La réunion parfaite

Organiser une réunion parfaite, c’est comme commettre un crime parfait. C’est une question de préparation. Il suffit d’appliquer les règles suivantes et vous profiterez à jamais de chaque minute de votre vie en réunion !

La réunion parfaite

Les réunions sont une activité que l’humanité a inventée pour traduire directement la théorie de la relativité d’Einstein en avantages pratiques pour tout gestionnaire, dans toute entreprise. Le temps étant relatif, le principal avantage des réunions est d’aider les managers à survivre à de longues journées de travail tout en essayant occasionnellement de résoudre des problèmes. Mais ce dernier point n’est absolument pas une obligation. Si vous voulez atteindre la perfection dans la conduite de vos réunions, il vous suffit d’observer les 7 règles suivantes.

1. Quand tenir une réunion ?

C’est une question stupide. Regardez votre agenda pour les prochaines semaines. Si vous trouvez des espaces vides, remplissez-les simplement avec des demandes de réunions.

Utilisez votre créativité pour inventer des sujets qui ne sont pas trop pertinents pour être sûr de ne pas devoir investir trop d’énergie dans leur préparation. C’est une joie à faire et un bon exercice de créativité, pas de réflexion ‘out of the box’ cette fois, mais de réflexion ‘out of the agenda’.

Votre agenda est déjà bien rempli ? C’est une bonne nouvelle, n’oubliez pas que la majorité des réunions prévues vous permettront de disposer de temps de qualité pendant vos semaines chargées pour travailler sur votre boîte mail explosive et répondre aux messages d’autres managers via votre téléphone portable. Vous pouvez déjà sentir votre stress disparaître à cette perspective positive.

2. Qui inviter ?

La règle de base est la suivante : si vous ne voulez pas prendre de décisions à la fin de la réunion, invitez autant de personnes que vous pouvez caser autour d’une table. Vous savez que la majorité des participants ne participeront pas vraiment, car ils doivent vérifier leurs courriels et messages. Alors, pourquoi s’inquiéter de savoir qui inviter ? Un grand nombre de participants crée une situation gagnante pour tous.

Notez que si vous avez vraiment besoin de faire avancer un projet, vous pouvez envisager de parler à quelques personnes en face à face au lieu de programmer une autre réunion collective. Mais cela peut être trop efficace ou dérangeant car cela fonctionne.

3. Organiser la réunion, par où commencer ?

Le premier et le plus important facteur de succès est le confort. Optez pour de grandes tables où chacun peut facilement installer son ordinateur portable et son téléphone mobile avec suffisamment de place pour ses bouteilles d’eau, quelques papiers, une souris pour les personnes âgées, les nombreux câbles nécessaires pour maintenir les ordinateurs portables et les téléphones en vie et, bien sûr, les nombreux types de connecteurs pour le projecteur ou le téléviseur.

N’oubliez pas que nous sommes des gestionnaires du 21e siècle. Vous ne pouvez pas avoir trop de prises de courant. Elles sont la bouée de sauvetage des personnes très occupées qui n’arrêtent pas de tripoter leur matériel pour suivre les nombreuses conversations en ligne qui façonnent la vie quotidienne d’une entreprise. De plus, vous éviterez ainsi que des personnes ne débranchent VOTRE prise de courant.

Pour les réunions aux alentours de 11 heures, vous devez également prévoir suffisamment de place sur la table pour y poser les yaourts, bananes, pommes ou oranges y compris les couteaux, cuillères sachets en plastique pour les pelures. Et vers 14 heures, il est judicieux de prévoir de la place pour le sandwich gras que certains participants vont essayer de manger maintenant, pendant votre réunion, parce qu’ils viennent de revenir d’une réunion de midi qui a duré plus longtemps que prévu.

De nos jours, certaines entreprises organisent des “réunions topless”, où un énorme plateau rassemble tous les ordinateurs portables avant la réunion. Sachez que de nombreuses personnes ne peuvent pas supporter d’être éloignées de l’électronique pendant plus de 10 minutes. Comparez cela à un animal de compagnie. Donc, pour éviter un stress pré-traumatique ou une dépression tardive, prévoyez beaucoup de pauses. De telles mesures ne peuvent que renforcer votre réputation de gestionnaire efficace.

4. Quelle est la durée la plus appropriée pour une réunion ?

Eh bien, contrairement à ce que pensent de nombreux dirigeants, le nombre de slides n’est pas un bon indicateur du temps. Vous savez d’avance que vous n’aurez pas le temps de passer en revue toutes les slides de toute façon, quelle que soit la durée de la réunion.

Les recherches montrent qu’en moyenne, les réunions – soit 99% de toutes les réunions – les gens n’écoutent plus vraiment après 5 à 10 minutes. Donc, comme vous pouvez le constater, la durée de votre réunion n’a pas vraiment d’importance. Tant que tout le monde apprécie le temps passé à utiliser son ordinateur ou son téléphone portable, vous êtes en sécurité.

À propos, n’oubliez pas que dans de nombreuses entreprises, les réunions ne commencent jamais à l’heure et ne finissent jamais à l’heure non plus. Ne paniquez donc pas si vous voyez des gens arriver en retard et partir tôt dans votre réunion. Ce n’est pas qu’ils ne sont pas intéressés ou qu’ils ont un train ou un avion à prendre, non, ils essaient simplement de suivre péniblement leur ordre du jour, c’est du ‘business as usual’.

5. Et les slides ?

Eh bien, dans notre économie numérique, les pratiques courantes deviennent un état de droit. Deux principes sont restés valables au cours des trois dernières décennies. Le premier principe est que plus vous montrez de slides, plus vous aurez l’air intelligent. Le second principe est que plus les slides sont complexes, plus vous serez en mesure de montrer que votre public n’est pas intelligent. Vous comprenez ? Le nombre et la complexité des slides sont proportionnellement liés au QI perçu.

Afin d’assurer la complexité des slides, veuillez-vous assurer de laisser le moins d’espace possible sur chaque slide. Vous pouvez remplir l’espace vide avec des mots, ou mieux encore, de longues phrases. Ou vous pouvez les remplir avec des chiffres, des graphiques, des images, des émojis ou des cartoons. Tant que chaque slide ressemble à un Picasso ou à la formulation mathématique du mécanisme d’allumage d’une bombe atomique, vous êtes sûr d’impressionner votre public.

D’ailleurs, lorsque vous présentez les slides – car c’est ce que font les managers au lieu de présenter leurs idées brillantes – n’oubliez pas de lire toutes les longues phrases ou de parcourir tous les chiffres et graphiques de chaque slide, de préférence le dos tourné au public. Ils apprécieront que votre langage corporel leur dise qu’ils peuvent continuer à travailler sur leurs courriels en toute sécurité parce qu’ils ne sont pas impliqués dans votre discussion.

6. Le langage corporelfait-il la différence ?

Comme vous avez déjà gâché votre présentation dès le début en lisant les slides et en tournant le dos au public, votre communication non verbale ne fera aucune différence dans l’issue de la réunion.

La communication non verbale consiste en un contact visuel, une intonation de la voix, l’utilisation de vos mains et de votre corps pour convaincre le public. Elle compte pour 50 % de votre pouvoir de conviction.

Contact visuel ? Pour quoi faire ?

Vous avez raison. Ne regardez pas les gens dans les yeux quand vous leur parlez ou leur posez une question. ! Vous ne ferez pas que les déranger, vous les forcerez aussi à donner une réponse sensée et intelligente à une question qui ne les intéresse pas vraiment.

Et les mains ? Laissez-les dans vos deux poches. Oui, nous le savons, vous n’aurez pas l’air vraiment convaincu de ce que vous dites ou vous n’aurez pas l’air d’être engagé, mais vous éviterez le problème de trouver le meilleure moyen de caser vos mains.

Il en va de même pour votre voix. Une voix monotone, sans intonation, donne un sentiment rassurant à votre public, comparable à la musique ‘lounge’. C’est le signal que l’ennui est un réel havre de paix qui permet à chacun d’amarrer son bateau à plusieurs moments de la journée.

7. Clôture de la réunion ? Visez un bon atterrissage !

Bien sûr, vous pouvez toujours interrompre la réunion en vous taisant.

Mais la meilleure façon est de parcourir très rapidement les 15 slides que vous n’avez pas eu l’occasion de montrer, en disant à votre public que vous reviendrez vers lui lors de la prochaine réunion. C’est rassurant pour tout le monde. Pas d’embrouilles. C’est ce que nous appelons un bon atterrissage ou “happy landing”.

Votre temps est écoulé et vous êtes toujours en vie. Maintenant, rendez-vous à la prochaine réunion où VOUS pourrez vous détendre, en travaillant sur votre centaine de courriels et de messages. La vie est belle !

Ce qui faut retenir ?

Nos statistiques montrent que les managers passent en moyenne 60% de leur temps en réunion et qu’ils trouvent que 40% des réunions auxquelles ils assistent, sont inutiles. Cela signifie qu’ils perdent en moyenne 1 jour de temps précieux par semaine. C’est une semaine par mois ou 2,5 mois par an.
Nous avons développé une technique qui augmente le pouvoir de persuasion des managers, qui améliore la qualité de la prise de décision et aide les dirigeants à récupérer un temps précieux.
Le résultat ? Plus de leadership avec moins de pertes d’énergie et une vie professionnelle plus agréable.

Au fait. Que feriez-vous de 2,5 mois supplémentaires de temps libre professionnel ? Pensez-y et envoyez-nous vos suggestions