De perfecte vergadering

Het organiseren van een perfecte vergadering is als het plegen van een perfecte misdaad. Het gaat om de voorbereiding. Volg gewoon de regels en je zult voor altijd genieten van elke minuut van je vergaderingsleven!

De perfecte vergadering

Vergaderingen zijn een activiteit die de mensheid heeft uitgevonden als een manier om de relativiteitstheorie van Einstein direct te vertalen naar praktische voordelen voor elke manager, bij elk bedrijf. Omdat de tijd relatief is, is het belangrijkste voordeel van vergaderingen om managers te helpen lange werkdagen te overleven terwijl ze af en toe proberen problemen op te lossen. Maar dit laatste is absoluut geen vereiste. Als u de perfectie van uw vergaderingen wilt bereiken, moet u de volgende 7 regels in acht nemen.

1.Wanneer een vergadering houden?

Nou, dit is een domme vraag. Kijk naar je agenda voor de komende weken. Als je wat lege plekken vindt, vul ze dan gewoon in met vergaderverzoeken.

Gebruik je creativiteit om onderwerpen uit te vinden die irrelevant genoeg zijn om er zeker van te zijn dat je niet te veel energie hoeft te investeren in de voorbereiding ervan. Het is een plezier om te doen en een goede oefening in creativiteit, deze keer niet ‘out of the box’ maar ‘out of the agenda’..

Is je agenda al volgeboekt? Gelukkig maar, vergeet niet dat het merendeel van de geplande vergaderingen kwaliteitstijd zal creëren in je drukke weken om te werken aan je exploderende mailbox en om berichten van andere managers te beantwoorden op je mobiele telefoon. Je kan jou stress al voelen verdwijnen bij dit positieve vooruitzicht.

2. Wie moet je uitnodigen?

De vuistregel is: als je op het einde van de vergadering niet tot een beslissing wilt komen, nodig dan zoveel mogelijk mensen uit als je rond een tafel kan plaatsen. Je weet dat de meerderheid van de aanwezigen toch niet echt zal deelnemen, omdat ze hun mails en berichten moeten controleren. Dus, waarom zou je je zorgen maken over wie je moet uitnodigen? Een groot aantal deelnemers creëert een win-win situatie voor iedereen.

Merk op dat als je echt verder moet gaan met een project, je zou kunnen overwegen om met een paar mensen persoonlijk te praten in plaats van een andere collectieve vergadering in te plannen. Maar dit kan te efficiënt of storend zijn omdat het werkt.

3. Het organiseren van de vergadering, waar moet ik beginnen?

De eerste en meest kritische succesfactor is comfort. Ga voor grote tafels waar iedereen gemakkelijk zijn laptop en mobiele telefoon kan installeren met voldoende ruimte voor zijn waterflessen, wat papieren, een muis voor de ouderen, de vele kabels die nodig zijn om de laptops en telefoons in leven te houden en natuurlijk de vele soorten connectoren voor de beamer of de TV.

Vergeet niet dat we managers zijn van de 21e eeuw. Je kunt niet te veel stopcontacten hebben. Zij zijn de levensader voor zeer drukke mensen die nooit ophouden met hun hardware te knoeien om de vele gesprekken bij te houden die het dagelijkse leven van een bedrijf vormgeven. Plus, op deze manier vermijd je ook dat mensen UW stroomaansluiting loskoppelen.

Voor vergaderingen rond 11 uur ‘s morgens moet je ook voldoende tafelruimte voorzien voor af en toe een banaan, appel, sinaasappel of lichte yoghurt inclusief mes, lepel en de plastic zak voor de schillen. En rond 14.00 uur is het verstandig om ruimte te bieden aan het vette broodje dat sommige deelnemers nu, in jouw vergadering proberen te eten, omdat ze net van een lunchtijd vergadering zijn gekomen die langer duurde dan gepland.

Sommige bedrijven voeren deze dagen ‘topless meetings’ uit, waarbij een enorme lade alle laptops voor de vergadering verzamelt. Wees je ervan bewust dat veel mensen het niet aankunnen om langer dan 10 minuten van de elektronica weg te zijn. Vergelijk dat maar eens met een huisdier. Dus, om pre-traumatische stress of laattijdige depressie te vermijden, las veel pauzes in. Zulke maatregelen kunnen jouw reputatie als effectieve manager alleen maar vergroten.

4. Hoe lang moet een vergadering duren?

Wel, in tegenstelling tot wat veel managers denken, is het aantal slides geen goede indicator voor de tijd. Ja weet op voorhand dat je toch niet de tijd zal hebben om alle slides te doorlopen, ongeacht de duur van de vergadering.

Uit onderzoek blijkt dat gemiddeld genomen tijdens vergaderingen – of 99% van alle vergaderingen – de deelnemers na 5 tot 10 minuten niet meer echt luisteren. Dus, zoals je kan zien, maakt de lengte van jouw vergadering niet echt uit. Zolang iedereen plezier heeft in het gebruik van zijn of haar computer of mobiele telefoon, ben je veilig.

Houd er overigens rekening mee dat in veel bedrijven vergaderingen nooit op tijd beginnen en ook nooit op tijd eindigen. Raak dus niet in paniek als je mensen te laat ziet aankomen en vroeg in jouw vergadering ziet vertrekken. Het is niet zo dat ze niet geïnteresseerd zijn of een trein of vliegtuig moeten halen, nee, ze proberen gewoon hun agenda bij te houden, dit is business as usual.

5. En de slides?

Nou, in onze slide-economie wordt de gangbare praktijk een wet. Twee principes zijn de afgelopen drie decennia geldig gebleven. Het eerste principe is dat hoe meer slides je laat zien, hoe intelligenter je zult lijken. Het tweede principe is dat hoe complexer de slides zijn, hoe meer je kunt laten zien dat je publiek niet intelligent is. Snap je het? Het aantal en de complexiteit van de slides zijn verhoudingsgewijs gerelateerd aan het waargenomen IQ.

Om de complexiteit van de slides te bereiken, dien je ervoor te zorgen dat er zo min mogelijk witruimte op elke slide aanwezig is. Je kan de lege ruimte opvullen met woorden, of beter nog, met lange zinnen. Of je kan ze vullen met figuren, grafieken, foto’s, emojis, clip-art of cartoons. Zolang elke slide lijkt op een Picasso of de wiskundige formulering van het ontstekingsmechanisme van een atoombom, zal je zeker indruk maken op jouw publiek.

Trouwens, als je de slides presenteert – want dat is wat managers doen in plaats van hun slimme ideeën te presenteren – vergeet dan niet alle lange zinnen te lezen of alle figuren en grafieken van elke slide door te nemen, het liefst met jouw rug naar het publiek toe. Ze zullen het waarderen dat jouw lichaamstaal hen vertelt dat ze veilig verder kunnen werken aan hun mails omdat ze niet betrokken zijn bij jouw discussie.

6. Maakt lichaamstaal het verschil?

Aangezien je jouw presentatie al vanaf het begin hebt verknald door de slides te lezen en jouw rug naar het publiek te keren, zal jouw niet-verbale communicatie geen enkel verschil maken in de uitkomst van de vergadering.

Niet-verbale communicatie gaat over oogcontact, intonaties in de stem, het gebruik van je handen en je lichaam om het publiek te overtuigen. Het telt voor 50% van je overtuigingskracht.

Oogcontact? Waarvoor?

Je hebt gelijk. Kijk niet in de ogen van mensen als je met ze praat of een vraag stelt. Je zult ze niet alleen storen, je zult ze ook dwingen om een verstandig en intelligent antwoord te geven op een vraag waar ze niet echt om geven.

En de handen? Laat ze gewoon in je twee zakken zitten. Ja we weten het, je zult niet echt overtuigd lijken maar je zult geen moeite moeten doen om de beste manier te vinden om ze te verbergen.

Hetzelfde geldt voor je stem. Een monotone stem, zonder intonatie, geeft een geruststellend gevoel aan je publiek, vergelijkbaar met loungemuziek. Het is het signaal dat de verveling een veilige haven is voor het verder verwerken van de mailbox op verschillende momenten van de dag.

7. De vergadering afsluiten? Ga voor een gelukkige landing!

Natuurlijk kan je de vergadering altijd eindigen door te stoppen met praten.

Maar de beste manier is om heel snel door de 15 slides te gaan die je niet hebt kunnen laten zien, en je publiek te vertellen dat je tijdens de volgende vergadering daarop terugkomt. Dat is een geruststelling voor iedereen. Geen gezeur. We noemen dat een gelukkige landing.

Je tijd is om en je leeft nog? Nu, ga gewoon naar de volgende vergadering waar je je kunt ontspannen, werkend aan je honderd mails en berichten. Het leven kan toch fantastisch zijn!

De Take-away?

Onze statistieken laten zien dat managers gemiddeld 60% van hun tijd in vergaderingen doorbrengen en dat ze 40% van de vergaderingen die ze bijwonen, vrij nutteloos vinden. Dit betekent dat ze gemiddeld 1 dag per week kostbare tijd verliezen. Dit is 1 week per maand of 2,5 maand per jaar.
We hebben een techniek ontwikkeld die de overtuigingskracht van het management vergroot, de kwaliteit van de besluitvorming verbetert en managers helpt om die kostbare tijd terug te krijgen.
Het resultaat? Meer leiderschap met minder energieverspilling en een aangenamer professioneel leven.

Trouwens. Wat zou U doen met een extra 2,5 maand professionele vrije tijd? Denk erover na en stuur ons uw suggesties!