Amélioration productivité PME, 12 collaborateurs

Le stress provoqué par les difficiles conditions de travail (bureau paysager) engendre du retard dans les dossiers, de la démotivation et des plaintes des clients

  • L’ambiance est instable, de bons collaborateurs quittent l’étude.​
  • Les nouveaux recrutements coûtent cher. ​
  • L’étude n’est pas prête à évoluer​
  • Risque de perdre des clients. ​
  • Spirale négative

ANALYSE

  • La perte de temps moyenne du fait de l’incapacité à se concentrer est estimée à 2h/jour/6 collaborateurs. 2.760 heures sur base annuelle (= 1,6 ETP)​
  • Les causes de dérangement sont non seulement l’espace de travail, mais aussi le notaire qui interrompt les collaborateurs très fréquemment
  • Le retard dans les dossiers pour 2 collaborateurs est aussi lié à une mauvaise connaissance du logiciel. Perte de temps supplémentaire de 8h par mois/pers.
  • Pas de concertation pour se répartir les tâches, pas dans la « culture » de l’étude
  • Le notaire n’est pas au courant des difficultés et frustrations des collaborateurs.

    APPROCHE

    • Management socio-économique (SEAM) pour PME.
      Instauration par les collègues de « moments de concentration » structurés pour tous les collaborateurs.
    • Ils peuvent dorénavant travailler sans être dérangés pendant plusieurs blocs de 3 heures par semaine.
    • Les collègues fixent aussi des accords clairs de droits et devoirs pour profiter des temps de concentration
    • Instauration de moments de concertation quotidiens structurés pour l’analyse des dossiers et les questions personnelles, en phase avec les collaborateurs.
    • Le notaire ne vient plus déranger ceux-ci.
    • Communication et feed-back sont encouragés
    • Formation « in house » par le collaborateur maîtrisant le mieux le logiciel

      RESULTATS

      • Évaluation après 8 mois​
      • ​ Récupération de 70 % du temps perdu (1.932 heures/an = 1,1 ETP)​ ​
      • Le stress général a disparu, les collaborateurs sentent une nette amélioration de leurs conditions de travail et prennent du plaisir au travail.​ ​Le notaire perçoit les côtés positifs de la concertation.​
      • ​ Les dossiers difficiles sont maintenant aussi traités pendant les moment de concentration, avec moins d’erreurs et plus de rapidité (satisfaction des clients)​ ​
      • Il y a une plus grande attention pour la qualité des dossiers et plus d’anticipation​

      Les collaborateurs sont maintenant impliqués dans les problèmes et les solutions. ​
      Le travail est plus structuré, ce qui amène plus de calme dans l’étude