Notariskantoor
Notariskantoor, 12 medewerkers.
Stress veroorzaakt door moeilijke werkomstandigheden (open landschap) zorgt voor achterstand in dossiers, demotivatie, klachten van klanten
- Het kantoor is onstabiel, goede, medewerkers haken af.
- Hoge kosten van nieuwe aanwervingen.
- Kantoor is niet klaar om te evolueren
- Gevaar om klanten te verliezen.
- Negatieve spiraal
ANALYSE
- Gemiddeld tijdverlies door onvermogen om zich te concentreren wordt op 2 u/dag/6 medewerkers berekend. 2760 uren op jaarbasis (=1,6 VTE)
- Oorzaken storingen niet alleen open landschap maar eveneens notaris die te pas en te onpas medewerkers komt onderbreken
- Achterstand in dossiers bij 2 medewerkers ook gelinkt aan gebrekkige kennis van de software. Bijkomend tijdverlies van 8 u per maand/pers.
- Geen overleg om persoonlijke zaken te ventileren, zit niet in de ‘cultuur’ van het kantoor.
- Notaris niet op de hoogte van de moeilijkheden en frustraties medewerkers
AANPAK
- Socio-economische aanpak (SEAM) voor KMO’s .
Invoering van gestructureerde ‘focustijd’ voor alle medewerkers door de collega’s zelf.
- Medewerkers kunnen enkele blokken van 3 uur per week onverstoord werken
- Er worden door de collega’s ook duidelijke afspraken gemaakt van rechten en plichten om focustijd te benutten
- Invoering van dagelijkse gestructureerde overlegmomenten voor bespreking dossiers en persoonlijke zaken, in overleg met medewerkers.
- Notaris stoort niet meer.
- Communicatie en feedback worden gestimuleerd
- Opleiding ‘in house’ door de beste kenner van de software
RESULTAAT
- Meting na 8 maand
- 70% verloren tijd is teruggewonnen (1932 uren/jaar = 1,1 VTE)
- Algemene stress is weg, medewerkers ervaren een merkelijke verbetering van hun werkomstandigheden en werkplezier. Notaris ervaart positieve kanten van het overleg.
- Moeilijke dossiers worden nu ook tijdens focustijd behandeld, minder fouten en sneller afgehandeld (klanttevredenheid)
- Er is meer aandacht voor de kwaliteit in de dossiers en wordt meer anticiperend gewerk
Medewerkers worden nu betrokken in probleemstelling en oplossingen.
Er wordt meer gestructureerd gewerkt wat rust brengt in het kantoor