une obligation. Si vous voulez atteindre la perfection dans la conduite de vos réunions, il vous suffit d’observer les 7 règles suivantes.
1. Quand tenir une réunion ?
C’est une question stupide. Regardez votre agenda pour les prochaines semaines. Si vous trouvez des espaces vides, remplissez-les simplement avec des demandes de réunions.
Utilisez votre créativité pour inventer des sujets qui ne sont pas trop pertinents pour être sûr de ne pas devoir investir trop d’énergie dans leur préparation. C’est une joie à faire et un bon exercice de créativité, pas de réflexion ‘out of the box’ cette fois, mais de réflexion ‘out of the agenda’.
Votre agenda est déjà bien rempli ? C’est une bonne nouvelle, n’oubliez pas que la majorité des réunions prévues vous permettront de disposer de temps de qualité pendant vos semaines chargées pour travailler sur votre boîte mail explosive et répondre aux messages d’autres managers via votre téléphone portable. Vous pouvez déjà sentir votre stress disparaître à cette perspective positive.
2. Qui inviter ?
La règle de base est la suivante : si vous ne voulez pas prendre de décisions à la fin de la réunion, invitez autant de personnes que vous pouvez caser autour d’une table. Vous savez que la majorité des participants ne participeront pas vraiment, car ils doivent vérifier leurs courriels et messages. Alors, pourquoi s’inquiéter de savoir qui inviter ? Un grand nombre de participants crée une situation gagnante pour tous.
Notez que si vous avez vraiment besoin de faire avancer un projet, vous pouvez envisager de parler à quelques personnes en face à face au lieu de programmer une autre réunion collective. Mais cela peut être trop efficace ou dérangeant car cela fonctionne.
3. Organiser la réunion, par où commencer ?
Le premier et le plus important facteur de succès est le confort. Optez pour de grandes tables où chacun peut facilement installer son ordinateur portable et son téléphone mobile avec suffisamment de place pour ses bouteilles d’eau, quelques papiers, une souris pour les personnes âgées, les nombreux câbles nécessaires pour maintenir les ordinateurs portables et les téléphones en vie et, bien sûr, les nombreux types de connecteurs pour le projecteur ou le téléviseur.
N’oubliez pas que nous sommes des gestionnaires du 21e siècle. Vous ne pouvez pas avoir trop de prises de courant. Elles sont la bouée de sauvetage des personnes très occupées qui n’arrêtent pas de tripoter leur matériel pour suivre les nombreuses conversations en ligne qui façonnent la vie quotidienne d’une entreprise. De plus, vous éviterez ainsi que des personnes ne débranchent VOTRE prise de courant.
Pour les réunions aux alentours de 11 heures, vous devez également prévoir suffisamment de place sur la table pour y poser les yaourts, bananes, pommes ou oranges y compris les couteaux, cuillères sachets en plastique pour les pelures. Et vers 14 heures, il est judicieux de prévoir de la place pour le sandwich gras que certains participants vont essayer de manger maintenant, pendant votre réunion, parce qu’ils viennent de revenir d’une réunion de midi qui a duré plus longtemps que prévu.
De nos jours, certaines entreprises organisent des « réunions topless », où un énorme plateau rassemble tous les ordinateurs portables avant la réunion. Sachez que de nombreuses personnes ne peuvent pas supporter d’être éloignées de l’électronique pendant plus de 10 minutes. Comparez cela à un animal de compagnie. Donc, pour éviter un stress pré-traumatique ou une dépression tardive, prévoyez beaucoup de pauses. De telles mesures ne peuvent que renforcer votre réputation de gestionnaire efficace.
4. Quelle est la durée la plus appropriée pour une réunion ?
Eh bien, contrairement à ce que pensent de nombreux dirigeants, le nombre de slides n’est pas un bon indicateur du temps. Vous savez d’avance que vous n’aurez pas le temps de passer en revue toutes les slides de toute façon, quelle que soit la durée de la réunion.
Les recherches montrent qu’en moyenne, les réunions – soit 99% de toutes les réunions – les gens n’écoutent plus vraiment après 5 à 10 minutes. Donc, comme vous pouvez le constater, la durée de votre réunion n’a pas vraiment d’importance. Tant que tout le monde apprécie le temps passé à utiliser son ordinateur ou son téléphone portable, vous êtes en sécurité.
À propos, n’oubliez pas que dans de nombreuses entreprises, les réunions ne commencent jamais à l’heure et ne finissent jamais à l’heure non plus. Ne paniquez donc pas si vous voyez des gens arriver en retard et partir tôt dans votre réunion. Ce n’est pas qu’ils ne sont pas intéressés ou qu’ils ont un train ou un avion à prendre, non, ils essaient simplement de suivre péniblement leur ordre du jour, c’est du ‘business as usual’.
5. Et les slides ?
Eh bien, dans notre économie numérique, les pratiques courantes deviennent un état de droit. Deux principes sont restés valables au cours des trois dernières décennies. Le premier principe est que plus vous montrez de slides, plus vous aurez l’air intelligent. Le second principe est que plus les slides sont complexes, plus vous serez en mesure de montrer que votre public n’est pas intelligent. Vous comprenez ? Le nombre et la complexité des slides sont proportionnellement liés au QI perçu.
Afin d’assurer la complexité des slides, veuillez-vous assurer de laisser le moins d’espace possible sur chaque slide. Vous pouvez remplir l’espace vide avec des mots, ou mieux encore, de longues phrases. Ou vous pouvez les remplir avec des chiffres, des graphiques, des images, des émojis ou des cartoons. Tant que chaque slide ressemble à un Picasso ou à la formulation mathématique du mécanisme d’allumage d’une bombe atomique, vous êtes sûr d’impressionner votre public.
D’ailleurs, lorsque vous présentez les slides – car c’est ce que font les managers au lieu de présenter leurs idées brillantes – n’oubliez pas de lire toutes les longues phrases ou de parcourir tous les chiffres et graphiques de chaque slide, de préférence le dos tourné au public. Ils apprécieront que votre langage corporel leur dise qu’ils peuvent continuer à travailler sur leurs courriels en toute sécurité parce qu’ils ne sont pas impliqués dans votre discussion.
6. Le langage corporelfait-il la différence ?
Comme vous avez déjà gâché votre présentation dès le début en lisant les slides et en tournant le dos au public, votre communication non verbale ne fera aucune différence dans l’issue de la réunion.
La communication non verbale consiste en un contact visuel, une intonation de la voix, l’utilisation de vos mains et de votre corps pour convaincre le public. Elle compte pour 50 % de votre pouvoir de conviction.
Contact visuel ? Pour quoi faire ?
Vous avez raison. Ne regardez pas les gens dans les yeux quand vous leur parlez ou leur posez une question. ! Vous ne ferez pas que les déranger, vous les forcerez aussi à donner une réponse sensée et intelligente à une question qui ne les intéresse pas vraiment.
Et les mains ? Laissez-les dans vos deux poches. Oui, nous le savons, vous n’aurez pas l’air vraiment convaincu de ce que vous dites ou vous n’aurez pas l’air d’être engagé, mais vous éviterez le problème de trouver le meilleure moyen de caser vos mains.
Il en va de même pour votre voix. Une voix monotone, sans intonation, donne un sentiment rassurant à votre public, comparable à la musique ‘lounge’. C’est le signal que l’ennui est un réel havre de paix qui permet à chacun d’amarrer son bateau à plusieurs moments de la journée.
7. Clôture de la réunion ? Visez un bon atterrissage !
Bien sûr, vous pouvez toujours interrompre la réunion en vous taisant.
Mais la meilleure façon est de parcourir très rapidement les 15 slides que vous n’avez pas eu l’occasion de montrer, en disant à votre public que vous reviendrez vers lui lors de la prochaine réunion. C’est rassurant pour tout le monde. Pas d’embrouilles. C’est ce que nous appelons un bon atterrissage ou « happy landing ».
Votre temps est écoulé et vous êtes toujours en vie. Maintenant, rendez-vous à la prochaine réunion où VOUS pourrez vous détendre, en travaillant sur votre centaine de courriels et de messages. La vie est belle !
Ce qui faut retenir ?
Nos statistiques montrent que les managers passent en moyenne 60% de leur temps en réunion et qu’ils trouvent que 40% des réunions auxquelles ils assistent, sont inutiles. Cela signifie qu’ils perdent en moyenne 1 jour de temps précieux par semaine. C’est une semaine par mois ou 2,5 mois par an.
Nous avons développé une technique qui augmente le pouvoir de persuasion des managers, qui améliore la qualité de la prise de décision et aide les dirigeants à récupérer un temps précieux.
Le résultat ? Plus de leadership avec moins de pertes d’énergie et une vie professionnelle plus agréable.
Au fait. Que feriez-vous de 2,5 mois supplémentaires de temps libre professionnel ? Pensez-y et envoyez-nous vos suggestions
