Amélioration globale de la productivité,

Amélioration globale de la productivité, société d’intérim, Belgique, 600 collaborateurs​

  • Sur un marché orienté à la baisse (crise économique), maintenir la rentabilité en exploitant au maximum le potentiel interne de la société.​
  • Impliquer dans ce cas les collaborateurs comme moteur de créativité et de valeur ajoutée
  • Prouver au groupe que la filiale belge est capable d’évoluer, même sur un marché difficile​
  • Placer ainsi la Belgique en bonne position pour bénéficier des futurs investissements du groupe et renforcer la position de la société

ANALYSE

Le CEO a découvert l’approche socio-économique (SEAM) dans une autre société où il était administrateur indépendant.​

​Le diagnostic horizontal et vertical donne l’analyse suivante :​

Grand potentiel de performances économiques cachées ​ ​

Problèmes structurels entre les services Ventes et Support qui paralysent la relation​ ​

Manque d’engagement des collaborateurs du siège​ ​

Le management ne se préoccupe pas vraiment de diriger les collaborateurs​ ​

Les formations sont de bonne qualité mais pas exploitées​ ​

Les outils et logiciels présents pourraient être utilisés plus efficacement​ ​

Grand enthousiasme dans les rangs des collaborateurs pour contribuer aux changements si la direction évolue​

APPROCHE

  • Approche par étapes​
    Étape 1 : 2 Business Units (BU) + HQ​
    Étape 2 : les 2 autres Business Units ​
    Étape 3. Agences​ ​
  • Calcul du potentiel économique en cas d’optimisation des coûts cachés​
  • ​ Plans d’action par et pour les collaborateurs pour remédier progressivement aux pertes d’énergie​ ​
  • Outil SEAM utilisé pour activer l’implémentation de la stratégie à tous les niveaux à travers des plans d’action prioritaires​ ​
  • Formations sur les outils de management pour mieux diriger les collaborateurs​ ​
  • Formation d’intervenants internes pour renforcer l’approche SEAM dans la société ​

RESULTATS

  • Année 1 après l’approche : le bénéfice de la société a progressé de 8 % alors que le marché a reculé de 2 % grâce à une meilleure collaboration plus étroite entre les équipes et les collaborateurs
  • qui a débouché sur une hausse des ventes​ ​ Coûts cachés (pertes d’énergie) transformés en valeur ajoutée économique : 4,9 Mio €​ ​
  • L’approche a conduit à une nouvelle structure organisationnelle pour mieux diriger les BU​ ​
  • Le renouvellement au niveau de la direction des BU a fait souffler un vent de fraîcheur​ ​
  • La société a maintenant une approche de management pour une adaptation en continu aux évolutions du marché​
  • Décision de mieux exploiter l’approche SEAM pour développer le potentiel futur

Amélioration productivité PME

Amélioration productivité PME, 12 collaborateurs

Le stress provoqué par les difficiles conditions de travail (bureau paysager) engendre du retard dans les dossiers, de la démotivation et des plaintes des clients

  • L’ambiance est instable, de bons collaborateurs quittent l’étude.​
  • Les nouveaux recrutements coûtent cher. ​
  • L’étude n’est pas prête à évoluer​
  • Risque de perdre des clients. ​
  • Spirale négative

ANALYSE

  • La perte de temps moyenne du fait de l’incapacité à se concentrer est estimée à 2h/jour/6 collaborateurs. 2.760 heures sur base annuelle (= 1,6 ETP)​
  • Les causes de dérangement sont non seulement l’espace de travail, mais aussi le notaire qui interrompt les collaborateurs très fréquemment
  • Le retard dans les dossiers pour 2 collaborateurs est aussi lié à une mauvaise connaissance du logiciel. Perte de temps supplémentaire de 8h par mois/pers.
  • Pas de concertation pour se répartir les tâches, pas dans la « culture » de l’étude
  • Le notaire n’est pas au courant des difficultés et frustrations des collaborateurs.

    APPROCHE

    • Management socio-économique (SEAM) pour PME.
      Instauration par les collègues de « moments de concentration » structurés pour tous les collaborateurs.
    • Ils peuvent dorénavant travailler sans être dérangés pendant plusieurs blocs de 3 heures par semaine.
    • Les collègues fixent aussi des accords clairs de droits et devoirs pour profiter des temps de concentration
    • Instauration de moments de concertation quotidiens structurés pour l’analyse des dossiers et les questions personnelles, en phase avec les collaborateurs.
    • Le notaire ne vient plus déranger ceux-ci.
    • Communication et feed-back sont encouragés
    • Formation « in house » par le collaborateur maîtrisant le mieux le logiciel

      RESULTATS

      • Évaluation après 8 mois​
      • ​ Récupération de 70 % du temps perdu (1.932 heures/an = 1,1 ETP)​ ​
      • Le stress général a disparu, les collaborateurs sentent une nette amélioration de leurs conditions de travail et prennent du plaisir au travail.​ ​Le notaire perçoit les côtés positifs de la concertation.​
      • ​ Les dossiers difficiles sont maintenant aussi traités pendant les moment de concentration, avec moins d’erreurs et plus de rapidité (satisfaction des clients)​ ​
      • Il y a une plus grande attention pour la qualité des dossiers et plus d’anticipation​

      Les collaborateurs sont maintenant impliqués dans les problèmes et les solutions. ​
      Le travail est plus structuré, ce qui amène plus de calme dans l’étude