Notariskantoor, 12 medewerkers. 

Stress veroorzaakt door moeilijke werkomstandigheden (open landschap) zorgt voor achterstand in dossiers, demotivatie, klachten van klanten

  • Het kantoor is onstabiel, goede, medewerkers haken af.​
  • Hoge kosten van nieuwe aanwervingen.​
  • Kantoor is niet klaar om te evolueren​
  • Gevaar om klanten te verliezen.​
  • Negatieve spiraal

ANALYSE

  • Gemiddeld tijdverlies door onvermogen om zich te concentreren wordt op 2 u/dag/6 medewerkers berekend. 2760 uren op jaarbasis (=1,6 VTE)​
  • Oorzaken storingen niet alleen open landschap maar eveneens notaris die te pas en te onpas medewerkers komt onderbreken​
  • Achterstand in dossiers bij 2 medewerkers ook gelinkt aan gebrekkige kennis van de software. Bijkomend tijdverlies van 8 u per maand/pers.
  • Geen overleg om persoonlijke zaken te ventileren, zit niet in de ‘cultuur’ van het kantoor.
  • Notaris niet op de hoogte van de moeilijkheden en frustraties medewerkers

    AANPAK

    • Socio-economische aanpak (SEAM) voor KMO’s .​
      Invoering van gestructureerde ‘focustijd’ voor alle medewerkers door de collega’s zelf.
    • Medewerkers kunnen enkele blokken van 3 uur per week onverstoord werken
    • Er worden door de collega’s ook duidelijke afspraken gemaakt van rechten en plichten om focustijd te benutten
    • Invoering van dagelijkse gestructureerde overlegmomenten voor bespreking dossiers en persoonlijke zaken, in overleg met medewerkers.
    • Notaris stoort niet meer.
    • Communicatie en feedback worden gestimuleerd
    • Opleiding ‘in house’ door de beste kenner van de software

      RESULTAAT

      • Meting na 8 maand​ ​
      • 70% verloren tijd is teruggewonnen (1932 uren/jaar = 1,1 VTE)​ ​
      • Algemene stress is weg, medewerkers ervaren een merkelijke verbetering van hun werkomstandigheden en werkplezier.​ ​ ​Notaris ervaart positieve kanten van het overleg.​ ​
      • Moeilijke dossiers worden nu ook tijdens focustijd behandeld, minder fouten en sneller afgehandeld (klanttevredenheid)​ ​
      • Er is meer aandacht voor de kwaliteit in de dossiers en wordt meer anticiperend gewerk

      Medewerkers worden nu betrokken in probleemstelling en oplossingen.
      ​ Er wordt meer gestructureerd gewerkt wat rust brengt in het kantoor