Messaging is het proces van het effectief overbrengen van informatie binnen en buiten de organisatie. Bedrijven moeten communiceren om begrip en verbinding te behouden. Dit geldt zowel intern, binnen teams en afdelingen, als extern, richting klanten en de bredere gemeenschap maar zeker ook de media.
Interne communicatie
Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is het vertalen van strategische doelstellingen naar concrete, begrijpelijke boodschappen voor alle niveaus van de organisatie. De juiste messaging helpt om deze doelstellingen herhaaldelijk te koppelen aan de dagelijkse werkzaamheden en doelen van de medewerkers. Het zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie weet waarom bepaalde beslissingen worden genomen en hoe hun rol bijdraagt aan het grotere geheel.
De mythe van de cascade
Veel organisaties vertrouwen op een cascadesysteem om informatie van de top naar de rest van de organisatie te verspreiden. Dit systeem houdt in dat boodschappen van de directie doorgegeven worden via verschillende managementlagen. Helaas werkt dit vaak niet zoals bedoeld. Boodschappen worden simpelweg doorgestuurd, zonder context of uitleg, wat leidt tot disconnectie en misverstanden.
Concretiseren van de boodschap
Een groot deel van effectieve messaging is het vertalen van high level doelen naar concrete acties.
Wat betekent een strategische beslissing voor de dagelijkse praktijk van een salesmedewerker of een technicus? Neem het voorbeeld van een bedrijf dat werkt aan duurzaamheidstransitie. Voor technici kan dit betekenen dat zij nog steeds onderhoudscontracten moeten verkopen, maar met de nadruk op hoe deze bijdragen aan energie-efficiëntie. Deze subtiele verandering van focus duidelijk maken is belangrijk.
Het is normaal dat de directie de details niet kan concretiseren – dit is de taak van de leidinggevenden in co-creatie met hun teams. Zij moeten de strategische ambities vertalen naar praktische, begrijpelijke acties.
Authentieke boodschappen
Boodschappen moeten niet alleen duidelijk zijn, maar ook authentiek en inspirerend. Een leider bouwt zijn boodschap het best uit op basis van drie elementen: ratio (hoofd), emotie (hart) en actie (handen).
Meestal beperkt men zich tot de ratio, maar als je wil overtuigen met authentieke boodschappen, dan heb je de andere elementen ook nodig. Communicatieprofessionals kunnen leidinggevenden ondersteunen in de ontwikkeling hiervan met praktijkgerichte tools.
Samenvatting: waarom messaging zo belangrijk is
Messaging is een essentieel onderdeel van effectieve communicatie binnen organisaties. Het gaat niet alleen om het doorgeven van informatie, maar om het begeleiden van medewerkers en het concretiseren van strategische doelen naar praktische acties.
Door te focussen op authentieke, duidelijke en actiegerichte boodschappen, kunnen organisaties beter communiceren en hun doelstellingen bereiken.