door Katrien Decroos | mrt 19, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Strategie, Transformatie
Door economische omstandigheden en strategische motieven moest het Belgische e-commercebedrijf Unigro zijn activiteiten staken. CEO Yves Moens stond voor de uitdagende verantwoordelijkheid om stakeholders en medewerkers te informeren over de reorganisatie. Voor ondersteuning in hun crisiscommunicatie namen ze contact op met Square Circle.
Waarom besloot Unigro contact op te nemen met Square Circle?
“Om verschillende redenen moest Unigro zijn activiteiten stopzetten, wat resulteerde in een collectief ontslag van al onze medewerkers”, zegt Yves Moens. “In een eerste fase moesten we dit communiceren naar onze ondernemingsraad, onze werknemers en al onze andere stakeholders: klanten, arbeidsadministratie, partners, leveranciers en de media. Gezien onze onervarenheid met dit soort communicatie, de delicate aard ervan en het belang van timing, besloten we een beroep te doen op een externe expert.”
Hoe Square Circle ondersteuning bood bij crisiscommunicatie
Roadmap
Crisiscommunicatie gaat over het overbrengen van een verhaal, afgestemd op de zorgen en behoeften van de doelgroep. Daarom organiseerde Square Circle eerst een workshop om de stakeholders in kaart te brengen, te bepalen wat er aan elk van hen gecommuniceerd moest worden, welke kanalen gebruikt zouden worden en wie verantwoordelijk zou zijn voor de communicatie.
Crisiscommunicatie
Vervolgens ontwikkelden we het verhaal verder zodat het kon worden voorgelegd aan de ondernemingsraad in België. Na goedkeuring door het groepsmanagement en de arbeidsjurist, begonnen we met het creëren van de nodige communicatie-materialen, informatietools en documenten die het managementteam kon gebruiken om te anticiperen op vragen van belanghebbenden.
“Het was ongelooflijk belangrijk om het lokale managementteam bij het proces te betrekken”, zegt Katrien Decroos, crisiscommunicatie-expert bij Square Circle, “Als zij het verhaal begrijpen, kunnen ze het gemakkelijker doorgeven aan werknemers en anderen. Dat zou vertrouwen wekken. En vertrouwen was nodig, aangezien werknemers nog maanden na de aankondiging van het ontslag bij Unigro zouden moeten blijven werken.”
Mediatraining
Eens het verhaal van Unigro duidelijk was gedefinieerd, gaf Square Circle het managementteam van mediatraining, waarbij ze leerden hoe ze hun boodschap konden aanpassen aan de stakeholders en communicatiekanalen, en hoe ze de medewerkers in onzekere tijden dagelijks konden aansturen. Tot slot was Katrien Decroos op de dag van de aankondiging aanwezig op het hoofdkantoor van Unigro om de pers te ontvangen en toe te spreken. “We waren dankbaar dat we een partner in ons gebouw hadden die de pers kon ontvangen, begeleiden en hun vragen beantwoorden”, zegt Yves Moens. “Dat was heel gunstig voor het imago van ons bedrijf.”
Vond Unigro de communicatie geslaagd?
“We waren erg tevreden met het eindresultaat”, merkt Yves Moens op. “Onze boodschap was mooi op maat van elke stakeholder en dankzij een zeer gedetailleerd stappenplan was alles tot op de minuut gepland bij de aankondiging. Bovendien konden we met de begeleiding van Square Circle het vertrouwen van onze medewerkers behouden door effectieve communicatie, en de jarenlange reputatie van Otto Group, ons moederbedrijf, hoog houden.”
Zou Unigro de samenwerking met Square Circle aanbevelen?
“Absoluut”, zegt Yves Moens. “Hun aanpak was heel pragmatisch en dat vonden we geweldig. Ze beschikten over tools en templates die ze konden aanpassen aan ons project en bedrijf. Het bood houvast voor dit moeilijke proces. Voeg daarbij hun flexibiliteit en reactiesnelheid, hun bereidheid om alle vragen die we hadden direct te beantwoorden. Dat is zeer waardevol tijdens een communicatiecrisis waar timing alles is. Zonder Square Circle hadden we niet zo accuraat en professioneel kunnen communiceren.”
Welk advies zou Unigo andere bedrijven geven die een herstructureringsproces ondergaan?
“Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent”, suggereert Yves Moens. “Dat betekent jezelf omringen met de juiste partners om een communicatiestrategie en stappenplan te bepalen, zodat je de aankondiging van het ontslag adequaat kunt overbrengen aan de betrokken stakeholders. Dit soort voorbereiding kost natuurlijk tijd. In veel gevallen wil het hoofdkantoor dat de communicatie snel volgt, maar je kunt deze gevoelige boodschap maar één keer overbrengen. Gelukkig gaf de Otto Groep ons genoeg tijd om ons voor te bereiden. Haast je dus niet. Een genuanceerde boodschap kost tijd om op te stellen.”
Heb je ondersteuning nodig bij crisiscommunicatie? Square Circle heeft meer dan 25 jaar ervaring bij het voorbereiden, ontwikkeling en implementatie van een crisiscommunicatiestrategie bij herstructurering, reorganisatie en sluitingen. Square Circle geeft mediatraining aan de woordvoerders en traint de interne communicatoren in communicatie in onzekere tijden. Neem met ons contact op voor meer informatie.
door Katrien Decroos | feb 28, 2024 | Alle, communicatie, Strategie
Hoe zou je de persoonlijkheid van je bedrijf in een paar woorden omschrijven? En hoe zouden uw collega’s het omschrijven? Een bedrijf met een identiteit verbindt uw medewerkers en brengt hen op één lijn met uw algemene missie en visie. Square Circle biedt u interessante inzichten om te helpen bij het definiëren en implementeren van uw waarden.
Betrek je team bij het proces
Waarden moet je dragen als een pak, niet bewaren in een koffer die je alleen opent als je ze nodig hebt. Je omarmt waarden omdat ze persoonlijk betekenisvol zijn en omdat ze iets toevoegen aan de manier waarop je als team werkt. Ze moeten door iedereen in je bedrijf worden gedeeld om effectief te zijn. Daarom kunnen waarden niet top-down worden bepaald en moeten werknemers worden betrokken bij het creëren van waarden die werken.
Duidelijke en beperkte waarden creëren
Waarden geven vorm aan je bedrijfscultuur, hoe werknemers zich gedragen, hoe strategieën worden bepaald en hoe successen worden gevierd. Waarden moeten geleefd worden door je werknemers en tot uiting komen in hun dagelijkse interacties. Daarom is het belangrijk dat uw waarden duidelijk verwoorden wat er van uw werknemers wordt verwacht. Aarzel niet om uw waarden fundamenteel te herzien en betrek uw werknemers bij het proces om ze te (her)formuleren en deze verwachtingen te verduidelijken. U zult zien hoe stimulerend dit is!
Beperk het aantal waarden tot drie of vier. Een hoger aantal is moeilijk te vertalen naar specifiek gedrag, waardoor de kans groter is dat je werknemers er niet naar zullen leven. Heb je vijf of meer waarden? Bekijk ze kritisch, misschien overschat je de capaciteiten van je team.
Geef het goede voorbeeld en stimuleer het juiste gedrag
Waarden moeten top-down worden gepromoot, door er regelmatig over te praten tijdens teamvergaderingen. Door ze te gebruiken als kompas bij het evalueren van het gedrag van medewerkers. Door gepast gedrag te benadrukken en diegenen aan te spreken die je waarden niet in de praktijk brengen.
Het management speelt een sleutelrol bij het implementeren van de waarden van een bedrijf. Als leider moet je er dagelijks over nadenken en er regelmatig over praten. Als de waarden worden nageleefd, zijn werknemers gemotiveerder, meer betrokken en meer verbonden met het management, wat weer ten goede komt aan uw klanten, partners en stakeholders.
Hulp nodig bij het herzien of definiëren van uw bedrijfswaarden? Square Circle helpt medewerkers na te denken over waarden door middel van interactieve workshops. Door bottom-up te werken helpen we bij het definiëren van waarden en bijbehorend gedrag, waarbij we er altijd voor zorgen dat deze ook door het hoger management worden gedragen. Samen komen we tot duidelijke afspraken. Nieuwsgierig naar meer? Neem contact op.
door Katrien Decroos | feb 26, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Strategie, Transformatie
In een wereld vol ideeën en ambities ligt de basis van elke succesvolle onderneming in een duidelijk doel, samengevat in de drie-eenheid van missie, visie en waarden. Maar wat is een sterke visie en missie en hoe definieer je die? Square Circle biedt strategisch advies om je op weg te helpen met een winnende strategie.
Laat ‘missies’ over aan het leger en James Bond
Een goede raad: vervang de term ‘missie’ door ‘reden van bestaan’. Vraag je receptioniste wat de reden van bestaan is van haar job en ze zal het kunnen beantwoorden. Vraag naar haar missie en ze zal je waarschijnlijk verbijsterd aanstaren. Hetzelfde geldt voor je werknemers. Een reden van bestaan geeft betekenis aan hun werk. Het is de reden waarom je activiteit is gecreëerd en je organisatie bestaat. Zonder wortels weten we niet waar we vandaan komen en nog minder waar we naartoe kunnen.
Een reden van bestaan hoeft niet uniek te zijn. Mensen voeden is het kerndoel van veel voedingsbedrijven. Het jouwe kan zijn om mensen gezond en duurzaam te voeden. Wat jou echter uniek maakt, is hoe je dit kerndoel vertaalt in een krachtige visie: wat voor bedrijf wil je worden? Zonder kerndoel kan er geen visie zijn.
Bereid je voor op de toekomst met een sterke visie
Een sterke visie kan een saaie strategie veranderen in een scorende strategie. Het beschrijft hoe je bedrijf reageert op technische, technologische of maatschappelijke evoluties – denk aan uitdagingen zoals klimaatverandering of de opkomst van AI – en welke kansen ze je bedrijf bieden.
Pijlers identificeren
De eerste stap is het bepalen van de pijlers van je visie: welke gebieden bepalen de evolutie van je activiteiten? Voor een bouwbedrijf kunnen dit ontwikkelingen zijn op het gebied van civiele techniek, de mogelijkheid om complexere constructies te bouwen of om de veiligheid te waarborgen.
Doelen definiëren
Vervolgens moeten voor elk van de pijlers sterke en ambitieuze doelen worden gedefinieerd, het soort waar je kippenvel van krijgt, dat je enthousiast maakt en motiveert. Deze doelen kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Om je een voorbeeld te geven, het volgende is een doel geformuleerd door een Amerikaanse fabrikant van beton:
“Over 10 jaar produceren we bouwkundige en civieltechnische constructies die 2 keer zo sterk en 2 keer zo duurzaam zijn en de helft zo duur – zowel qua bouw als qua onderhoud – als die van vandaag. We zullen ze ook twee keer zo snel bouwen.”
Vertrouw op je team
Pijlers kunnen worden gedefinieerd door je management. Voor specifieke doelen raden we aan om te vertrouwen op de kennis en creativiteit van je team. Verdeel je medewerkers in kleine werkgroepen en laat ze deze pijlers bespreken en analyseren en doelen definiëren voor een periode van 3 jaar, 10 jaar of meer, afhankelijk van je type markt. Je zult versteld staan van wat ze kunnen bedenken.
Een visie ontwikkelen is fascinerend werk. Het dwingt je om je bedrijf in de toekomst voor te stellen, om in te spelen op de huidige ontwikkelingen in de wereld en om met gedurfde ideeën te komen. Er ontbreekt echter één belangrijk ingrediënt om je visie te implementeren: je bedrijfswaarden.
door Katrien Decroos | nov 27, 2023 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen
Jaarlijks naar het medewerkersengagement peilen via een enquête is in vele bedrijven een vaste waarde. Een goede zaak, als je met deze enquête op een serieuze manier aan de slag gaat. Deze blog deelt de do’s-and-don’ts van een gedragen employee engagement survey. Waardevol leesvoer voor management, hr en iedereen die leidinggeeft.
Engagement survey? Een goed idee!
Geëngageerde en loyale medewerkers zijn de beste ambassadeurs voor elke organisatie. Niet verwonderlijk dat de engagement survey bij tal van middelgrote tot grote bedrijven ingeburgerd is. Er zijn heel wat aanbieders op de markt die het uitsturen van een engagementvragenlijst naar al jouw medewerkers vrij eenvoudig maken en die je inzichtelijke rapporten bezorgen over de resultaten.
Maar hoe ga je hierbij best te werk? Hoe haal je het maximale uit deze bevraging?
Bezint eer ge begint
Een bevraging van het personeel creëert verwachtingen. Je biedt medewerkers de gelegenheid om hun stem te laten horen, hun tevredenheid en betrokkenheid uit te drukken en eventuele zorgen of suggesties te delen. Logisch dus dat zij verwachten dat met hun input iets gedaan wordt. Denk hier vooraf over na. Een veelvoorkomende valkuil is om uitsluitend human resources aan te stellen om te bouwen aan engagement. Nochtans is engagement realiseren niet enkel het werk van hr. Betrokkenheid waarmaken is een werk van iedere dag en heeft meer slagkracht via directe leidinggevenden, mét behulp van hr.
Communicatie en maatwerk als accelerators
Een tijdige en duidelijke communicatie over de engagement survey met een goede kadering is noodzakelijk om impact te genereren. Eén mailtje, vaak centraal verstuurd, dat oproept om de survey in te vullen, zal minder respons krijgen dan wanneer de vragenlijst extra wordt gekaderd en gemotiveerd door de rechtstreekse leidinggevende, op een teammeeting bijvoorbeeld of via een extra berichtgeving.
Kan ik mijn bedenkingen anoniem delen? Wat gebeurt er met mijn antwoorden na afloop van de vorige survey. Hoe worden we op de hoogte gesteld over de resultaten? Dit zijn enkele vragen die je best beantwoordt in je begeleidende communicatie bij het uitsturen van de enquête.
De resultaten zijn beschikbaar, wat nu?
Management steekt de koppen bij elkaar en selecteert enkele weloverwogen acties. Gedreven om van resultaat naar actie te gaan, vergeet men soms goed terug te koppelen naar de medewerkers: Wat waren de voornaamste resultaten van de engagement survey? Wat hebben wij daar als management uit geleerd? Welke zijn de resultaten waar we al mee aan de slag willen gaan of de acties die we al geïdentificeerd hebben?
Wie het maximale uit zijn employee engagement survey wenst te halen, gaat nog een stap verder en betrekt de medewerkers zelf op een actieve manier bij het werken met de surveyresultaten: Ga als leidinggevende in dialoog over de resultaten van het eigen team, vraag extra duiding, laat teamleden zelf suggesties doen of stel kleine werkgroepjes samen rond bepaalde thema’s.
Say what you do, and do what you say
Naast een paar “quick fixes” die je snel kan uitvoeren en die wellicht goed zichtbaar zijn voor iedereen, wordt er ook werk gemaakt van zaken die meer tijd vragen en misschien minder zichtbaar zijn. Medewerkers vragen zich dan vaak af waar de survey toe geleid heeft en als dit voor hen niet duidelijk is, dan verdwijnt de zin om een volgende keer de
stem te laten horen. Square Circle benadrukt daarom het belang van communicatie en vervolgcommunicatie. “Say what you do, and do what you say”. Koppel terug over genomen of lopende acties, durf ook afbakenen, waar kan je niet op in gaan bijvoorbeeld? Blijf waar mogelijk medewerkers betrekken en versterk zo systematisch het engagement voor jouw bedrijf.
De senior hr- en communicatie-experten van Square Circle zijn alvast beschikbaar om je hr, communicatie en leidinggevenden te versterken binnen dit kader, en zo van je volgende editie een succes te maken.
Contacteer Square Circle >>
Luistersessies die afstand verkleinen en betrokkenheid vergroten
Square Circle verdiept je employee engagement survey met luistersessies. Vertrouwelijke groepsgesprekken met meerdere medewerkers die verschillende posities bekleden ter voorbereiding of na afloop van de enquête. Ze laten je toe om dieper in te gaan op hete hangijzers, drijfveren te ontdekken en eerste oplossingen op te werpen. Onze ervaring leert dat luistersessies meer betekenis geven aan enquêteresultaten. Dat leidt enerzijds tot een hogere bewustwording bij management, hr en leidinggevenden en anderzijds tot meer engagement door personeel. Een win-win!
door Katrien Decroos | jun 8, 2023 | communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Transformatie
Iedereen die ooit een fuif organiseerde, kent Sabam als de Belgische vereniging van auteurs, componisten en uitgevers die auteursrechten komt innen voor de muziek die je afspeelt. Maar Sabam is zoveel meer dan een administratieve collector. Aan de vooravond van haar 100ste verjaardag – in januari 2022 – presenteerde nieuwe CEO Steven De Keyser haar toekomst: een solide, transparante en betrouwbare partner zijn voor auteurs en gebruikers. Die visie mee helpen omzetten in de praktijk is een dagdagelijkse taak voor Head of HR Sofie Vlaeminck en haar team. Zij riepen de hulp in van Square Circle om deze transitie mee te ondersteunen. We vroegen Sofie om haar ervaringen met ons te delen.
Square Circle: Wij helpen bedrijven om hun teams en individuen te versterken, hoe hebben we bij Sabam daartoe bijgedragen?
Sofie: “Sabam zit in een grote transformatie, we hebben een nieuwe CEO die een andere organisatiestructuur heeft geïmplementeerd met een aantal grote verschuivingen voor de medewerkers, waarbij ook een aantal medewerkers vanuit een expertrol naar een leidinggevende rol zijn gegaan. Dus we hebben in de eerste plaats beroep gedaan op jullie ondersteuning om die mensen te coachen in hun leadership. Voor hen hebben jullie ook een New Leader Assimilation workshop georganiseerd om de verbinding tussen de leidinggevende en het team te versterken. Daarnaast hebben jullie ook het sales team begeleid om een meer commercieel gerichte manier van werken te introduceren en een customer journey van onze klanten uitgestippeld.”
Waarom hebben jullie onze hulp ingeschakeld?
“De transformatie is van die omvang dat we vanuit ons kleine HR departement snel gevoeld hebben dat we hiervoor wel wat ondersteuning konden gebruiken. Zo zijn we bijvoorbeeld ook verhuisd naar een nieuw, kleiner gebouw waar waar slechts een 100-tal mensen tegelijkertijd kunnen werken. We hebben dus een nieuwe, hybride manier van werken geïntroduceerd Daarnaast hebben we ook een jaar met sociale onderhandelingen over de loonkosten achter de rug. Kortom, we hebben heel snel begrepen dat we ondersteuning nodig hadden om die change te begeleiden.
“De transformatie is van die omvang dat we vanuit ons kleine HR departement snel gevoeld hebben dat we hiervoor wel wat ondersteuning konden gebruiken.”
Hoe zijn de trajecten verlopen? Wat is de feedback van de coachees?
“Heel positief. Weet je, een aantal van onze leidinggevenden zijn mensen die vooral vanuit hun expertise gewoon op een bepaald moment de kans gekregen hebben om een leidinggevende rol op zich te nemen. Maar zij zijn het niet gewoon om aan peoplemanagement te doen, Mede dankzij jullie coaching merken we nu verandering. Bijvoorbeeld een peoplemanager die moeite had om moeilijke gesprekken te houden en tot voor kort hiervoor altijd onze hulp inriep, doet dat nu alleen. Ook zijn er leidinggevenden die van nature wat onzeker zijn, maar die na de coaching bepaalde dingen durven aankaarten terwijl dat voorheen altijd via ons verliep. De rode draad in alle trajecten is dat onze medewerkers autonomer worden, dat wij veel minder gesolliciteerd worden om in bepaalde zaken te gaan ondersteunen.”
“De rode draad in alle trajecten is dat onze medewerkers autonomer worden, dat wij veel minder gesolliciteerd worden om in bepaalde zaken te gaan ondersteunen.”
Wat betekent de hulp van Square Circle voor jullie als HR team?
“Tot voor kort was HR de typische payroll HR dienst. Maar human resources en het wérken met de mensen, daar was onvoldoende aandacht voor. Die omslag proberen wij nu te maken. Dat betekent vooral inzetten op de ontwikkeling van de mensen, en ervoor zorgen dat je een werkomgeving schept die aangenaam is en waarin ze alle kansen krijgen om zichzelf te ontwikkelen. En dat kunnen we niet allemaal alleen doen. Zodra we voelen bij een medewerker dat er meer ondersteuning nodig is dan we zelf kunnen aanbieden, dan schakelen we hulp in. Het is eigenlijk ook een job apart, dat coachen, dus waarom zou je dan niet beroep doen op expertise – die weliswaar extern zit – maar met mensen die echt de ervaring hebben om iemand concreet verder te helpen? Een coach die echt dag in dag uit met mensen werkt, en die dit in andere organisaties ook doet, gaat veel meer vanuit eigen ervaring ondersteuning kunnen bieden.”
“Het is eigenlijk ook een job apart, dat coachen, dus waarom zou je dan niet beroep doen op expertise – die weliswaar extern zit – maar met mensen die echt die ervaring hebben om iemand concreet verder te helpen?”
Hoe verliep de samenwerking met Square Circle? Was er iets opvallends wat je graag wil delen?
“We zijn altijd begonnen met een intake gesprek. En we voelden meteen – dat er tijd genomen werd om vragen te stellen vanuit verschillende invalshoeken zodat we tot de kern van het probleem kwamen. Wat wij ook wel tof vinden is dat jullie verschillende profielen kunnen aanbieden als coaches. Naargelang de problematiek kunnen we dan gericht kiezen voor een coach met wie de beste match is. We brengen jullie dan in contact met de coachee, en als dat klikt, dan zijn jullie vertrokken. We moeten er niet zo dicht op blijven zitten omdat we weten dat het goed verloopt en als er iets zou zijn, dan signaleren jullie dat. En het belangrijkste: wij zien ook resultaat bij de mensen.”
“We moeten er niet zo dicht op blijven zitten omdat we weten dat het goed verloopt en als er iets zou zijn, dan signaleren jullie dat.”
Zou je deze trajecten aanraden aan HR collega’s?
“Ja zeker. De meerwaarde is dat jullie een heel breed spectrum hebben van gebieden waarop jullie kunnen begeleiden. En dat jullie betrouwbaar zijn: de afspraken die worden gemaakt worden echt nageleefd. Jullie zijn ook open en transparant, dus als er al eens iets minder goed loopt, of als wij met bepaalde vragen komen, dan nemen jullie de tijd om dit op te lossen.”
Ben jij net zoals Sofie Vlaeminck op zoek naar professionele ondersteuning in een transitie binnen jouw bedrijf of team? Wij geven je toegang tot meer dan 25 jaar
praktijkervaring in HR en Communicatie. Eens kennismaken om te kijken wat we voor jou kunnen betekenen? Dit doen wij met inachtneming van de meest strikte vertrouwelijkheid. Boek meteen een vrijblijvend mini adviesgesprek of neem contact op via onze website.
door Katrien Decroos | feb 14, 2023 | communicatie, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Transformatie
Een herstructurering goed aanpakken vergt heel wat kennis en kunde. Waarom precies is het nuttig beroep te doen op externe expertise? Katrien Decroos, Senior Communication Expert Square Circle, vroeg het aan Jo De Cock, momenteel aan de slag als Head of HR Western Europe bij H.Essers. In twee andere bedrijven coördineerde zij een reorganisatie met de begeleiding van Square Circle.
Katrien: Waarom vond je het nodig om Square Circle in te schakelen?
Jo: “Ik heb de laatste jaren twee reorganisaties meegemaakt: een sluiting met collectief ontslag waar de wet Renault van toepassing was, en een ander dossier waarbij meerdere mensen om economische redenen ontslagen werden maar er geen collectief ontslag was in de juridische zin van het woord. In beide gevallen beseften we dat we externe hulp nodig hadden op het vlak van communicatie en het in kaart brengen van alle stakeholders en de acties die je naar hen toe neemt. Als team ben je er achter de schermen al even mee bezig en dan lijken een aantal zaken evident, terwijl dat voor de medewerkers of de buitenwereld misschien niet zo is. Dan heb je iemand nodig die je een spiegel voorhoudt en die je helpt om een paar stappen terug te zetten en je verhaal opnieuw te bekijken. En zo kwam ik bij Square Circle terecht.”
Wat was de grootste uitdaging?
“De belangrijkste vraag was: hoe verwoorden we dit nu best, rekening houdend met de gevoelens van iedere betrokkene? En ook: ‘hoe breng je een steekhoudend verhaal naar de pers waarin je het evenwicht vindt tussen de business- en de menselijke kant van het verhaal’? Je verhaal moet namelijk langs alle kanten kloppen. Want wat lezen de mensen in de krant? Er verdwijnen x aantal jobs, meer niet. In de media wordt het menselijke stuk van het verhaal vaak onderbelicht. Het is belangrijk dat je dat verhaal mee laat schrijven door iemand die de voorgeschiedenis niet heeft meegemaakt en er met een nieuwe blik naar kijkt.
In het laatste dossier heeft Square Circle ook geholpen om een brief naar alle medewerkers gepast te verwoorden: enerzijds uitleggen waarom je als bedrijf zo’n beslissing neemt en anderzijds aangeven dat je oprecht beseft dat dit zwaar is voor de betrokken werknemers en hun familie.
Daarnaast zijn ook het praktische draaiboek en de roadmap die Square Circle voorbereidt ontzettend waardevol, naast de compacte maar heel verhelderende opleiding voor leidinggevenden.”
Hoe heeft deze roadmap jullie geholpen?
“Het helpt om structuur te brengen in het proces. Het Square Circle team zijn communicatie professionals en weten tegelijk goed hoe de wetgeving in elkaar zit en welke stappen je moet nemen.
Het bestaan van zo’n roadmap dat van dag tot dag en soms zelfs van uur tot uur aangeeft welke acties je neemt naar elke stakeholder geeft houvast als je in midden in de hectiek zit van een moeilijke aankondiging en de weken die erop volgen. Square Circle heeft dergelijke crisissituaties al heel vaak begeleid.
Er waren acties waar wij niet aan dachten, maar die jullie vanuit jullie ervaring wel konden aangeven. Het communicatie- en juridisch proces wordt vanuit de roadmap heel gestructureerd..”
Kan je schetsen hoe stressvol zo’n reorganisatie kan zijn?
“Een intentie tot sluiting en collectief ontslag wordt nooit lichtzinnig aangekondigd. De periode die hieraan voorafgaat is dan ook best wel intens. De dag van de aankondiging zelf geeft zeker stress: voor het eerst confronteer je de medewerkers met een voornemen dat zware gevolgen voor hen heeft, indien de intentie wordt bevestigd. Het besef dat een heleboel medewerkers hun werk kunnen verliezen komt dan scherp binnen. Je moet alles doen met respect voor de mensen, zelfs in die moeilijke omstandigheden. Daar heeft Square Circle ons ook in geholpen: ervoor te zorgen dat het hele proces met de nodige empathie verloopt. De focus moet op de mens kunnen liggen, wat niet altijd evident is als je midden in proces zit dat ook zeer strikte juridische regels heeft.
De rol van de pers is vaak problematisch bij reorganisaties. Hoe ging dat bij jou?
“Zowel HR als een paar top management leden hebben een opleiding van Square Circle gehad over hoe om te gaan met de pers. Dat helpt je om in je eigen verhaal te blijven en niet in hun vragen verstrikt te raken. Zo’n opleiding zou ik aan iedereen aanraden. Je bent dan veel beter voorbereid om in de zeer korte tijd die een journalist je gunt je eigen punt te maken en ook de menselijke kant van het verhaal te tonen.
Hoe heeft de HR afdeling de hulp van Square Circle ervaren?
“Als HR afdeling ben je bij een collectief ontslag erg druk bezig met de vakbonden, de informatie- en consultatieprocedure en nadien de onderhandelingen over een sociaal plan. Uiteraard raakt een aankondiging dat er een intentie is tot collectief ontslag alle medewerkers in een bedrijf. Leidinggevenden zijn vaak even verrast als de medewerkers. Hun medewerkers kijken dan naar hen voor steun en zoeken zekerheid en duiding. De Square Circle opleiding ‘Communication in Uncertain Times’ heeft hen daartoe een heel mooi kader gegeven. Het gaf hen inzicht in hoe mensen reageren op zo’n nieuws en hoe je daar als leidinggevende mee omgaat. Ik heb heel positieve feedback gehad op die opleiding. Het is waardevol dat de leidinggevenden op de vloer ook buiten HR iemand hebben die hen even bij de hand neemt en zegt: kijk, dat is hoe jullie het voor jullie mensen iets gemakkelijker kunnen maken.”
Meer informatie? Registreer hier op onze webinar “The do’s en don’ts voor een geslaagde communicatie” op dinsdag 7 maart 2023 of schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang ontvang binnenkort het Square Circle E-Book over dit thema.
