by Katrien Decroos | Mar 19, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Risico - Crisis, Sociale Dialoog, Strategie, Transformatie
Door economische omstandigheden en strategische motieven moest het Belgische e-commercebedrijf Unigro zijn activiteiten staken. CEO Yves Moens stond voor de uitdagende verantwoordelijkheid om stakeholders en medewerkers te informeren over de reorganisatie. Voor ondersteuning in hun crisiscommunicatie namen ze contact op met Square Circle.
Waarom besloot Unigro contact op te nemen met Square Circle?
“Om verschillende redenen moest Unigro zijn activiteiten stopzetten, wat resulteerde in een collectief ontslag van al onze medewerkers”, zegt Yves Moens. “In een eerste fase moesten we dit communiceren naar onze ondernemingsraad, onze werknemers en al onze andere stakeholders: klanten, arbeidsadministratie, partners, leveranciers en de media. Gezien onze onervarenheid met dit soort communicatie, de delicate aard ervan en het belang van timing, besloten we een beroep te doen op een externe expert.”
Hoe Square Circle ondersteuning bood bij crisiscommunicatie
Roadmap
Crisiscommunicatie gaat over het overbrengen van een verhaal, afgestemd op de zorgen en behoeften van de doelgroep. Daarom organiseerde Square Circle eerst een workshop om de stakeholders in kaart te brengen, te bepalen wat er aan elk van hen gecommuniceerd moest worden, welke kanalen gebruikt zouden worden en wie verantwoordelijk zou zijn voor de communicatie.
Crisiscommunicatie
Vervolgens ontwikkelden we het verhaal verder zodat het kon worden voorgelegd aan de ondernemingsraad in België. Na goedkeuring door het groepsmanagement en de arbeidsjurist, begonnen we met het creëren van de nodige communicatie-materialen, informatietools en documenten die het managementteam kon gebruiken om te anticiperen op vragen van belanghebbenden.
“Het was ongelooflijk belangrijk om het lokale managementteam bij het proces te betrekken”, zegt Katrien Decroos, crisiscommunicatie-expert bij Square Circle, “Als zij het verhaal begrijpen, kunnen ze het gemakkelijker doorgeven aan werknemers en anderen. Dat zou vertrouwen wekken. En vertrouwen was nodig, aangezien werknemers nog maanden na de aankondiging van het ontslag bij Unigro zouden moeten blijven werken.”
Mediatraining
Eens het verhaal van Unigro duidelijk was gedefinieerd, gaf Square Circle het managementteam van mediatraining, waarbij ze leerden hoe ze hun boodschap konden aanpassen aan de stakeholders en communicatiekanalen, en hoe ze de medewerkers in onzekere tijden dagelijks konden aansturen. Tot slot was Katrien Decroos op de dag van de aankondiging aanwezig op het hoofdkantoor van Unigro om de pers te ontvangen en toe te spreken. “We waren dankbaar dat we een partner in ons gebouw hadden die de pers kon ontvangen, begeleiden en hun vragen beantwoorden”, zegt Yves Moens. “Dat was heel gunstig voor het imago van ons bedrijf.”
Vond Unigro de communicatie geslaagd?
“We waren erg tevreden met het eindresultaat”, merkt Yves Moens op. “Onze boodschap was mooi op maat van elke stakeholder en dankzij een zeer gedetailleerd stappenplan was alles tot op de minuut gepland bij de aankondiging. Bovendien konden we met de begeleiding van Square Circle het vertrouwen van onze medewerkers behouden door effectieve communicatie, en de jarenlange reputatie van Otto Group, ons moederbedrijf, hoog houden.”
Zou Unigro de samenwerking met Square Circle aanbevelen?
“Absoluut”, zegt Yves Moens. “Hun aanpak was heel pragmatisch en dat vonden we geweldig. Ze beschikten over tools en templates die ze konden aanpassen aan ons project en bedrijf. Het bood houvast voor dit moeilijke proces. Voeg daarbij hun flexibiliteit en reactiesnelheid, hun bereidheid om alle vragen die we hadden direct te beantwoorden. Dat is zeer waardevol tijdens een communicatiecrisis waar timing alles is. Zonder Square Circle hadden we niet zo accuraat en professioneel kunnen communiceren.”
Welk advies zou Unigo andere bedrijven geven die een herstructureringsproces ondergaan?
“Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent”, suggereert Yves Moens. “Dat betekent jezelf omringen met de juiste partners om een communicatiestrategie en stappenplan te bepalen, zodat je de aankondiging van het ontslag adequaat kunt overbrengen aan de betrokken stakeholders. Dit soort voorbereiding kost natuurlijk tijd. In veel gevallen wil het hoofdkantoor dat de communicatie snel volgt, maar je kunt deze gevoelige boodschap maar één keer overbrengen. Gelukkig gaf de Otto Groep ons genoeg tijd om ons voor te bereiden. Haast je dus niet. Een genuanceerde boodschap kost tijd om op te stellen.”
Heb je ondersteuning nodig bij crisiscommunicatie? Square Circle heeft meer dan 25 jaar ervaring bij het voorbereiden, ontwikkeling en implementatie van een crisiscommunicatiestrategie bij herstructurering, reorganisatie en sluitingen. Square Circle geeft mediatraining aan de woordvoerders en traint de interne communicatoren in communicatie in onzekere tijden. Neem met ons contact op voor meer informatie.
by Katrien Decroos | Feb 28, 2024 | Alle, communicatie, Strategie
Hoe zou je de persoonlijkheid van je bedrijf in een paar woorden omschrijven? En hoe zouden uw collega’s het omschrijven? Een bedrijf met een identiteit verbindt uw medewerkers en brengt hen op één lijn met uw algemene missie en visie. Square Circle biedt u interessante inzichten om te helpen bij het definiëren en implementeren van uw waarden.
Betrek je team bij het proces
Waarden moet je dragen als een pak, niet bewaren in een koffer die je alleen opent als je ze nodig hebt. Je omarmt waarden omdat ze persoonlijk betekenisvol zijn en omdat ze iets toevoegen aan de manier waarop je als team werkt. Ze moeten door iedereen in je bedrijf worden gedeeld om effectief te zijn. Daarom kunnen waarden niet top-down worden bepaald en moeten werknemers worden betrokken bij het creëren van waarden die werken.
Duidelijke en beperkte waarden creëren
Waarden geven vorm aan je bedrijfscultuur, hoe werknemers zich gedragen, hoe strategieën worden bepaald en hoe successen worden gevierd. Waarden moeten geleefd worden door je werknemers en tot uiting komen in hun dagelijkse interacties. Daarom is het belangrijk dat uw waarden duidelijk verwoorden wat er van uw werknemers wordt verwacht. Aarzel niet om uw waarden fundamenteel te herzien en betrek uw werknemers bij het proces om ze te (her)formuleren en deze verwachtingen te verduidelijken. U zult zien hoe stimulerend dit is!
Beperk het aantal waarden tot drie of vier. Een hoger aantal is moeilijk te vertalen naar specifiek gedrag, waardoor de kans groter is dat je werknemers er niet naar zullen leven. Heb je vijf of meer waarden? Bekijk ze kritisch, misschien overschat je de capaciteiten van je team.
Geef het goede voorbeeld en stimuleer het juiste gedrag
Waarden moeten top-down worden gepromoot, door er regelmatig over te praten tijdens teamvergaderingen. Door ze te gebruiken als kompas bij het evalueren van het gedrag van medewerkers. Door gepast gedrag te benadrukken en diegenen aan te spreken die je waarden niet in de praktijk brengen.
Het management speelt een sleutelrol bij het implementeren van de waarden van een bedrijf. Als leider moet je er dagelijks over nadenken en er regelmatig over praten. Als de waarden worden nageleefd, zijn werknemers gemotiveerder, meer betrokken en meer verbonden met het management, wat weer ten goede komt aan uw klanten, partners en stakeholders.
Hulp nodig bij het herzien of definiëren van uw bedrijfswaarden? Square Circle helpt medewerkers na te denken over waarden door middel van interactieve workshops. Door bottom-up te werken helpen we bij het definiëren van waarden en bijbehorend gedrag, waarbij we er altijd voor zorgen dat deze ook door het hoger management worden gedragen. Samen komen we tot duidelijke afspraken. Nieuwsgierig naar meer? Neem contact op.
by Katrien Decroos | Feb 26, 2024 | Alle, communicatie, HR & Mensgerichte Oplossingen, Strategie, Transformatie
In een wereld vol ideeën en ambities ligt de basis van elke succesvolle onderneming in een duidelijk doel, samengevat in de drie-eenheid van missie, visie en waarden. Maar wat is een sterke visie en missie en hoe definieer je die? Square Circle biedt strategisch advies om je op weg te helpen met een winnende strategie.
Laat ‘missies’ over aan het leger en James Bond
Een goede raad: vervang de term ‘missie’ door ‘reden van bestaan’. Vraag je receptioniste wat de reden van bestaan is van haar job en ze zal het kunnen beantwoorden. Vraag naar haar missie en ze zal je waarschijnlijk verbijsterd aanstaren. Hetzelfde geldt voor je werknemers. Een reden van bestaan geeft betekenis aan hun werk. Het is de reden waarom je activiteit is gecreëerd en je organisatie bestaat. Zonder wortels weten we niet waar we vandaan komen en nog minder waar we naartoe kunnen.
Een reden van bestaan hoeft niet uniek te zijn. Mensen voeden is het kerndoel van veel voedingsbedrijven. Het jouwe kan zijn om mensen gezond en duurzaam te voeden. Wat jou echter uniek maakt, is hoe je dit kerndoel vertaalt in een krachtige visie: wat voor bedrijf wil je worden? Zonder kerndoel kan er geen visie zijn.
Bereid je voor op de toekomst met een sterke visie
Een sterke visie kan een saaie strategie veranderen in een scorende strategie. Het beschrijft hoe je bedrijf reageert op technische, technologische of maatschappelijke evoluties – denk aan uitdagingen zoals klimaatverandering of de opkomst van AI – en welke kansen ze je bedrijf bieden.
Pijlers identificeren
De eerste stap is het bepalen van de pijlers van je visie: welke gebieden bepalen de evolutie van je activiteiten? Voor een bouwbedrijf kunnen dit ontwikkelingen zijn op het gebied van civiele techniek, de mogelijkheid om complexere constructies te bouwen of om de veiligheid te waarborgen.
Doelen definiëren
Vervolgens moeten voor elk van de pijlers sterke en ambitieuze doelen worden gedefinieerd, het soort waar je kippenvel van krijgt, dat je enthousiast maakt en motiveert. Deze doelen kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Om je een voorbeeld te geven, het volgende is een doel geformuleerd door een Amerikaanse fabrikant van beton:
“Over 10 jaar produceren we bouwkundige en civieltechnische constructies die 2 keer zo sterk en 2 keer zo duurzaam zijn en de helft zo duur – zowel qua bouw als qua onderhoud – als die van vandaag. We zullen ze ook twee keer zo snel bouwen.”
Vertrouw op je team
Pijlers kunnen worden gedefinieerd door je management. Voor specifieke doelen raden we aan om te vertrouwen op de kennis en creativiteit van je team. Verdeel je medewerkers in kleine werkgroepen en laat ze deze pijlers bespreken en analyseren en doelen definiëren voor een periode van 3 jaar, 10 jaar of meer, afhankelijk van je type markt. Je zult versteld staan van wat ze kunnen bedenken.
Een visie ontwikkelen is fascinerend werk. Het dwingt je om je bedrijf in de toekomst voor te stellen, om in te spelen op de huidige ontwikkelingen in de wereld en om met gedurfde ideeën te komen. Er ontbreekt echter één belangrijk ingrediënt om je visie te implementeren: je bedrijfswaarden.
by Katrien Decroos | Jan 25, 2024 | Alle, Risico - Crisis, Strategie
Aanmodderen in 2024 … en verder?
Het ‘aanmodderen’ in bedrijven is het resultaat van een lauw menselijk beleid. Bij de medewerkers is het een verdedigingsmechanisme. Van mensen die aan den lijve ondervinden dat ze niet echt meetellen in het verhaal.
Het aanmodderen zorgt ervoor dat bedrijven doodgewoon worden. Dood en gewoon.
Dood: niet dat er geen producten worden gemaakt of geen diensten worden verleend. Het gaat hier eerder over het feit dat interne problemen en uitdagingen op een voorspelbare manier niet of onvoldoende aangepakt worden.
Medewerkers en leiding ondergaan hun werk met een collectief onvermogen om zichzelf en hun structurele problemen te overstijgen. Dit wordt dikwijls geuit via de uitdrukking ‘bij ons is dat altijd zo’.
Gewoon: in gewone bedrijven zoeken de medewerkers hun inspiratie, verwondering en levensprikkels hoofdzakelijk buiten hun organisatie. Hun energie, creativiteit en ‘drive’ zijn dan ook eerder voor de buitenwereld bestemd.
Dit wordt elke maandag geuit via alle toffe weekend-momenten die collega’s aan elkaar vertellen, waarbij al gelonkt wordt naar de volgende vrijdagnamiddag.
Doodgewone bedrijven zijn niet allemaal grijze muizen.
Ook hedendaagse ‘hippe’ organisaties kunnen doodgewoon worden. Ze worden plots niet meer relevant voor de talentvolle medewerkers. En als ze irrelevant worden voor de medewerkers, worden ze ook irrelevant voor de klanten en de aandeelhouders.
Daartegenover staan actievere en meer inventieve bedrijven. Ze hebben dezelfde problematieken als andere bedrijven maar ze doen er iets aan. Elke dag. Samen aan de slag.
Misschien is het tijd om even zelf uit te maken hoe jij dit ervaart in jouw organisatie? En wat je er aan kan doen? Hier volgen alvast een aantal ingrediënten die bijdragen tot een geslaagd actiever en inventiever leven voor jouw organisatie.
Verwondering: Hoe vaak ben je in 2023 naar huis gegaan met een verwonderde blik over wat jouw bedrijf, jouw team of jouw collega’s hebben verwezenlijkt?
Gevoel: als je even het voorbije jaar overloopt voor jezelf, welk gevoel (welke gevoelens) komt (komen) er in jou op?
Inspiratie : hoeveel medewerkers of collega’s hebben jou het voorbije jaar gezegd dat je hun geïnspireerd hebt in hun job? En hoeveel mensen hebben jou geïnspireerd?
Actie: acties zijn er om problemen op te lossen, om vooruit te gaan als bedrijf, om als een ‘levend organisme’ evoluties op de markt aan te kunnen gaan. Hoe scoort jouw organisatie (op 10) in het succesvol realiseren van acties, wat ze ook mogen zijn?
Durf: hoeveel keer in 2023 heb je echt durf moeten tonen om iets te bekomen of te realiseren? Zou je akkoord gaan met de stelling dat ‘durven’ in jouw organisatie loont?
Helderheid: hoe scoort de helderheid van de visie en de strategie op 10? Kan je verschillende momenten benoemen waar je verhelderend bent geweest voor jouw collega’s/team in 2023?
Openheid: hoe open of kritisch mag je zijn tegenover de leiding en collega’s in jouw organisatie? Altijd? Af en toe? Zelden of nooit?
Inbreng: verwacht je van jouw team dat ze zelf met initiatieven komen? En komen die er wel?
Erkenning: wat wordt er binnen jouw organisatie specifiek en voldoende erkend bij de medewerkers?
Fierheid: zou je bereid zijn om de hele volgende zomer rond te lopen met (hippe) T-shirts waarop het logo van jouw organisatie prominent aanwezig is?
De neiging om aan te modderen is een sluipend gif. Door er attent voor te zijn kan je er iets aan doen. Beginnend aan de top. Hou de organisatie relevant voor de leiding en de medewerkers. Ze zullen hun organisatie relevant maken voor de klanten en de aandeelhouders.
by Katrien Decroos | Dec 12, 2023 | Alle
Interne kennis verruimen, maatschappelijke betrokkenheid tonen of klanten bij elkaar brengen: jij weet waarom en waarover je een debat organiseert. Maar hoe zorg je er als moderator voor dat jouw debat uit de band springt? Hoe benader je veelvoorkomende gespreksonderwerpen vanuit een verfrissende invalshoek? Helena Schalenbourg, Senior Communications Advisor bij Square Circle, reikt verrassende tips aan om je modereertechnieken aan te scherpen.
VOOR HET DEBAT
Leg een sterke basis voor je debat
De taak van een moderator vangt al ruim voor het desbetreffende debat aan. Een uitgebreide voorbereiding vormt een goede basis voor een natuurlijk gesprek.
- Verdiep je in het thema | Verken de thematiek door online en offline research te voeren. Houd in de onderzoeksfase rekening met de verwachtingen van de opdrachtgever, maar ook met de doelgroep. Komen zij op regelmatige basis in aanraking met de problematiek? Waaruit bestaat hun voorkennis?
- Maak vooraf kennis met het panel | Idealiter neem je de tijd om kennis te maken met iedere gast. Op die manier raak je vertrouwd met zijn expertise, achtergrond en standpunt ten opzichte van het centrale thema. Vaak stuit je in deze fase ook al op intrigerende eigenaardigheden in de visie of persoonlijkheid van de gast, die je tijdens het debat kan benutten. Wees nieuwsgierig en luister met open vizier. Een doelgericht gesprek van een halfuur per persoon enkele dagen vooraf volstaat.
- Bereid een waaier aan vragen voor | De grootste nachtmerrie van een interviewer? Geen krachtige vervolgvraag kunnen bedenken. Door middel van een ruim aanbod afwisselende vragen, gericht op de essentiële invalshoeken die je beslist wilt bespreken, kun je steeds terugvallen op een goede vraag en behoud je het tempo in het debat. Noteer deze eventueel op handige steekkaarten, zo heb je niet alleen figuurlijk maar ook letterlijk een houvast gedurende het debat.
TIJDENS HET DEBAT
Maak constructieve gesprekken mogelijk
Hoewel de beste debatten ogenschijnlijk vanzelf verlopen, zijn ze vaak ook het effect van een assertieve moderator met lef.
- Introduceer ieder panellid | Stel iedere spreker kort maar krachtig voor aan de aanwezigen alvorens je het debat voor geopend verklaart. Of beter nog, vraag hen om zelf even te vertellen wie ze zijn.
- Heb lef en duik in de kolkende rivier | Hoe open je een debat? Een te uitvoerige beschrijving van het centrale onderwerp is als een kabbelende rivier en doet een zaal deskundigen (als ze dat effectief zijn) indommelen. Durf in dat geval een statement te maken dat iedere partij beweegt. Een spannende film begint toch ook vaak met een cliffhanger.
- Bewaar de nodige afstand met wetenschap | De grens tussen ritme in het debat brengen door middel van boeiende vragen en je eigen standpunt onthullen is dun. Wetenschappelijk onderzoek aanhalen om een vraag in te luiden, is een ideale manier om de aandacht van het panel en het publiek te grijpen zonder je persoonlijke mening kenbaar te maken. Neutraliteit is key!
- Kom los van de ‘banaliteit’ van elke dag | De mens heeft een intrinsiek verlangen naar diepgang en intellectuele exploratie. Zelfs een debat over een alledaags of technisch onderwerp kun je verrijken door de panelleden te confronteren met stellingen van gevestigde filosofen. Je zult zien, het antwoord op dit soort vragen spreekt vaak recht tot het hart van de luisteraar.
- Spreek tot de verbeelding | Beeldspraak werkt verfrissend. Voel je vrij om in je vraagstelling gebruik te maken van metaforen, bijvoorbeeld analogieën uit de dierenwereld. Het trekken van parallellen met de natuurlijke wereld biedt vaak een levendige en toegankelijke manier om complexe concepten over te brengen.
- Speel advocaat van de duivel | Als er een kritische vraag op het puntje van je tong ligt, aarzel dan niet om deze te stellen, maar doe dit op een warme en vriendelijke manier. De toehoorder houdt de adem in, en zit op het puntje van zijn stoel in afwachting van het antwoord.
- Lichtvoetigheid troef | Zelfs in ernstige debatten tonen de meeste sprekers maar al te graag hun speelse kant wanneer ze geconfronteerd worden met lichtvoetige vragen. Het doorbreken van de ernst met speelsheid voegt een menselijk element toe, verrijkt de dynamiek van het debat en creëert ook een unieke en soms zelfs memorabele verbinding tussen spreker en publiek.
- Bewaak het evenwicht | Zelden heeft een debat als doelstelling om olie op het vuur te gooien. Geef panelleden voldoende de kans om zich uit te drukken, hun expertise te tonen en met overtuigende argumenten te komen. Valt je op dat iemand op de achtergrond blijft? Geef hem/haar het woord over een deelonderwerp waar hij/zij affiniteit mee heeft.
- Let them shine | Modereren is als het dirigeren van een symfonie. Het is jouw opdracht om de panelleden te laten scoren en schitteren. Het succes van de panelleden is ook jouw triomf.
- Toon je focus | Oogcontact en een lach zorgen in conversaties met collega’s, vrienden en familie voor vertrouwen. Dat geldt ook in professionele situaties zoals debatvoering. Wees alert voor je eigen lichaamstaal door middel van voldoende oogcontact met panelleden en een gemoedelijke glimlach. Ze dragen ertoe bij dat het panel zich comfortabel voelt.
Bonustip | Betrek het publiek
Een debat is geen academische uiteenzetting of financiële rapportage. Durf van de gelegenheid gebruik te maken om poolshoogte te nemen bij het publiek. Betrek aanwezigen bijvoorbeeld via een poll die ze kunnen beantwoorden met hun smartphone. Een live weergave van de reacties op een scherm geeft ongetwijfeld nieuw voer om verder te debatteren.
AAN HET EIND VAN HET DEBAT
Sluit af in stijl
Een geoefend moderator kent minstens evenveel aandacht toe aan de opbouw, als aan de afsluiting van het debat.
- Neem de tijd voor een dankwoord| Beëindig het debat door de panelleden uitdrukkelijk te bedanken voor hun aanwezigheid en hun boeiende uitzichten. Richt je vervolgens tot het publiek, ook de mensen in de zaal hebben er immers voor gekozen tijd vrij te maken en het debat bij te wonen. Een dankwoord aan alle betrokkenen is een warme geste met een niet te onderschatten impact.
Wens je een beroep te doen op een ervaren moderator? Zoek je een objectieve partij die de brug bouwt tussen panel en publiek? Square Circle neemt graag het voortouw.
Contacteer Square Circle >>
by Katrien Decroos | Dec 3, 2023 | Alle
Onlangs maakte Annick Ruyts, medewerkster bij de VRT, haar beklag in De Standaard over de manier waarop haar ontslag bij de jongste reorganisatie is gebeurd. Abrupt en zakelijk. Daar waar ze meer menselijkheid verwachtte, onder meer over de manier van communiceren en afscheid nemen.
Hoe zou je zelf ontslaan willen worden? Heb je daar ooit over nagedacht? Misschien zou dat bij de aanwerving een item kunnen worden dat deel uitmaakt van een arbeidscontract? Houd je het kort en stoïcijns? Wil je de nodige tijd hebben om afscheid te nemen? Om gevoelens te kunnen uiten?
We spreken hier niet over het individueel ontslag dat ‘bevrijdend’ kan ervaren worden als de fit met het bedrijf of de functie er niet is of als de relatie werknemer/werkgever niet functioneert en de wegen beter gescheiden worden. We focussen op meervoudig of collectief ontslag waar meerdere werknemers plots gevraagd worden hun organisatie te verlaten omwille van economische redenen.
Daar kunnen de woorden ont-slag en ont-slaan een reële, tastbare betekenis hebben voor de betrokkenen. De reacties liegen er niet om. Je hoeft maar de krantenkoppen te lezen bij sommige herstructureringen: een ‘mokerslag’, een ‘slag in het gezicht’, een waar ‘slagveld’ voor het personeel…
Maar dat hoeft niet zo te zijn!
Bij afvloeiingen heb je er alle belang bij om de ontslaggesprekken professioneel en kwalitatief aan te pakken, niet als een bijkomstigheid die uw bedrijf moet ondergaan.
Het komt niet alleen de reputatie van uw bedrijf ten goede. Het befaamde ‘Reputation Institute’ doet al meer dan 20 jaar wetenschappelijk onderzoek naar elementen die de reputatie van een organisatie beïnvloeden. Hun conclusie? Emotionele attributen of kenmerken zijn belangrijker dan rationele elementen.
Honderd mensen die hun negatieve ervaring uiten over de manier waarop hun ontslag is gebeurd gaan een heel grote impact hebben in de streek waar hun bedrijf gevestigd is. En soms ook daarbuiten, zoals het artikel van Annick Ruyts. Dat werkt uiteraard ook als de ervaring positief is. De sociale reputatie van uw bedrijf wordt niet alleen gebouwd bij de aanwerving van medewerkers maar ook bij hun vertrek, indien het zover komt.
Maar ook de interne reputatie van uw organisatie telt. Hoe krijg je jouw mensen weer geëngageerd indien de menselijke ervaring rond de ontslagronde bij collega’s ronduit negatief is? Hoe behoud je de goede elementen die als eersten het schip zullen verlaten als ze ervaren dat bepaalde-menselijke-waarden in het gedrang komen?
Het ideaal ontslag bestaat niet. Als gouden regel geven wij de raad om ontslaggesprekken niet alleen te zien als een gesprek om een relatie te beëindigen (de oplossing voor het bedrijf) maar eveneens als een moment dat de medewerker in staat moet stellen om straks aan iets nieuws te beginnen (de oplossing voor de medewerker). Zaadjes planten die later kunnen kiemen.
Al denk je dat het veel te vroeg is om op dat moment over de toekomst te spreken, toch kan je pistes aanreiken die de medewerker kunnen helpen om in de komende weken stap voor stap weer aan de eigen toekomst te werken. Bijvoorbeeld door stil te staan bij de praktische hulp die een outplacementbegeleiding of een tewerkstellingscel kan bieden.
Er zijn ook drie ‘dimensies’ die je op weg kunnen helpen om uw strategische oefening tot een goed einde te brengen: RUIMTE, TIJD en DUIDELIJKHEID.
RUIMTE geven om te ventileren, om te luisteren, om te begrijpen.
Een collectief ontslag valt veelal op een koude steen. Medewerkers voelen zich dikwijls ‘gepakt’. De eigenwaarde en het vertrouwen in de organisatie is aangetast. Frustratie, woede, emotionaliteit worden veelal thuis geventileerd. Ook bij collega’s. Het siert leidinggevenden indien ze de ruimte geven aan medewerkers om hun gevoelens te kunnen uiten. Met respect voor ieder individu. In een ‘veilige’ omgeving.
TIJD voorzien om het ‘rouwproces’ in zijn geheel door te maken
Tijd is hier relatief. Sommige mensen gaan bij een ontslag direct ‘aan de slag’. Ze laten geen gras groeien tussen de aankondiging en hun effectief ontslag. Anderen hebben tijd nodig, soms veel tijd. Praten, ventileren helpt daarbij. Maar op het ritme van elke persoon. Een leidinggevende kent zijn mensen. Het is zijn/haar taak om dit te doen. Laat dat niet alleen aan HR over.
DUIDELIJKHEID is een vaste rots in de branding
Als alle zekerheden wegvallen gaan onze hersenen dikwijls ‘freewheelen’, niet meer luisteren, niet meer willen begrijpen. Zorg ervoor dat je scripts hebt voor alle leidinggevenden die straks ontslaggesprekken zullen moeten houden, in samenwerking met HR.
Een script legt uit hoe je het gesprek best aanpakt, wat je doet bij emotie, woede, brutale reacties. Wat je schriftelijk mee moet geven, daarin inbegrepen de ‘zaadjes’ die straks zouden kunnen kiemen.
Onze ervaring, met meer dan 230 herstructureringen, inclusief sluitingen, overnames en fusies toont aan dat bedrijven echt werk kunnen maken van meervoudig of collectief ontslag. Hoe vaak hebben wij niet het commentaar gehad: “Mijn ontslag is een moeilijke periode geweest maar ik heb nu nieuw werk gevonden. Chapeau voor de manier waarop jullie dat hebben aangepakt”!
