Heeft de interne communicatiedienst nog een reden van bestaan?

2019-06-26 · 10 min read

Ontoereikende communicatie staat nog steeds in de top 3 van frustraties en problematieken die uit employee surveys, engagement studies en communicatieaudits komen. Dit is niet verwonderlijk als we zien dat interne communicatie nog altijd in heel veel bedrijven aanzien wordt als de taak en verantwoordelijkheid van de communicatiedienst, als die bestaat, of van HR, en centraal wordt aangestuurd.

In een snel evoluerende wereld waar flexibele organisatiestructuren, continue veranderingsprojecten een constante worden, is een gecentraliseerd intern communicatiemodel echter ontoereikend om evoluties aan te sturen en bedrijfscultuur op te bouwen.

Waarom?

Het niveau van performantie van een organisatie hangt af van het vermogen van het management om met de medewerkers een duurzame samenwerking tot stand te brengen via productieve, doeltreffende en efficiënte relaties.  Deze relaties vallen onvermijdelijk uit elkaar en moeten steeds opnieuw worden opgebouwd.  Het is dus de kerntaak van het management om de interacties in zijn team te begrijpen en dagdagelijks te sturen, om ervoor te zorgen dat elke medewerker het beste uit zichzelf kan halen. 

Interne Communicatie wordt dus een vaardigheid die niet los kan gezien worden van leiderschap en management.

Communicatievaardigheden zijn niet aangeboren.

Buiten een paar aangeboren talenten, stellen we vast dat managers niet of slecht in staat zijn om hun communicatie op een doeltreffende manier aan te wenden.  Niet dat ze het niet willen, maar eerder omdat ze vanuit hun buikgevoel handelen, wat zelden duurzaam is.  Hoewel het gemakkelijk klinkt, is communicatie voor de meeste managers de grootste uitdaging.

Voorbeelden van buikgevoelmanagement:

  • ervan uitgaan dat de medewerkers de strategie goed vinden als er weinig vragen gesteld worden tijdens de slidepresentatie ervan.
  • ervan uitgaan dat iedereen de boodschap(pen) minstens begrijpt als er geen vragen worden gesteld
  • 1-op-1 gesprekken met medewerkers, buiten de (half-) jaarlijkse functioneringsgesprekken, ervaren als tijdverlies bij gebrek aan expertise in het voeren van waardevolle bilaterale gesprekken
  • een veranderingsproject verkopen als een opdracht van de directie waar men niet kan aan ontsnappen in de hoop dat dat de medewerkers dit als vanzelfsprekend zullen aanvaarden en uitvoeren
  • ziekteverzuim en hoog personeelsverloop in de eigen afdeling beschouwen als een probleem dat door HR moet opgelost worden
  • denken dat slidepresentaties interpersonele communicatie kunnen vervangen
  • moeilijke vragen die door medewerkers worden gesteld afwimpelen naar hogere leidinggevende niveaus in plaats van de  verantwoordelijkheid op te nemen  om zelf de antwoorden te bieden.

 

Omgaan met interacties, de hoofdopdracht van elke manager.

Interne communicatie staat en valt met de intensiteit waarop de interacties tussen mensen onderling, mensen en structuren zoals nieuwe technologie, mensen en denkbeelden zoals een nieuwe visie of cultuur, gestuurd worden 

Voorbeelden van effectief omgaan met interacties:

  • er worden regelmatige 1-op-1 vergaderingen gepland met elke medewerker waarbij 80% van de tijd besteed wordt aan de manier waarop de medewerker zijn/haar werk ervaart.
  • besprekingen met medewerkers worden gedetailleerd genoteerd en opgevolgd. Zo weet een manager perfect wat iemand maanden geleden gezegd heeft.
  • de leidinggevende kent zijn mensen goed en spreekt hen aan wanneer hij vermoed dat er een probleem.
  • de invoering van nieuwe technologie wordt op maat van elke medewerker ingepland waarbij het mogelijk is dat sommigen meer coaching en opleidingen nodig hebben dan anderen.
  • nieuwe projecten worden samen met het team gefinaliseerd voor ze geïmplementeerd worden, waarbij rekening gehouden wordt met de input van het team.
  • opdrachten vanuit de directie worden beschouwd als een opportuniteit om te bewijzen wat het eigen team kan.

Dit kan helemaal niet met de klassieke interne communicatiemethodes, –kanalen en –tools worden bereikt.

“Houd u bezig met uw mensen”.

Onze ervaring toont aan dat managers hun communicatierol perfect kunnen invullen mits een opleiding in management- en communicatievaardigheden op maat. We spreken hier immers niet enkel over communicatietechnieken maar vooral over de manier waarop een manager de interacties in zijn team begrijpt en stuurt.  Ons motto is duidelijk: houd u bezig met uw mensen, zij zullen zich bezig houden met de machines, de producten, de diensten en de klanten.

Heeft interne communicatie nog een rol?

Interne communicatie zal in de toekomst nog meer het management moeten bijstaan in het creëren en beheren van interacties.  Daarbij zal 20% van de communicatie centraal aangestuurd worden, om een samenhang te creëren in de organisatie. De overige  80% van interne communicatie wordt geïntegreerd in het lijnmanagement, op het niveau van de interacties, daar waar de resultaten uiteindelijk worden gehaald.

 

Other articles

This website uses cookies to ensure you get the best experience on our website. Learn more

Visit us

Av. de Calabre 10 (b30)
Calabriëlaan 10 (b30)
B-1200 Brussels

Contact us

+32 (0)2 779 3735
info@squarecircle.be

©Squarecircle 2017 - All rights reserved

Menu

Home Blog Who we are Contact