Europese integratie van 2 bedrijven verloopt vlot door in te zetten op voorbereiding en versterken van het management.
Een fusie of acquisitie is dikwijls de aanleiding om een grondige integratieoefening door te voeren van de departementen en over verschillenden landen heen. Ook bij deze overname volg na Amerika een integratie op Europees niveau. Dit ging gepaard met een verhuis van het Europees hoofdkantoor naar een ander Europees land en een herstructurering in 6 supportdiensten. Bij de briefing bleek dat er 12 landen betrokken waren, waarbij het cruciaal was dat er een éénduidige communicatie kwam en dat de verschillende wettelijke verplichtingen in de betrokken landen strikt gevolgd werden.
Als expert in het begeleiden van herstructureringen op vlak van communicatiestrategie en -aanpak, ging Square Circle aan de slag om deze Europese integratieoefening te begeleiden en een plan van aanpak op te maken voor de communicatie, sociale relaties, people-, change- en crisis management.
In deze case study geven we een beknopt inzicht in onze aanpak.
Stap 1 : Communicatie : aan internationaal naar multilokaal.
De uitdaging bestaat erin om het management dat verantwoordelijk is voor het project EN het lokale management op éénzelfde lijn te krijgen. Het projectteam heeft immers de integratie als doel voor ogen, maar het lokale management is de motor om de veranderingen met de medewerkers door te voeren en ook de bewaker van de bestaande sociale relaties.
Een aantal goed geleide messaging sessies met het integratieteam zorgt voor een rijke input waarop het communicatieplatform kan uitgewerkt worden. Dit verhaal gaat verder dan de pure business case en moet de stakeholders een duidelijk beeld geven van wat staat er te gebeuren de integratie.
Daarna zorgen een aantal werksessies met de verschillende lokale verantwoordelijken ervoor dat het verhaal volledig afgetoetst kan worden met de lokale realiteit. Het betrekken van de HR managers van de verschillende landen is cruciaal om de communicatie zo helder mogelijk te hebben voor de lokale medewerkers en de sociale partners.
Stap 2 : Masterplan Road Map : alle neuzen in dezelfde richting.
Ondertussen wordt het ook duidelijk dat een goede roadmap cruciaal is in de voorbereiding en opvolging van de integratieaankondiging. Op basis van de verkregen informatie tijdens de werksessies en gesprekken met projectmanagers en juridische verantwoordelijken, wordt een gedetailleerde master roadmap opgemaakt. Deze Square Circle tool bundelt 20 jaar ervaring met meer dan 200 herstructureringen en brengt alle aspecten van de integratieaankondiging in kaart: verantwoordelijkheden vastleggen, communicatietools bepalen in functie van de doelgroepen, identificeren van communicatoren, management opleidingen, belangrijke deadlines, wettelijke verplichtingen en vooral wat van wie wordt verwacht tegen wanneer.
Nadien betrekken we de lokale HR verantwoordelijken en begeleiden we hen om op basis van de master roadmap een lokale roadmap op te stellen. De wettelijke stappen in de verschillende landen worden hierin mee opgenomen zodat synchronisatie qua timing (ook tijdens onderhandelingen) en een gezamenlijke aanpak mogelijk is.
Door alles samen met de betrokken lokale managers zo veel mogelijk te concretiseren worden ze mee in het project getrokken en kunnen ze zich voorbereiden op wat van hen verwacht wordt. Uiteindelijk worden zij een belangrijke schakel in het welslagen van de integratieoefening. Met de roadmap wordt niets aan het toeval overgelaten.
Stap 3 : Management opleidingen : Omgaan onzekerheid en veranderingen
Tijdens de verschillende werksessies komt ook de noodzaak en de vraag naar ons toe om het management voor te bereiden op deze verandering. Immers, velen hebben dit nooit meegemaakt. Zo geven we over heel Europa een 20-tal trainingen in omgaan met veranderingen in moeilijke tijden. Daarin komt aan bod hoe de rol van communicator op te nemen, overtuigend communiceren en hoe met de media om te gaan. Een Social Crisis Masterclass wordt georganiseerd in 3 potentieel kritische landen, met als bedoeling zich voor te bereiden op een aantal moeilijke sociale scenario’s.
Resultaat : een sterker management na de integratie
Het grondige voortraject met het integratieteam en lokaal management heeft ertoe geleid dat iedereen sterk stond aan de aftrap. De aankondiging is volgens plan perfect uitgerold in de 12 landen. De sociale relaties hebben geen schade geleden doordat het management ingezet heeft op transparantie en vertrouwen. De informatie en consultaties met de sociale partners zijn vlot verlopen in alle landen waar deze procedures moesten gevolgd worden. Hierdoor werd de onzekerheid bij de medewerkers ook tot een minimum herleid.
De integratie is volgens plan verlopen met een management dat er sterker is uit gekomen.