Amélioration productivité PME

Amélioration productivité PME, 12 collaborateurs

Le stress provoqué par les difficiles conditions de travail (bureau paysager) engendre du retard dans les dossiers, de la démotivation et des plaintes des clients

  • L’ambiance est instable, de bons collaborateurs quittent l’étude.​
  • Les nouveaux recrutements coûtent cher. ​
  • L’étude n’est pas prête à évoluer​
  • Risque de perdre des clients. ​
  • Spirale négative

ANALYSE

  • La perte de temps moyenne du fait de l’incapacité à se concentrer est estimée à 2h/jour/6 collaborateurs. 2.760 heures sur base annuelle (= 1,6 ETP)​
  • Les causes de dérangement sont non seulement l’espace de travail, mais aussi le notaire qui interrompt les collaborateurs très fréquemment
  • Le retard dans les dossiers pour 2 collaborateurs est aussi lié à une mauvaise connaissance du logiciel. Perte de temps supplémentaire de 8h par mois/pers.
  • Pas de concertation pour se répartir les tâches, pas dans la « culture » de l’étude
  • Le notaire n’est pas au courant des difficultés et frustrations des collaborateurs.

    APPROCHE

    • Management socio-économique (SEAM) pour PME.
      Instauration par les collègues de « moments de concentration » structurés pour tous les collaborateurs.
    • Ils peuvent dorénavant travailler sans être dérangés pendant plusieurs blocs de 3 heures par semaine.
    • Les collègues fixent aussi des accords clairs de droits et devoirs pour profiter des temps de concentration
    • Instauration de moments de concertation quotidiens structurés pour l’analyse des dossiers et les questions personnelles, en phase avec les collaborateurs.
    • Le notaire ne vient plus déranger ceux-ci.
    • Communication et feed-back sont encouragés
    • Formation « in house » par le collaborateur maîtrisant le mieux le logiciel

      RESULTATS

      • Évaluation après 8 mois​
      • ​ Récupération de 70 % du temps perdu (1.932 heures/an = 1,1 ETP)​ ​
      • Le stress général a disparu, les collaborateurs sentent une nette amélioration de leurs conditions de travail et prennent du plaisir au travail.​ ​Le notaire perçoit les côtés positifs de la concertation.​
      • ​ Les dossiers difficiles sont maintenant aussi traités pendant les moment de concentration, avec moins d’erreurs et plus de rapidité (satisfaction des clients)​ ​
      • Il y a une plus grande attention pour la qualité des dossiers et plus d’anticipation​

      Les collaborateurs sont maintenant impliqués dans les problèmes et les solutions. ​
      Le travail est plus structuré, ce qui amène plus de calme dans l’étude