door Katrien Decroos | dec 10, 2025 | Risico - Crisis
‘De beste consultants zitten vaak gewoon in je eigen organisatie’
De deal is zo goed als rond, de handtekeningen volgen straks en plots moet het snel gaan met de communicatie naar medewerkers, vakbonden, klanten en pers. Veel organisaties wachten met het betrekken van een communicatie-expert tot het financiële en juridische deel van een herstructurering, fusie of overname is afgerond. Begrijpelijk, om lekken te vermijden of omdat je nooit zeker bent tot de laatste handtekening er staat. Dralen met de communicatie-strategie zorgt echter net voor een extra kwetsbaarheid, want het verhaal achter de overeenkomst is vaak complex. Een situatie met uiteenlopende belanghebbenden vereist specifieke informatie, goed uitgezette communicatiemomenten en onderlinge afspraken.
‘Niet alleen wat je zegt telt, maar ook , wie het zegt, aan wie, hoe en op welk moment.’ Katrien Decroos
“Bedrijven wachten vaak, omdat ze denken: zolang het niet zeker is, kunnen we beter niets zeggen. Maar dat uitstel maakt het alleen maal’ moeilijker om later het juiste verhaal te brengen.” Aan het woord is Katrien Decroos, partner bij SoWhatCommunications – Powered bySquare Circle. Decroos bouwde de voorbije twintig jaar expertise op in crisis- en verandercommunicatie, onder meer bij complexe herstructureringen en fusies. Ze stond mee aan de wieg van Square Circle, een discreet maar invloedrijk communicatiebureau, dat sinds kort samengaat met SoWhatComununications. Die fusie is geen toeval. Steeds vaker raken communicatie, public affairs, regelgeving en reputatie verweven in gevoelige transities. “Als je communicatie pas activeert na de deal, moet alles plots snel én juist gebeuren. En dat lukt zelden zonder voorbereiding”, waarschuwt Katrien Decroos. “Te laat communiceren is vaak de duurste vergissing bij transformatietrajecten!”
Langetermijnplan
Communicatie verdient dus een plaats aan tafel nog vóór de deal rond is. Idealiter al vanaf het moment dat een boekenonderzoek gebeurt, vindt Katrien Decroos. “Dat is het punt waarop je scenario’s begint te verkennen en de mogelijke impact in kaart brengt. Dan wil je ook nadenken over de boodschap die daarbij hoort.” Gevraagd naar de betere leerlingen van de klas wijst Olivier Trop, net als Decroos partner bij SoWhatCommunications – Powered by Square Cirde, naar de automobielsector. “Sommige spelers daar schakelen maanden tot een jaar op voorhand communicatiepartners in, onder meer om de juridische contouren van een herstructurering correct te vertalen in de communicatie naar alle betrokkenen.”
Toch gaat het niet enkel om dat ene moment waarop je als onderneming het nieuws over een overeenkomst bekendmaakt. Goede communicatie over fusies, overnames en reorganisaties heeft belang bij een plan met meerdere communicatiemomenten op de lange termijn. “Zo’n langetermijnplan maakt het mogelijk de communicatie intern en extern op elkaar af te stemmen”, weet Olivier Trop. “Dat zagen we de voorbije jaren bij digitale transformaties, zoals de sluiting van bankkantoren. Het is zaak te vermijden dat de communicatie blijft hangen in experimenten of ad-hoc-oplossingen, terwijl medewerkers en klanten behoefte hebben aan consistentie. Een goed uitgewerkt plan identificeert vooraf de cruciale momenten en de juiste aanpak per doelgroep. Niet enkel om het draagvlak te behouden, maar om er strategisch op vooruit te gaan.”
Interactie
Een goede timing is één zaak, maar minstens even belangrijk is de inhoudelijke aanpak. Wie denkt dat communicatie bij een fusie of herstructurering neerkomt op één heldere boodschap en een strak draaiboek, mist de essentie. “Als bedrijf dat op het punt staat een belangrijke transitie aan te kondigen, kan je het verschil maken door te focussen op interactie”, zegt Katrien Decroos. “Niet alleen wat je zegt telt, maar ook wie het zegt, aan wie, hoe en op welk moment.” De praktijk leert dat decentrale communicatie cruciaal is. Leidinggevenden spelen een sleutelrol in het overbrengen van de juiste boodschap naar hun teams.
“De beste consultants zitten vaak gewoon in je eigen organisatie. Alleen moet je hen goed briefen, de juiste tools aanreiken en ondersteunen”, zegt Decroos. Ze illustreert haar punt met een anekdote uit een herstructureringstraject. Een leidinggevende kreeg na de aankondiging van een medewerker de vraag ‘Waarom zou ik morgen nog komen werken?’ “Als de leidinggevende zo’n fundamentele vraag niet kan beantwoorden, dan heeft het bedrijf iets over het hoofd gezien”, merkt Katrien Decroos op. “Die vragen moet je vooraf al hebben voorbereid en opgevangen. Anders creëer je ruis, onzekerheid en speculatie. Dat vreet aan de productiviteit!” Katrien Decroos verwijst naar het socio-economisch managementmodel van de Franse econoorn Henri Savall (Universiteit Lyon), die decennialang onderzoek voerde naar interacties in organisaties.
‘We zien bedrijven waar mensen elke dag een half uur tot een uur verliezen aan onder andere speculatie of herinterpretatie, gewoon omdat niemand duidelijk maakte wat de verandering concreet betekent voor hun rol’ Olivier Trop
“Tussen mensen, structuren en systemen zit vaak een verborgen potentieel. Het gaat om bestaande energie die verloren gaat, omdat mensen langs elkaar werken of zich afvragen wat op hen afkomt.” Precies dat gebeurt vaak bij fusies, herstructureringen of strategische koerswijzigingen met een gebrekkige focus op communicatie. medewerkers blijven met vragen zitten, afdelingen wachten op richting of nemen dubbel werk op. “We zien bedrijven waar mensen elke dag een half uur tot een uur verliezen aan onder andere speculatie of herinterpretatie, gewoon omdat niemand duidelijk maakte wat de verandering concreet betekent voor hun rol”, merkt Olivier Trop op. Volgens onderzoek van onder meer het Franse lseor-instituut van Henri Savall laten bedrijven gemiddeld 20 tot 50 procent van hun performantie onbenut.
“Goede communicatie is dan geen kostenpost, maar een manier om ervoor te zorgen dat medewerkers hun energie op de juiste dingen blijven richten”, zegt Olivier Trop. “Voor bedrijven in transitie is dat een gamechanger. Het betekent dar je niet enkel de praktische voorbereiding van je communicatie maar ook de inhoudelijke al kan starten op een moment dat je nog niet echt kunt communiceren. Je bouwt aan communicatie door te anticiperen op wat mensen zullen vragen, door te begrijpen waar interactie stokt en door te bekijken hoe je zal bijsturen. Je kan uitklaren wie straks wat gaat uitleggen, in welke volgorde en met welke boodschap. Dat maakt het verschil tussen communiceren onder druk, of strategisch presteren.”
© Trends, 27 november 2025 – www.trends.be
door Katrien Decroos | sep 21, 2025 | Risico - Crisis
Beide adviesbureaus slaan de handen in elkaar om in te spelen op de groeiende vraag naar gevestigde expertise in public en regulatory affairs, change communicatie en crisiscommunicatie
September 2025 – Toonaangevende bureaus Square Circle en SoWhatCommunications bundelen hun ervaring en expertise in een nieuwe gezamenlijke structuur, met een gedeelde missie: bedrijven en organisaties adviseren en begeleiden in het realiseren van hun doelstellingen op vlak van strategische communicatie, reputatie en change communicatie. In een context waarin zowat elk bedrijf geconfronteerd wordt met ingrijpende uitdagingen, van nieuwe wet- en regelgeving tot economische druk, geopolitieke onzekerheid en strategische koerswijzigingen, groeit de behoefte aan strategische communicatie en doeltreffend stakeholdermanagement. Want deze veranderingen raken niet alleen het C-level, maar hebben impact op medewerkers, klanten, investeerders, beleidsmakers en het bredere publiek. Juist dan maakt duidelijke, geloofwaardige en strategisch gerichte interne en externe communicatie het verschil.
Gedeelde visie, complementaire krachten
SoWhatCommunications en Square Circle combineren vanaf nu hun complementaire expertise in public & regulatory affairs, crisiscommunicatie en changecommunicatie tot een geïntegreerde aanpak. Samen begeleiden zij organisaties bij het anticiperen en reageren op verandering, met een sterke focus op communicatie die strategische transformaties ondersteunt, stakeholders aligneert, reputaties beschermt en versterkt, en verandering intern én extern begrijpelijk en hanteerbaar maakt.
Olivier Hinnekens, Managing Director SoWhatCommunications: “We zien dat organisaties meer dan ooit nood hebben aan begeleiding die inhoudelijk sterk is, strategisch onderbouwd én gedragen door senior expertise. De expertise van Square Circle laat ons toe om onze klanten nog gerichter te ondersteunen met strategisch communicatieadvies dat organisaties versterkt en veerkrachtiger maakt in turbulente tijden. We werken volop aan de integratie van onze activiteiten en ontwikkelen nieuwe tools om onze klanten nog doeltreffender te ondersteunen.”
Katrien Decroos treedt toe als partner bij SoWhatCommunications
Katrien Decroos, medeoprichter van Square Circle, treedt toe als partner bij SoWhatCommunications. Met meer dan 30 jaar ervaring in strategische communicatie, managementondersteuning en crisisbegeleiding, staat ze mee aan de wieg van de praktijk van crisis- en change communicatie bij herstructureringen en transformaties in België.
Square Circle, dat ze samen met Ludo Goethals oprichtte in 2002, bouwde over de jaren heen een ijzersterke reputatie op als discrete maar doortastende partner voor leiders die geconfronteerd worden met complexe communicatie-uitdagingen.
Katrien Decroos Managing Director Square Circle: “Wij geloven dat sterke communicatie de sleutel is tot de veerkracht en wendbaarheid van mensen binnen elke organisatie. Het partnerschap met SoWhatCommunications stelt ons in staat om klanten nog beter te ondersteunen met een geïntegreerde benadering, gericht op impact, intern én extern. De aanwezigheid van een uitgebreide expertise staat ons ook toe om nog grotere en complexe projecten te begeleiden, zowel in België als internationaal.”
Beide adviesbureaus blijven hun bestaande klanten ondersteunen, en zullen dit voortaan doen als SoWhatCommunications – Powered by Square Circle om samen nieuwe opdrachten aan te pakken, de gezamenlijke expertise in te zetten en het aanbod te versterken.
***
Over SoWhatCommunications en Square Circle
SoWhatCommunications en Square Circle zijn toonaangevende Belgische adviesbureaus in strategische communicatie en public & regulatory affairs. Samen begeleiden ze bedrijven, overheden en organisaties bij diepgaande transformaties, herstructureringen, crisissen en reputatie-uitdagingen. Hun gezamenlijke aanbod omvat strategische communicatie, crisiscommunicatie, change communicatie, public & regulatory affairs, interne communicatie, communicatie-opleidingen, mediatraining, stakeholdermanagement en interim management.
Het nieuwe partnerschap SoWhatCommunications – Powered by Square Circle brengt een complementair team van senior experts samen: Olivier Hinnekens (Public Affairs en Crisiscommunicatie), Katrien Decroos (Crisis-, Interne en Change communicatie), Olivier Trop (Interne en Change communicatie, Mediarelaties), Wim Hautekiet (Financiële en Change communicatie), Stefanie Pollet (Public Affairs en Change communicatie) en Pierre Deraedt (Public Affairs en Change communicatie).
Meer informatie: www.sowhatcoms.com – www.squarecircle.be
Perscontact – Olivier Trop – Olivier.trop@sowhatcoms.com – +32 486 510 419
door Katrien Decroos | aug 19, 2024 | Risico - Crisis
Messaging is het proces van het effectief overbrengen van informatie binnen en buiten de organisatie. Bedrijven moeten communiceren om begrip en verbinding te behouden. Dit geldt zowel intern, binnen teams en afdelingen, als extern, richting klanten en de bredere gemeenschap maar zeker ook de media.
Interne communicatie
Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is het vertalen van strategische doelstellingen naar concrete, begrijpelijke boodschappen voor alle niveaus van de organisatie. De juiste messaging helpt om deze doelstellingen herhaaldelijk te koppelen aan de dagelijkse werkzaamheden en doelen van de medewerkers. Het zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie weet waarom bepaalde beslissingen worden genomen en hoe hun rol bijdraagt aan het grotere geheel.
De mythe van de cascade
Veel organisaties vertrouwen op een cascadesysteem om informatie van de top naar de rest van de organisatie te verspreiden. Dit systeem houdt in dat boodschappen van de directie doorgegeven worden via verschillende managementlagen. Helaas werkt dit vaak niet zoals bedoeld. Boodschappen worden simpelweg doorgestuurd, zonder context of uitleg, wat leidt tot disconnectie en misverstanden.
Concretiseren van de boodschap
Een groot deel van effectieve messaging is het vertalen van high level doelen naar concrete acties.
Wat betekent een strategische beslissing voor de dagelijkse praktijk van een salesmedewerker of een technicus? Neem het voorbeeld van een bedrijf dat werkt aan duurzaamheidstransitie. Voor technici kan dit betekenen dat zij nog steeds onderhoudscontracten moeten verkopen, maar met de nadruk op hoe deze bijdragen aan energie-efficiëntie. Deze subtiele verandering van focus duidelijk maken is belangrijk.
Het is normaal dat de directie de details niet kan concretiseren – dit is de taak van de leidinggevenden in co-creatie met hun teams. Zij moeten de strategische ambities vertalen naar praktische, begrijpelijke acties.
Authentieke boodschappen
Boodschappen moeten niet alleen duidelijk zijn, maar ook authentiek en inspirerend. Een leider bouwt zijn boodschap het best uit op basis van drie elementen: ratio (hoofd), emotie (hart) en actie (handen).
Meestal beperkt men zich tot de ratio, maar als je wil overtuigen met authentieke boodschappen, dan heb je de andere elementen ook nodig. Communicatieprofessionals kunnen leidinggevenden ondersteunen in de ontwikkeling hiervan met praktijkgerichte tools.
Samenvatting: waarom messaging zo belangrijk is
Messaging is een essentieel onderdeel van effectieve communicatie binnen organisaties. Het gaat niet alleen om het doorgeven van informatie, maar om het begeleiden van medewerkers en het concretiseren van strategische doelen naar praktische acties.
Door te focussen op authentieke, duidelijke en actiegerichte boodschappen, kunnen organisaties beter communiceren en hun doelstellingen bereiken.
Graag inspiratie over hoe je dit concreet kan aanpakken? Bij Square Circle staan we klaar om je te helpen!
door Katrien Decroos | mrt 19, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Strategie, Transformatie
Door economische omstandigheden en strategische motieven moest het Belgische e-commercebedrijf Unigro zijn activiteiten staken. CEO Yves Moens stond voor de uitdagende verantwoordelijkheid om stakeholders en medewerkers te informeren over de reorganisatie. Voor ondersteuning in hun crisiscommunicatie namen ze contact op met Square Circle.
Waarom besloot Unigro contact op te nemen met Square Circle?
“Om verschillende redenen moest Unigro zijn activiteiten stopzetten, wat resulteerde in een collectief ontslag van al onze medewerkers”, zegt Yves Moens. “In een eerste fase moesten we dit communiceren naar onze ondernemingsraad, onze werknemers en al onze andere stakeholders: klanten, arbeidsadministratie, partners, leveranciers en de media. Gezien onze onervarenheid met dit soort communicatie, de delicate aard ervan en het belang van timing, besloten we een beroep te doen op een externe expert.”
Hoe Square Circle ondersteuning bood bij crisiscommunicatie
Roadmap
Crisiscommunicatie gaat over het overbrengen van een verhaal, afgestemd op de zorgen en behoeften van de doelgroep. Daarom organiseerde Square Circle eerst een workshop om de stakeholders in kaart te brengen, te bepalen wat er aan elk van hen gecommuniceerd moest worden, welke kanalen gebruikt zouden worden en wie verantwoordelijk zou zijn voor de communicatie.
Crisiscommunicatie
Vervolgens ontwikkelden we het verhaal verder zodat het kon worden voorgelegd aan de ondernemingsraad in België. Na goedkeuring door het groepsmanagement en de arbeidsjurist, begonnen we met het creëren van de nodige communicatie-materialen, informatietools en documenten die het managementteam kon gebruiken om te anticiperen op vragen van belanghebbenden.
“Het was ongelooflijk belangrijk om het lokale managementteam bij het proces te betrekken”, zegt Katrien Decroos, crisiscommunicatie-expert bij Square Circle, “Als zij het verhaal begrijpen, kunnen ze het gemakkelijker doorgeven aan werknemers en anderen. Dat zou vertrouwen wekken. En vertrouwen was nodig, aangezien werknemers nog maanden na de aankondiging van het ontslag bij Unigro zouden moeten blijven werken.”
Mediatraining
Eens het verhaal van Unigro duidelijk was gedefinieerd, gaf Square Circle het managementteam van mediatraining, waarbij ze leerden hoe ze hun boodschap konden aanpassen aan de stakeholders en communicatiekanalen, en hoe ze de medewerkers in onzekere tijden dagelijks konden aansturen. Tot slot was Katrien Decroos op de dag van de aankondiging aanwezig op het hoofdkantoor van Unigro om de pers te ontvangen en toe te spreken. “We waren dankbaar dat we een partner in ons gebouw hadden die de pers kon ontvangen, begeleiden en hun vragen beantwoorden”, zegt Yves Moens. “Dat was heel gunstig voor het imago van ons bedrijf.”
Vond Unigro de communicatie geslaagd?
“We waren erg tevreden met het eindresultaat”, merkt Yves Moens op. “Onze boodschap was mooi op maat van elke stakeholder en dankzij een zeer gedetailleerd stappenplan was alles tot op de minuut gepland bij de aankondiging. Bovendien konden we met de begeleiding van Square Circle het vertrouwen van onze medewerkers behouden door effectieve communicatie, en de jarenlange reputatie van Otto Group, ons moederbedrijf, hoog houden.”
Zou Unigro de samenwerking met Square Circle aanbevelen?
“Absoluut”, zegt Yves Moens. “Hun aanpak was heel pragmatisch en dat vonden we geweldig. Ze beschikten over tools en templates die ze konden aanpassen aan ons project en bedrijf. Het bood houvast voor dit moeilijke proces. Voeg daarbij hun flexibiliteit en reactiesnelheid, hun bereidheid om alle vragen die we hadden direct te beantwoorden. Dat is zeer waardevol tijdens een communicatiecrisis waar timing alles is. Zonder Square Circle hadden we niet zo accuraat en professioneel kunnen communiceren.”
Welk advies zou Unigo andere bedrijven geven die een herstructureringsproces ondergaan?
“Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent”, suggereert Yves Moens. “Dat betekent jezelf omringen met de juiste partners om een communicatiestrategie en stappenplan te bepalen, zodat je de aankondiging van het ontslag adequaat kunt overbrengen aan de betrokken stakeholders. Dit soort voorbereiding kost natuurlijk tijd. In veel gevallen wil het hoofdkantoor dat de communicatie snel volgt, maar je kunt deze gevoelige boodschap maar één keer overbrengen. Gelukkig gaf de Otto Groep ons genoeg tijd om ons voor te bereiden. Haast je dus niet. Een genuanceerde boodschap kost tijd om op te stellen.”
Heb je ondersteuning nodig bij crisiscommunicatie? Square Circle heeft meer dan 25 jaar ervaring bij het voorbereiden, ontwikkeling en implementatie van een crisiscommunicatiestrategie bij herstructurering, reorganisatie en sluitingen. Square Circle geeft mediatraining aan de woordvoerders en traint de interne communicatoren in communicatie in onzekere tijden. Neem met ons contact op voor meer informatie.
door Katrien Decroos | jan 25, 2024 | Alle, Risico - Crisis, Strategie
Aanmodderen in 2024 … en verder?
Het ‘aanmodderen’ in bedrijven is het resultaat van een lauw menselijk beleid. Bij de medewerkers is het een verdedigingsmechanisme. Van mensen die aan den lijve ondervinden dat ze niet echt meetellen in het verhaal.
Het aanmodderen zorgt ervoor dat bedrijven doodgewoon worden. Dood en gewoon.
Dood: niet dat er geen producten worden gemaakt of geen diensten worden verleend. Het gaat hier eerder over het feit dat interne problemen en uitdagingen op een voorspelbare manier niet of onvoldoende aangepakt worden.
Medewerkers en leiding ondergaan hun werk met een collectief onvermogen om zichzelf en hun structurele problemen te overstijgen. Dit wordt dikwijls geuit via de uitdrukking ‘bij ons is dat altijd zo’.
Gewoon: in gewone bedrijven zoeken de medewerkers hun inspiratie, verwondering en levensprikkels hoofdzakelijk buiten hun organisatie. Hun energie, creativiteit en ‘drive’ zijn dan ook eerder voor de buitenwereld bestemd.
Dit wordt elke maandag geuit via alle toffe weekend-momenten die collega’s aan elkaar vertellen, waarbij al gelonkt wordt naar de volgende vrijdagnamiddag.
Doodgewone bedrijven zijn niet allemaal grijze muizen.
Ook hedendaagse ‘hippe’ organisaties kunnen doodgewoon worden. Ze worden plots niet meer relevant voor de talentvolle medewerkers. En als ze irrelevant worden voor de medewerkers, worden ze ook irrelevant voor de klanten en de aandeelhouders.
Daartegenover staan actievere en meer inventieve bedrijven. Ze hebben dezelfde problematieken als andere bedrijven maar ze doen er iets aan. Elke dag. Samen aan de slag.
Misschien is het tijd om even zelf uit te maken hoe jij dit ervaart in jouw organisatie? En wat je er aan kan doen? Hier volgen alvast een aantal ingrediënten die bijdragen tot een geslaagd actiever en inventiever leven voor jouw organisatie.
Verwondering: Hoe vaak ben je in 2023 naar huis gegaan met een verwonderde blik over wat jouw bedrijf, jouw team of jouw collega’s hebben verwezenlijkt?
Gevoel: als je even het voorbije jaar overloopt voor jezelf, welk gevoel (welke gevoelens) komt (komen) er in jou op?
Inspiratie : hoeveel medewerkers of collega’s hebben jou het voorbije jaar gezegd dat je hun geïnspireerd hebt in hun job? En hoeveel mensen hebben jou geïnspireerd?
Actie: acties zijn er om problemen op te lossen, om vooruit te gaan als bedrijf, om als een ‘levend organisme’ evoluties op de markt aan te kunnen gaan. Hoe scoort jouw organisatie (op 10) in het succesvol realiseren van acties, wat ze ook mogen zijn?
Durf: hoeveel keer in 2023 heb je echt durf moeten tonen om iets te bekomen of te realiseren? Zou je akkoord gaan met de stelling dat ‘durven’ in jouw organisatie loont?
Helderheid: hoe scoort de helderheid van de visie en de strategie op 10? Kan je verschillende momenten benoemen waar je verhelderend bent geweest voor jouw collega’s/team in 2023?
Openheid: hoe open of kritisch mag je zijn tegenover de leiding en collega’s in jouw organisatie? Altijd? Af en toe? Zelden of nooit?
Inbreng: verwacht je van jouw team dat ze zelf met initiatieven komen? En komen die er wel?
Erkenning: wat wordt er binnen jouw organisatie specifiek en voldoende erkend bij de medewerkers?
Fierheid: zou je bereid zijn om de hele volgende zomer rond te lopen met (hippe) T-shirts waarop het logo van jouw organisatie prominent aanwezig is?
De neiging om aan te modderen is een sluipend gif. Door er attent voor te zijn kan je er iets aan doen. Beginnend aan de top. Hou de organisatie relevant voor de leiding en de medewerkers. Ze zullen hun organisatie relevant maken voor de klanten en de aandeelhouders.
door Katrien Decroos | feb 14, 2023 | communicatie, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Transformatie
Een herstructurering goed aanpakken vergt heel wat kennis en kunde. Waarom precies is het nuttig beroep te doen op externe expertise? Katrien Decroos, Senior Communication Expert Square Circle, vroeg het aan Jo De Cock, momenteel aan de slag als Head of HR Western Europe bij H.Essers. In twee andere bedrijven coördineerde zij een reorganisatie met de begeleiding van Square Circle.
Katrien: Waarom vond je het nodig om Square Circle in te schakelen?
Jo: “Ik heb de laatste jaren twee reorganisaties meegemaakt: een sluiting met collectief ontslag waar de wet Renault van toepassing was, en een ander dossier waarbij meerdere mensen om economische redenen ontslagen werden maar er geen collectief ontslag was in de juridische zin van het woord. In beide gevallen beseften we dat we externe hulp nodig hadden op het vlak van communicatie en het in kaart brengen van alle stakeholders en de acties die je naar hen toe neemt. Als team ben je er achter de schermen al even mee bezig en dan lijken een aantal zaken evident, terwijl dat voor de medewerkers of de buitenwereld misschien niet zo is. Dan heb je iemand nodig die je een spiegel voorhoudt en die je helpt om een paar stappen terug te zetten en je verhaal opnieuw te bekijken. En zo kwam ik bij Square Circle terecht.”
Wat was de grootste uitdaging?
“De belangrijkste vraag was: hoe verwoorden we dit nu best, rekening houdend met de gevoelens van iedere betrokkene? En ook: ‘hoe breng je een steekhoudend verhaal naar de pers waarin je het evenwicht vindt tussen de business- en de menselijke kant van het verhaal’? Je verhaal moet namelijk langs alle kanten kloppen. Want wat lezen de mensen in de krant? Er verdwijnen x aantal jobs, meer niet. In de media wordt het menselijke stuk van het verhaal vaak onderbelicht. Het is belangrijk dat je dat verhaal mee laat schrijven door iemand die de voorgeschiedenis niet heeft meegemaakt en er met een nieuwe blik naar kijkt.
In het laatste dossier heeft Square Circle ook geholpen om een brief naar alle medewerkers gepast te verwoorden: enerzijds uitleggen waarom je als bedrijf zo’n beslissing neemt en anderzijds aangeven dat je oprecht beseft dat dit zwaar is voor de betrokken werknemers en hun familie.
Daarnaast zijn ook het praktische draaiboek en de roadmap die Square Circle voorbereidt ontzettend waardevol, naast de compacte maar heel verhelderende opleiding voor leidinggevenden.”
Hoe heeft deze roadmap jullie geholpen?
“Het helpt om structuur te brengen in het proces. Het Square Circle team zijn communicatie professionals en weten tegelijk goed hoe de wetgeving in elkaar zit en welke stappen je moet nemen.
Het bestaan van zo’n roadmap dat van dag tot dag en soms zelfs van uur tot uur aangeeft welke acties je neemt naar elke stakeholder geeft houvast als je in midden in de hectiek zit van een moeilijke aankondiging en de weken die erop volgen. Square Circle heeft dergelijke crisissituaties al heel vaak begeleid.
Er waren acties waar wij niet aan dachten, maar die jullie vanuit jullie ervaring wel konden aangeven. Het communicatie- en juridisch proces wordt vanuit de roadmap heel gestructureerd..”
Kan je schetsen hoe stressvol zo’n reorganisatie kan zijn?
“Een intentie tot sluiting en collectief ontslag wordt nooit lichtzinnig aangekondigd. De periode die hieraan voorafgaat is dan ook best wel intens. De dag van de aankondiging zelf geeft zeker stress: voor het eerst confronteer je de medewerkers met een voornemen dat zware gevolgen voor hen heeft, indien de intentie wordt bevestigd. Het besef dat een heleboel medewerkers hun werk kunnen verliezen komt dan scherp binnen. Je moet alles doen met respect voor de mensen, zelfs in die moeilijke omstandigheden. Daar heeft Square Circle ons ook in geholpen: ervoor te zorgen dat het hele proces met de nodige empathie verloopt. De focus moet op de mens kunnen liggen, wat niet altijd evident is als je midden in proces zit dat ook zeer strikte juridische regels heeft.
De rol van de pers is vaak problematisch bij reorganisaties. Hoe ging dat bij jou?
“Zowel HR als een paar top management leden hebben een opleiding van Square Circle gehad over hoe om te gaan met de pers. Dat helpt je om in je eigen verhaal te blijven en niet in hun vragen verstrikt te raken. Zo’n opleiding zou ik aan iedereen aanraden. Je bent dan veel beter voorbereid om in de zeer korte tijd die een journalist je gunt je eigen punt te maken en ook de menselijke kant van het verhaal te tonen.
Hoe heeft de HR afdeling de hulp van Square Circle ervaren?
“Als HR afdeling ben je bij een collectief ontslag erg druk bezig met de vakbonden, de informatie- en consultatieprocedure en nadien de onderhandelingen over een sociaal plan. Uiteraard raakt een aankondiging dat er een intentie is tot collectief ontslag alle medewerkers in een bedrijf. Leidinggevenden zijn vaak even verrast als de medewerkers. Hun medewerkers kijken dan naar hen voor steun en zoeken zekerheid en duiding. De Square Circle opleiding ‘Communication in Uncertain Times’ heeft hen daartoe een heel mooi kader gegeven. Het gaf hen inzicht in hoe mensen reageren op zo’n nieuws en hoe je daar als leidinggevende mee omgaat. Ik heb heel positieve feedback gehad op die opleiding. Het is waardevol dat de leidinggevenden op de vloer ook buiten HR iemand hebben die hen even bij de hand neemt en zegt: kijk, dat is hoe jullie het voor jullie mensen iets gemakkelijker kunnen maken.”
Meer informatie? Registreer hier op onze webinar “The do’s en don’ts voor een geslaagde communicatie” op dinsdag 7 maart 2023 of schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang ontvang binnenkort het Square Circle E-Book over dit thema.
